Afin de fluidifier son processus de dématérialisation et d’optimiser la validation des factures en interne, Malherbe a mis en place la solution de traitement des factures fournisseurs du Groupe T2i.
Le besoin
«Dans une logique d’optimisation des coûts souhaitée par notre direction début 2013, nous avons consulté les principaux éditeurs du marché afin de mettre en place une nouvelle solution de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. des factures fournisseurs au sein de Malherbe.» indique Sylvie Chéri dit Lenault, Directrice Administrative des Transports Malherbe.
La volumétrie globale de ce projet est de 110 000 factures et 180 000 documents annexes reçus annuellement pour 21 000 fournisseurs actifs en 2013. Les factures fournisseurs de Malherbe sont réparties en 3 groupes distincts et intégrées à 3 ERP différents :
• Les frais généraux, soit plus de 13 000 par an, intégrés à l’ERP SAGE X3-v5.
• Les opérations de maintenance et d’entretien des véhicules, soit plus de 5 000 factures par an, intégrées à l’ERP SIP 2 d’Infoparc.
La solution mise en oeuvre
Pour accompagner la réorganisation du Service
ComptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. Fournisseurs de Malherbe, le Groupe T2i a donc mis en place un processus de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. des factures fournisseurs, intégré aux différents ERP. Ces factures et documents annexes sont ensuite archivés en GED (Gestion Electronique de Document) pour consultation depuis les applications métiers ou via le navigateur documentaire.
L’applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. pour les factures des activités d’affrètement sera mise en place dans un second temps. «Les équipes du Groupe T2i ont bien cerné notre demande et ont répondu, de manière très concrète et complète, à notre cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. en nous proposant une solution adaptée et évolutive répondant à nos besoins.» précise Sylvie Chéri dit Lenault.
Ce projet a nécessité la mobilisation d’une équipe
de 4 personnes. Les services concernés, qui représentent au total 35 utilisateurs quotidiens dont les 20 responsables d’agence, ont été formés. De plus, un transfert de compétences a été opéré par le Groupe T2i auprès des équipes informatiques Malherbe pour l’installation et la maintenance des solutions déployées.
Les résultats
Cette applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. a permis, d’une part, de fluidifier l’ensemble du processus de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. des factures fournisseurs et des documents annexes, et d’autre part, d’optimiser le processus interne de validation de factures. «Même si les bénéfices ne sont pas encore quantifiables, nous avons d’ores et déjà constaté une meilleure gestion quotidienne des factures ainsi qu’une fluidité du circuit de validation, notamment grâce à une ergonomieThéorie qui a pour but d’améliorer l’interaction homme-machine via une interface facile d’utilisation. améliorée pour les équipes. En résumé, une solution qui répond parfaitement à nos besoins et qui va nous aider dans notre stratégie de développement» conclut Sylvie Chéri dit Lenault. «Mieux intégrée, plus simple, notamment pour la partie capture, la solution nous a permis de mettre en place une nouvelle organisation plus performante» indique Carole Forster, Responsable ComptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. Fournisseurs des Transports Malherbe.
Une collaboration étendue à un projet Extranet
Un projet de mise à disposition de documents (ordre de transport) pour les clients, via un Extranet, est
également en cours de déploiement afin de fluidifier les échanges. Malherbe souhaite également faire intervenir le Groupe T2i dans de nouveaux projets comme le Coffre-fort Electronique Individuel, les processus de gestion des courriers et des notes de frais.
