Comment bien préparer son cahier des charges pour un logiciel ERP ?

Vous avez un projet d’implémentation d’un logiciel ERP ? Si une surinformation du projet débouche sur un surcoût et une mobilisation des forces en présence, une demande trop confuse pourrait conduire à des incompréhensions lors de sa mise en application. D’où l’importance d’une bonne préparation du cahier des charges.
Le cahier des charges retrace l’ensemble des besoins – à respecter – pour la mise en œuvre d’un projet. Et quand le projet est la mise en place d’un logiciel ERP , il convient de présenter l’entreprise dans un premier temps avant de décliner ses actifs et ses attentes (logicielles et fonctionnelles), et ce, de manière approfondie.

 

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Présentation générale de l’entreprise

Pour mettre en place un cahier des charges performant, il convient dans un premier temps de présenter la société par le biais de son secteur d’activité, du lieu de son siège social et de ses différents sites impliqués dans le projet d’un logiciel ERP.
Il vous faut également identifier l’organisation structurelle de votre entreprise en évaluant les différents services, ses postes respectifs et le chiffrement de vos effectifs. Par exemple, le recensement de l’effectif de l’équipe de production en définissant les fonctions de chacun. Sans oublier de désigner un responsable pour le projet.
Par la suite, détaillez votre clientèle avant d’énoncer à l’échelon pour lequel vous travaillez (régional, nationale, etc.).

Composition des actifs

équipe bureauEnsuite, pour bien préparer votre cahier des charges, vous devez identifier les actifs de votre entreprise. Tout d’abord en déterminant si un logiciel de gestion d’activité est déjà en fonction dans la société et les causes d’un possible changement. Mais aussi le dénombrement des objectifs espérés (chiffres à l’appui) en optant pour un logiciel ERP de type GPAO.
Il convient également de recenser l’ensemble des outils mis en œuvre utilisé à l’instant T comme par exemple les logiciels, les machines et les personnes utilisatrices. N’oubliez pas d’établir un bilan des objectifs prévisionnels (chiffre à l’appui) afin de mieux analyser l’apport de cet outil. Ces données numériques vous permettront d’étudier le retour sur investissement.

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Les attentes logicielles

homme d'affaires graphiquePuis, vous êtes tenu de définir les attentes globales d’un ERP. Précisément, si vous avez des besoins particuliers selon votre secteur d’activité, le lieu d’implantation d’un de vos sites. Par exemple, un site à Londres nécessitera un logiciel en anglais. Chaque nouvelle langue devra être signalée.
Par ailleurs, d’autres fonctionnalités ont également des attentes spécifiques à l’image de la gestion des achats, des plannings de production, des coûts prévisionnels, des normes ISO, le traitement et la gestion des informations techniques, etc. La revue des attentes spécifiques listées précédemment est un état non-exhaustif de vos perspectives. Elles peuvent également se diriger sur des prévisions d’ordre qualitatif, organisationnel, commercial ou financier.

Les attentes fonctionnelles

infographie PGI logicielEt pour finir, l’efficacité d’un cahier des charges repose sur la connaissance des attentes fonctionnelles. Ces dernières reposent sur trois grands axes : l’utilisateur, la plate-forme et sa mise en fonction.
Il est important de connaître les utilisateurs de l’outil (et son nombre) avant de comptabiliser les salariés en consultation. Le logiciel peut bénéficier d’un ou plusieurs accès et dans ce cas-là, il vous faut considérer les différents niveaux d’affichages de chaque accès.
La plate-forme passe nécessairement par la connaissance du système d’exploitation (Windows, OS X, etc.) et de son service à mettre en place (abonnement, achat de licence).
Les paramétrages du logiciel s’appuient sur la sauvegarde de vos données personnelles et de son transfert vers le nouveau logiciel, les aspects techniques pour la mise en fonction d’un logiciel ERP.
Sans oublier le budget de mise en place pour implémenter le logiciel et les développements de l’outil (ajout utilisateur, nouvelles fonctionnalités, etc.).

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