SommaireAvec l’évolution des technologies RH et les besoins croissants des entreprises, la modernisation des systèmes SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) devient une nécessité.
Aujourd’hui, une entreprise leader dans la conception et la fabrication de matériel d’entretien des routes a initié une réflexion profonde sur l’évolution de son SIRH et de la gestion de ses notes de frais. Avec 350 salariés répartis sur 15 sites en France et des perspectives de croissance à 500 collaborateurs, l’entreprise fait face à des défis majeurs en matière de modernisation et d’efficacité de ses processus internes.
Cet article présente une étude de cas illustrant comment cette entreprise a réussi sa transition vers un logiciel SIRH adapté à ses besoins. Ce projet, piloté par le consultant IT Fahde Bouamda, met en lumière les étapes stratégiques et les facteurs clés de succès pour un changement de SIRH en 2025.
Enjeux sectoriels : Pourquoi moderniser votre SIRH ?
Un logiciel SIRH représente plus qu’une simple mise à niveau technologique : c’est un levier de transformation essentiel pour votre organisation.
Avant toute chose, un logiciel SIRH est une plateforme intuitive qui centralise des informations clés, comme les congés, les feuilles de temps, les évaluations de performance… Cela signifie moins d’aller-retour par e-mail, moins d’erreurs humaines et surtout une productivité accrue.
En effet, les collaborateurs gagnent du temps avec des interfaces simplifiées qui accélèrent les process, tel que la déclaration d’heures ou d’absences. Il est naturel que vos collaborateurs aient des attentes élevées en termes de technologies et souhaitent des outils intuitifs, c’est pourquoi une mauvaise expérience utilisateur impacte négativement la satisfaction des employés et leur engagement.
Moderniser votre SIRH, c’est donc proposer une interface agréable et des outils qui simplifient la vie en entreprise. Pensez-y : un employé capable de demander un congé ou de consulter son solde d’heures en temps réel depuis son smartphone, c’est du temps gagné pour tout le personnel.
Si vous êtes perdus, jetez un coup d’oeil à notre article sur les logiciels SIRH et paie.
Étude de cas : Comment réussir votre projet de transition SIRH ?
Contexte organisationnel
Une des entreprises que Fahde Bouamda accompagne dans son changement de logiciel SIRH est spécialisée dans l’entretien des bords de routes, notamment la vente et l’assemblage de matériel spécialisé.
Voici un résumé de son contexte :
| Secteur | Entretien des bords de routes |
| Effectifs | 350 collaborateurs, prévision de 500 |
| Sites | 15 sites en France |
| Chiffre d’affaires | 90 millions d’euros |
| Système en place | Foederis, framework obsolète |
Limitations du système actuel
Le logiciel RH en place, Foederis, présente plusieurs insuffisances qui freinent la gestion efficace des ressources humaines. Son manque d’intuitivité rend son utilisation peu fluide pour les équipes, entraînant une perte de temps et une frustration accrue des utilisateurs. Son interface vieillissante et ses fonctionnalités obsolètes ne permettent pas d’optimiser les processus RH, notamment dans la gestion des absences, du temps de travail et des formations.
Un des principaux points bloquants concerne la gestion des notes de frais, qui mobilise un temps administratif considérable. Avec environ 150 demandes mensuelles, le traitement manuel de ces justificatifs alourdit la charge de travail des équipes RH et augmente le risque d’erreurs. Cette lourdeur administrative nuit à la réactivité des services et ralentit le remboursement des collaborateurs.
L’infrastructure technique repose sur une solution SaaS intégrée à Sage pour la gestion de la paie, utilisée par six administrateurs RH centralisés au siège. Bien que cette intégration facilite certains traitements, elle ne compense pas les limites du SIRH actuel, qui peine à accompagner la croissance de l’entreprise et les nouveaux besoins en automatisation. Cette rigidité pousse l’organisation à envisager une modernisation afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle et l’expérience utilisateur.
Les enjeux d’une transition SIRH
Face à l’évolution de ses besoins et à la croissance de ses effectifs, l’entreprise a décidé de moderniser son SIRH afin d’optimiser la gestion des ressources humaines et d’améliorer l’expérience utilisateur. Cette transition repose sur plusieurs objectifs stratégiques.
La première priorité est de mettre en place un logiciel SIRH moderne, intuitif et évolutif. L’objectif est d’adopter une solution conforme aux standards actuels, offrant une interface fluide et des fonctionnalités avancées pour simplifier les tâches quotidiennes des collaborateurs. L’amélioration de l’ergonomie et de l’accessibilité de l’outil doit permettre une adoption rapide par l’ensemble des équipes.
Un autre enjeu majeur concerne l’automatisation des processus administratifs. En optimisant la gestion des notes de frais et en réduisant les tâches manuelles, l’entreprise vise à limiter les erreurs et à accélérer les délais de traitement. Cela permettra aux équipes RH de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme le développement des talents et la gestion des compétences.
Le suivi du temps de travail représente également un axe d’amélioration. L’implémentation d’une badgeuse est envisagée pour assurer un suivi précis des heures travaillées, des absences et des heures supplémentaires. Une telle solution renforcerait la transparence et simplifierait le calcul des rémunérations, tout en garantissant le respect des réglementations en vigueur.
Enfin, la modernisation du SIRH doit accompagner la croissance de l’entreprise. Avec une augmentation prévue des effectifs de 350 à 500 collaborateurs et l’expansion du nombre de sites, il est essentiel que la nouvelle solution soit capable d’évoluer en conséquence. Le futur SIRH devra être flexible et modulaire afin d’intégrer facilement de nouvelles fonctionnalités, comme la gestion des carrières et des formations, tout en assurant une cohérence globale entre les différents sites.
Bénéfices attendus
L’automatisation des processus critiques, comme la gestion des notes de frais et le suivi des absences, devra réduire les délais administratifs et les risques d’erreurs de saisie. Par ailleurs, Fahde s’assure que le logiciel SIRH retenu intègre des fonctionnalités intuitives, comme la reconnaissance de documents par scan ou l’enregistrement automatique des données. Ces améliorations permettront de simplifier considérablement les process de validation internes.
Autre bénéfice attendu : la flexibilité à long terme et l’intégration facilitée des nouvelles fonctionnalités. En effet, l’entreprise ambitionne d’augmenter ses effectifs de 300 à 500 collaborateurs. Il faut veiller à ce que la solution soit compatible avec une expansion des effectifs et qu’elle puisse accueillir de nouveaux modules, comme la gestion des carrières ou des formations. Cette flexibilité garantit que l’entreprise reste agile face aux changements organisationnels et réglementaires.
Comment réussir la transition vers un logiciel SIRH ?
Étape 1 : Diagnostic et audit initial des SIRH existants
L’audit permet de collecter les besoins fonctionnels et techniques tout en identifiant les limitations majeures du système en place. Cette étape inclut des entretiens avec les équipes RH et une analyse des processus existants.
Fahde commence par écouter les équipes RH pour comprendre leurs besoins et analyser les limites de leur système existant. L’entreprise, de son côté, s’est chargée d’organiser des ateliers collaboratifs qui mettent en évidence les points de friction et les attentes prioritaires. Elles synthétisent ces informations pour établir un diagnostic clair, assorti de recommandations précises.
Étape 2 : Recherche des SIRH adaptées
Grâce à notre comparateur en ligne et à son expertise, Fahde Bouamda identifie plusieurs solutions adaptées aux besoins de l’entreprise. Chaque prestataire est évalué selon les critères suivants :
- Fonctionnalités adaptées aux besoin de l’entreprise (gestion des compétences, carrières, formation).
- Compatibilité comprenant des standards techniques et la paie.
- Capacité d’évolution avec la croissance de l’entreprise.
Fahde recense les logiciels qui correspondent aux exigences de l’entreprise. Il établit une liste restreinte de solutions, basées sur des critères comme les fonctionnalités modernes, la compatibilité technique et la flexibilité. En collaboration avec l’équipe RH, il évalue chaque prestataire et présente des scénarios concrets qui montrent comment ces solutions répondent aux besoins spécifiques identifiés.
Étape 3 : Intégration et adoption du nouveau SIRH
Les solutions présélectionnées ont été soumises à une phase de tests impliquant directement les utilisateurs finaux afin d’assurer une transition fluide et une adoption réussie du nouveau SIRH. Cette démarche a été essentielle pour éviter les résistances au changement et garantir que le logiciel choisi corresponde parfaitement aux attentes des équipes RH et des employés.
La première étape de cette phase a consisté à valider les besoins identifiés lors du diagnostic initial. Les équipes RH ont pu confronter leurs attentes aux fonctionnalités proposées par chaque solution testée. Cette validation a permis d’affiner certains critères de sélection en s’assurant que les logiciels présélectionnés répondaient bien aux exigences de gestion des congés, du temps de travail, des notes de frais et des formations. Grâce à ces tests, les éventuelles lacunes des outils ont pu être mises en évidence, évitant ainsi un choix inadapté.
Ensuite, des démonstrations détaillées ont été organisées afin d’évaluer l’intuitivité des interfaces. L’objectif était de s’assurer que les employés puissent facilement s’approprier l’outil sans nécessiter de longues formations. Un SIRH performant doit proposer une expérience utilisateur fluide et ergonomique, notamment sur des tâches courantes comme la déclaration d’absence, la soumission d’une note de frais ou la consultation des soldes de congés. En permettant aux futurs utilisateurs de tester les fonctionnalités en conditions réelles, l’entreprise a pu recueillir leurs retours et identifier d’éventuels ajustements à apporter avant le déploiement définitif.
Cette approche collaborative a favorisé une meilleure acceptation du nouveau SIRH. En impliquant les employés dès les premières phases du projet, l’entreprise a pu limiter les freins au changement et garantir une transition progressive et efficace. L’expérience utilisateur ayant un impact direct sur la satisfaction et la productivité des collaborateurs, il était essentiel de s’assurer que la solution retenue soit à la fois intuitive et adaptée aux besoins opérationnels de chacun.
Résultats et conclusions
Gains opérationnels
| Domaine | Améliorations |
| Efficacité RH | Réduction des tâches administratives |
| Précision et rapidité | Automatisation des notes de frais et suivi. |
| Croissance soutenue | Adaptation facile à l’évolution des effectifs |
Facteurs clés de succès
La réussite d’un projet de transition vers un nouveau SIRH repose sur plusieurs facteurs déterminants. Dans le cadre de cette étude de cas, trois éléments ont été essentiels pour assurer une mise en œuvre fluide et efficace.
- Diagnostic précis : Une évaluation approfondie des besoins réalisée via des entretiens et un audit des processus existants. Cette analyse a permis d’identifier les limites du système actuel et d’anticiper les évolutions futures.
- Expertise externe : L’accompagnement par Fahde Bouamda a facilité le choix d’une solution adaptée en tenant compte des contraintes techniques et budgétaires, tout en sécurisant la prise de décision.
- Implication des utilisateurs : L’intégration des équipes RH dès le début du projet, avec des ateliers collaboratifs et des phases de test, a permis une meilleure adoption du nouvel outil et une transition fluide.
En combinant ces trois éléments, l’entreprise a réussi à moderniser son système SIRH avec une approche structurée et adaptée à ses besoins réels. Le diagnostic précis a permis d’identifier les points faibles et les priorités à traiter. L’accompagnement d’un expert a apporté une méthodologie rigoureuse pour le choix de la solution la plus appropriée. Enfin, l’implication des utilisateurs a garanti une adoption fluide du nouvel outil. Ces facteurs clés de succès démontrent l’importance d’une planification minutieuse et d’une gestion proactive du changement pour mener à bien une transformation digitale dans le domaine des ressources humaines.
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