Établi en 1920, le groupe Car Avenue compte environ 130 concessions automobiles présentes en Belgique, au Luxembourg, en France, et en Suisse. Avec une équipe de 2500 collaborateurs, le groupe a récemment enregistré un chiffre d’affaires annuel d’environ 1,8 milliard d’euros. Depuis 2021, les sept concessionnaires belges du groupe ont adopté la solution DocuWare CloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations..
Les entités belges ont opté pour une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) afin de simplifier les processus complexes liés à la gestion des factures entrantes. En raison de la nature distincte des franchisés en tant qu’entités juridiques indépendantes, les méthodes d’approbation des factures variaient d’un site à l’autre. Certains concessionnaires approuvaient les factures en les envoyant par courrier au service comptable, tandis que d’autres les signaient individuellement de manière manuelle dans le cadre d’un processus d’approbation sur papier.
Quelle que soit la méthode utilisée, les intervenants dans les processus de facturation devaient attendre la réception des factures au format papier, entraînant des retards significatifs dans le flux de travail.
Afin de répondre à divers besoins de digitalisation, au-delà de la gestion électronique des factures, Car Avenue a procédé à une évaluation comparative des principales solutions de Gestion Électronique de Documents (GED) disponibles sur le marché. Suite à cette analyse, trois éditeurs ont été présélectionnés avant que DocuWare ne soit finalement retenu. Parmi les avantages déterminants ayant conduit à ce choix, on souligne la flexibilité et la simplicité de la solution, sa capacité à répondre à toutes les exigences du réseau de concessionnaires, ainsi que la facilité de déploiement ultérieur du logiciel au Luxembourg et en France.
L’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. et l’optimisation du flux de documents ont considérablement accéléré nos opérations, contribuant ainsi à une amélioration notable de notre rentabilité. La digitalisation des approbations a indiqué qu’il était essentiel d’apporter des modifications à la gestion de certains coûts qui avaient été approuvés sans avoir été correctement étudiés.
Améliorer le contrôle de la validation des factures
Avec l’archivage automatique de DocuWare, Car Avenue gagne énormément de temps. Les documents numérisés sont facilement accessibles en tapant quelques mots-clés, sans avoir besoin d’aide du service comptable ou de fouiller dans des papiers. C’est possible de le faire de n’importe où. En plus, Car Avenue a maintenant un meilleur contrôle sur la validation des factures et peut anticiper les coûts à venir plus efficacement.
Grâce à la nouvelle optimisation du workflow avec DocuWare, le principe des quatre yeux* est désormais appliqué lors des validations, une tâche rendue difficile par les processus papier complexes d’auparavant. L’entreprise met en avant la simplicité et la flexibilité du logiciel. Par exemple, les employés peuvent approuver les factures depuis leur smartphone, où qu’ils se trouvent. En outre, DocuWare est intégré au logiciel métier “Carya”, rendant son utilisation encore plus simple.
Ressources Humaines : Standardisation de l’intégration avec DocuWare
Suite à la réussite de l’intégration de DocuWare dans le service comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise., Car Avenue souhaite maintenant étendre l’utilisation de la solution aux Ressources Humaines, notamment pour simplifier le processus d’on-boarding des nouveaux employés. Les différentes étapes liées à l’on-boarding seront désormais numérisées et automatisées.
À titre d’illustration, les aspects tels que l’accès aux divers systèmes informatiques ou la mise à disposition d’informations et de documents destinés aux nouveaux arrivants sont pris en compte. Adieu les feuilles de calcul Excel complexes, les responsables d’équipes et les directeurs d’agences seront désormais alertés des différentes étapes liées au on-boarding via l’outil DocuWare. Simultanément, le département des ressources humaines pourra aisément surveiller la progression de l’intégration d’un nouvel employé.
*Le principe des “quatre yeux” implique la division de chaque étape du processus de paiement d’une factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente., assignant chaque étape à des individus distincts. L’objectif est de renforcer les contrôles et de prévenir les fraudes.
