SommaireAfin de faciliter la conservation des documents et surtout leur partage, de nombreuses entreprises font recours à la dématérialisation des documents. Ce processus de dématérialisation qui se déroule en plusieurs étapes peut être délégué à des employés d’un service où à un prestataire.
Qu’est ce que la dématérialisation ? Quelles sont les différentes étapes ?
Comment peut se faire cette dématérialisation lorsqu’une entreprise fait recours à un prestataire? Dans cet article nous répondrons à ces différentes questions.
1- Qu’est-ce que la dématérialisation
La dématérialisation des documents peut être définie comme étant un procédé permettant de traiter des données et des dossiers en se passant du support papier. Ainsi, une entreprise peut choisir de numériser des factures, des fiches de paie, des bons de commande …
Nombreuses sont aujourd’hui les entreprises qui font recours à la dématérialisation en raison des nombreux avantages qu’il comporte. Entre autres, on peut citer :
- Le gain d’espace
Avec la dématérialisation, vous n’avez plus besoin de vous encombrer avec des tonnes de papiers. Vous pouvez stocker vos données et fichiers sur des disques durs, des clés USB et même des serveurs qui prennent moins de place. - L’accès facile aux données
Avec la dématérialisation, vous arrivez à accéder facilement aux fichiers, les modifier et les partager sans aucune contrainte géographique ou temporaire. - Une valeur écologique
En utilisant moins de papier et en faisant plus recours aux supports numériques, vous contribuez également à réduire la quantité de déchets jetés dans l’environnement.
Les différentes étapes de la dématérialisation
Nous présentons ci-dessous, les différentes étapes qui entrent en jeu dans le processus de dématérialisation des pièces comptables
- L’acquisition : A cette étape, les fichiers papier sont numérisés, enregistrés sous un format PDF, TIFF … puis classés dans des dossiers définis.
- La reconnaissance : Grâce à l’outil OCR (Reconnaissance Optique des Caractères)/ LAD (Lecteur Automatique de document), on procède à l’extraction des données
- Le traitement comptable : Il s’agit ici de la validation des écritures comptables
- L’accessibilité : Après le traitement comptable, il est possible d’accéder au document à l’aide d’une recherche ou depuis chaque mouvement comptable.
2- Comment réussir son processus de dématérialisation
Afin de mener à bien le processus de dématérialisation, vous devez vous interroger sur l’impact que pourrait avoir l’implantation d’un outil pareil dans votre environnement.
Voici les 5 étapes nécessaires afin d’assurer une mise en place optimisée et performante :
- Le projet
La dématérialisation est avant tout un projet qui nécessite des préalables et un investissement. Vous devez donc prendre un certain temps de réflexion afin de réfléchir sur les contours du projet. Vous serez également appelés à nommer un pilote du projet et en déterminer le périmètre ( (les types de flux, les priorités, les services concernés …). Vous devez également choisir l’outil puis déterminer sa mise en place dans le temps. - Le plan d’action
En interne, en vous basant sur les audits, vous devez définir les impacts méthodologiques, humains et technologiques afin d’obtenir l’adhésion de vos collaborateurs au projet. Vous devez également déterminer les processus et la logistique des documents. Une cellule pilote devra également être mise en place. Cette cellule sera composée d’un petit nombre de collaborateurs. - L’installation
Il s’agit ici d’installer, de paramétrer les outils et matériels conformément au plan d’action déterminé. - Les formations
Afin de permettre une prise en main par vos collaborateurs, vous devez initier des séances de formation à l’endroit des responsables du projet et des futurs utilisateurs conformément au nouveau processus. - Le suivi/évaluation
Cette étape met plus l’accent sur l’accompagnement des utilisateurs, sur le déploiement de la solution et sur la cohérence des différentes procédures mises en place.
3- Cas pratique
1er cas : les documents seront numérisés chez le prestataire
Etape # 1 : numérisation des documents
- Si les documents doivent se numériser chez le prestataire, deux cas de figure peuvent se présenter.
- Si le nombre de documents par mois et par dossier est inférieur à 30, un collaborateur, un assistant ou un stagiaire peut procéder à la numérisation des documents puis l’intégrer directement sur la solution de dématérialisation.
- Lorsque le nombre de documents à numériser est important, il faut en un premier temps qu’un collaborateur, un assistant ou un stagiaire numérise les documents conformément à une organisation prédéfinie. Il revient par la suite à celui qui a en charge la saisie du document d’intégrer lesdits documents sur la solution de dématérialisation.
Étape # 2 :
Dès que la reconnaissance est terminée, le collaborateur procède à la saisie. La reconnaissance peut se faire grâce à l’exploitation des technologies OCR/LAD …)
2e cas : les documents sont numérisés chez le client
Si les documents doivent être numérisés chez le client, il faut en un premier temps que le client prépare les données. Ensuite, le collaborateur grâce à son scanner portable numérise les documents qu’il intègre dans la solution dématérialisée. Une fois la reconnaissance terminée, le collaborateur procède à la saisie.
Il faut préciser qu’il est recommandé que le nombre de documents à scanner par mois par dossier soit inférieur à 30.
