Comment respecter le budget de son projet ERP ?

D’après le rapport sur les ERP de Panorama, trois projets ERP sur quatre coûtent plus cher que prévu. Quelles sont les causes de ces dépassements de budgets et existe-t-il des solutions pour y remédier ? Il est important de noter que, généralement, ces débordements budgétaires ont pour origine des soucis d’ordre technique mais qu’aucune nouvelle fonction pour les utilisateurs n’en résulte. Et sans surprise, ces dépassements de budgets sont très souvent accompagnés de délais supplémentaires dans la mise en place des solutions ERP.

Les causes des dépassements de budgets dans un projet ERP

Les bénéfices constatés par la mise en place d’un ERP dans une entreprise vont de l’amélioration des interactions au sein de l’organisation et de l’intégration des opérations et des processus, à une meilleure productivité et disponibilité de l’information. Cependant, l’ERP réduit très rarement les contraintes réglementaires ou les coûts du travail.

Bénéfices que les entreprises réussissent à tirer de leurs outils ERP :

• Des interactions internes améliorées
• Une meilleure accessibilité aux informations
• Une productivité améliorée
• Une meilleure fiabilité des données
• Une prise de décision mieux informée
• De meilleures interactions avec les fournisseurs et clients

D’après Panorama, seulement 40% des entreprises réussissent à mettre en place leur ERP dans les temps. Aussi,  pour moins de 50% des DSI interrogés, les bénéfices se sont manifestés moins de six mois après  la mise en place de l’outil ERP. Et un quart seulement des entreprises interrogées réussi à avoir un retour sur investissement en moins de 2 ans. En 2017, les DSI s’attendaient à une progression moyenne du budget IT de leur entreprise de 4,5%, un chiffre très important et parmi leur domaine prioritaire : les applications ERP.56% Des entreprises dépassent leur budget de moins de 25%, un quart le dépasse de plus de 25% tandis que seulement 18% le dépasse de moins de 25%.

Les raisons de ces dépassements de budgets sont principalement :

• Des problèmes techniques ou organisationnels qui n’ont pas été anticipés
• Des mises à jour ou fonctionnalités additionnelles qui n’étaient pas prévues
• Une mise à disposition des ressources de l’entreprise trop limitée
• Des coûts de consulting sous-estimés
• Un budget pas assez réaliste

On constate aussi qu’une entreprise sur deux affirme ne pas être satisfaite des relations avec l’éditeur de sa solution (même si la solution ERP en elle-même n’est pas mise en cause). Et seulement 25% des entreprises se disent satisfaites de leurs relations avec leur éditeur.

Comment éviter les dépassements de budget dans un projet ERP ?

• Rédaction d’un cahier des charges

N’essayez pas de gagner du temps en faisant un rapide brief sur vos objectifs dans  mise en place d’un ERP. La rédaction d’un vrai cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. est nécessaire pour prendre la mesure de l’ampleur du projet et poser vos attentes. Cela vous permettra aussi de prioriser et de vous rendre compte de manière réaliste du budget que vous allez devoir prévoir. La mise en place d’un ERP résulte très souvent en dépassement de budget car les objectifs ne sont pas posés de manière réaliste.

• Impliquez tous les acteurs touchés par le changement

Lorsque vous allez mettre en place votre projet ERP, celui-ci va impacter beaucoup d’acteurs de votre entreprise et il est important de tous les prendre en compte. Leur adhésion au projet est nécessaire pour une bonne mise en place. Les utilisateurs devront adapter leurs processus et leurs habitudes avec ce nouvel outil, il est donc nécessaire de les impliquer au maximum dans le projet.

• Ne pas négliger les ressources mises à disposition

La mise en place de votre ERP va monopoliser beaucoup des ressources clés de votre entreprise, il est important de ne pas les limiter pour vous assurer de la bonne mise en place de votre outil. Vous allez devoir planifier du temps sur vos ressources pour la bonne avancée du projet, même si elles sont nécessaires à votre business. Sans cela, le projet prendra automatiquement du retard.

• Faites confiance au prestataire

N’essayez pas de tout contrôler. Les éditeurs de logiciels ont l’habitude de mettre en place des projets ERP. Faîtes-leurs confiance et laissez-vous guider. Vous avez votre métier et ils ont le leur, c’est aussi pour cela qu’il est important de bien choisir l’éditeur ou l’intégrateurEntreprise intégrant un logiciel développé par un éditeur dans une société. L’intégrateur assure en plus de l’intégration la maintenance et la formation. de votre solution. Il vaut mieux que vous vous concentriez sur des points plus essentiels au projet.

• Ne pas opter pour l’option « discount »

Vous serez peut-être tenté d’avoir pour critère principal le coût du projet. Cependant, pour les ERP comme pour tous les domaines, un prix trop bas cache forcément quelque chose. Un outil ERP vous accompagnera pour en moyenne 8 ans, il est donc primordial de penser au long terme. Prenez bien le temps de hiérarchiser vos critères et gardez bien en tête que le prix, même s’il a son importance, ne doit pas être votre première condition.Si vous hésitez sur le choix de votre solution, prenez 5 minutes pour utiliser notre comparateur de logiciels en ligne. C’est gratuit et cela vous permet de comparer parmi plus de 7000 solutions sur le marché pour trouver celle qui répondra le mieux à votre problématique.Source : Panorama ‘s 2017 ERP Report