Logiciel, changer d'éditeur, les clés de la réussite du projet | CELGE

Changement de logiciel : les clés de réussite du projet

collaborateurs épanouisDans le cadre du développement de votre entreprise, vous souhaitez créer, modifier ou améliorer le projet informatique rattaché à celle-ci ? A l’instar de chaque changement dans la gestion interne d’une entreprise, l’évolution d’un projet informatique et chacune de ses étapes inhérentes doivent être pensés avec minutie pour une transition résolument porteuse de succès. Mais et dans le cas nous intéressant, comment gérer optimalement la création, la modification ou l’amélioration de votre système informatique ? Afin de vous aider dans ce parcours transitionnel de première importance, nous regroupons pour vous et ci-dessous les risques et astuces que vous pourrez rencontrer et devez connaître en amont de ce changement.

équipe bureauQu’importe réellement le pan du système informatique concerné, un changement opérant entraîne toujours des modifications internes qu’il est impératif de prévoir afin d’en dégager des solutions concrètes antérieurement à leurs apparitions. De la sélection du logiciel à sa mise en application finale au sein de votre entreprise, il convient de vous armer des meilleurs outils offerts à votre sélection pour une prise en charge qualitative de votre système informatique par vos employés et pour votre entreprise. Dans cette optique et selon la technique de modification en spirale hautement plébiscitée dans les entreprises françaises, les experts s’accordent à dire que l’implication des employés à chaque étape est le point le plus important à respecter pour une mise en application parfaite. Utilisateurs finaux de votre système informatique, ces derniers sont en effet les plus à même de repérer les éventuels freins au projet et de vous conseiller sur les spécificités attendues pour le logiciel. Intégrés au processus de par des réunions collectives, la cohésion d’équipe et la communication entre les différents postes hiérarchiques de votre entreprise s’en retrouveront également renforcées. Alors que les études démontrent que la rentabilité d’une entreprise est directement liée à sa cohésion salariale globale, cela ne peut être qu’un point positif !

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Changement de votre système informatique : analyse de vos besoins

Avant même de vous lancer dans la création d’un cahier des charges supportant et mettant en exergue les modifications de votre système informatique, il vous faut interviewer chaque utilisateur futur du logiciel par le biais d’entrevues. Ces dernières, accompagnées d’un questionnaire fonctionnel, auront pour but premier d’analyser les attentes, besoins et freins que chaque utilisateur (de l’ensemble des niveaux hiérarchiques concernés) pourront apporter de par leurs expériences et connaissances approfondies de chaque pan d’utilisation du logiciel.

Outre l’avantage de lever les freins psychologiques de vos employés au changement de par une implication active dans le choix du logiciel, chaque donnée récupérée au fil des entrevues vous permettront d’avoir une vision globale de leurs attentes en terme de fonctionnalités. Point le plus important d’un cahier des charges qualitatif, celles-ci vous faciliteront également la sélection votre fournisseur final aisément en décortiquant l’ensemble de vos grilles de réponses fournisseurs tout en demandant optionnellement des développements spécifiques à ces derniers.

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Changement de votre système informatique : une implication constante des utilisateurs

Une fois la sélection et la mise en fonction effective du logiciel informatique, il convient une nouvelle fois de faire appel aux avis des utilisateurs et ce de par plusieurs réunions informatives. La première, devant prendre place au plus tôt après la mise en service, présentera le logiciel devant le chef de projet et les utilisateurs et devra être jointe d’un questionnaire à remplir par ces derniers afin de faire ressortir les hésitations et optionnels problèmes dans la prise en main du logiciel.

La deuxième et dernière, quant à elle, verra la planification d’entrevues personnelles avec chaque utilisateur et dans la lignée du questionnaire précédemment citée. Cela vous permettra, en plus de la mise en lumières des problèmes techniques optionnels, de connaître le ressenti de chacun sur ce changement important dans leur quotidien. Pour être porteur d’un retour maximum, il est conseillé d’utiliser un cadre d’échange d’idées (brainstorming), qui mettra vos employés plus en confiance et à même de partager réellement leurs avis.

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