Fondé en 1920 par André Bailly, le groupe Car Avenue est un acteur majeur du secteur automobile avec environ 130 concessions réparties en Belgique, au Luxembourg, en France et en Suisse. Fort de 2500 collaborateurs, le groupe a récemment enregistré un chiffre d’affaires annuel impressionnant de 1,8 milliard d’euros. Depuis 2021, les sept concessionnaires belges du groupe ont adopté la solution DocuWare Cloud, et les résultats sont spectaculaires.
DocuWare : La GED qui Réinvente la Gestion des Concessions Automobiles
Les entités belges de Car Avenue ont choisi une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) pour simplifier les processus complexes liés à la gestion des factures entrantes.
Chaque concessionnaire étant une entité juridique indépendante, les méthodes d’approbation des factures variaient d’un site à l’autre. Certains envoyaient les factures par courrier au service comptable, tandis que d’autres les signaient manuellement. Quelle que soit la méthode, les intervenants devaient attendre la réception des factures papier, entraînant des retards significatifs dans le flux de travail.
Une Évaluation Méticuleuse et un Choix Judicieux
Pour répondre à ses besoins de digitalisation, Car Avenue a mené une évaluation comparative des principales solutions de GED disponibles sur le marché. Après une analyse approfondie, trois éditeurs ont été présélectionnés, mais c’est finalement DocuWare qui a été retenu. Les avantages déterminants de DocuWare incluent sa flexibilité, sa simplicité d’utilisation, sa capacité à répondre aux exigences spécifiques du réseau de concessionnaires, et la facilité de déploiement ultérieur au Luxembourg et en France.
Amélioration du Contrôle de la Validation des Factures
L’automatisation et l’optimisation du flux de documents avec DocuWare ont considérablement accéléré les opérations de Car Avenue, contribuant ainsi à une amélioration notable de la rentabilité. La digitalisation des approbations a mis en lumière la nécessité de revoir la gestion de certains coûts qui avaient été approuvés sans une étude approfondie.
Avec l’archivage automatique de DocuWare, Car Avenue gagne énormément de temps. Les documents numérisés sont facilement accessibles en tapant quelques mots-clés, sans avoir besoin d’aide du service comptable ou de fouiller dans des papiers. C’est possible de le faire de n’importe où. En plus, Car Avenue a maintenant un meilleur contrôle sur la validation des factures et peut anticiper les coûts à venir plus efficacement.
Optimisation du Workflow
Grâce à la nouvelle optimisation du workflow avec DocuWare, le principe des quatre yeux* est désormais appliqué lors des validations, une tâche rendue difficile par les processus papier complexes d’auparavant. L’entreprise met en avant la simplicité et la flexibilité du logiciel. Par exemple, les employés peuvent approuver les factures depuis leur smartphone, où qu’ils se trouvent. En outre, DocuWare est intégré au logiciel métier “Carya”, rendant son utilisation encore plus simple.
Extension aux Ressources Humaines
Suite à la réussite de l’intégration de DocuWare dans le service comptabilité, Car Avenue souhaite maintenant étendre l’utilisation de la solution aux Ressources Humaines, notamment pour simplifier le processus d’on-boarding des nouveaux employés. Les différentes étapes liées à l’on-boarding seront désormais numérisées et automatisées.
À titre d’illustration, les aspects tels que l’accès aux divers systèmes informatiques ou la mise à disposition d’informations et de documents destinés aux nouveaux arrivants sont pris en compte. Adieu les feuilles de calcul Excel complexes, les responsables d’équipes et les directeurs d’agences seront désormais alertés des différentes étapes liées au on-boarding via l’outil DocuWare. Simultanément, le département des ressources humaines pourra aisément surveiller la progression de l’intégration d’un nouvel employé.
