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Le fonctionnement des entreprises s’est retrouvé bouleversé au lendemain de la transformation digitale. Cependant, celle-ci n’a toujours pas dit son dernier mot ! En effet, si la transformation numérique passe par un meilleur contrôle des processus à l’œuvre au sein des organisations, cela ne peut se faire sans la mise en œuvre de systèmes d’information conçus et optimisés pour apporter les indicateurs clés permettant une meilleure prise de décision.
Dans cette optique, la nécessité de créer des tableaux de bord appropriés pour le suivi de ceux-ci a vite émergé. Comment donc réussir cette transformation en 2020, la prolonger et assurer la pérennité de votre entreprise grâce à des outils respectant les nouveaux codes et procédés mis en place au sein de votre organisation ? Découvrez pour répondre à cette question le BPM (Business Process Management). De quoi s’agit-il exactement et comment l’appréhender ? CELGE vous dit tout dans cette série de deux articles.
Le Business Process Management en questions
Traduit communément par “Gestion des Processus Métiers” en français, le BPM est une approche se déclinant en deux étapes clefs concernant la vie des processus ayant cours au sein de votre entreprise :
- Une démarche d’analyse;
- Une démarche d’optimisation pour leur fluidification;
- Une amélioration généralisée et rationalisée des activités découlant de la mission de votre entreprise, qui émerge à partir de ces processus.
Aussi, pour comprendre cette approche, il est nécessaire de saisir la notion de processus métier.
Les processus métiers
Collections d’actions ordonnancées dans le temps et l’espace, les processus métiers ne sont ni plus ni moins que des séries de tâches réalisées automatiquement ou par des opérateurs humains en vue d’obtenir un résultat prédéfini. En d’autres termes, la compréhension de l’activité de votre entreprise en terme de processus métiers revient à rationaliser celle-ci et à s’inspirer de la logique algorithmique qui a cours dans les pratiques informatiques pour améliorer au possible le retour sur investissement que représente votre organisation. La parfaite conduite de vos processus métiers passe par deux étapes :
- La modélisation des processus à l’œuvre;
- L’optimisation des processus qui peuvent l’être.
Cette approche, appelée aujourd’hui communément “démarche BPM” a ouvert la voie à des exemples de fonctionnement qui inspirent de plus en plus d’entreprises, allant même jusqu’à offrir, grâce à un panel d’outils BPM, un véritable circuit théorisable. On parle de “BPM workflowProcessus qui permet d’enchainer de manière automatisée différentes tâches ayant pour but la production d’un produit ou d’un service.” pour traduire la réalité de ces entreprises rationalisées. Un bon “BPM exemple” à cet égard est l’entreprise Iterop dont le logiciel éponyme a pour vocation, justement… d’aider les autres entreprises à passer au modèle BPM ! Comment y parvient-elle ? En proposant un SaaS (Software as a Service)Acronyme pour l’anglais “Software as a Service”. Le SaaS est un mode d’utilisation de logiciel qui se fait via une application à distance ou une simple connexion internet. Antonyme : “on premise “. spécialisé dans la mutation que les entreprises recherchent : Iterop SaaS.
Les pierres angulaires des logiciels BPM
Pour mener à bien sa mission, Iterop SaaS fait en l’occurrence appel à d’indiscutables atouts permettant à ses utilisateurs de bien saisir les processus à l’œuvre de bout en bout de la chaîne de valeur de leur entreprise grâce à :
- Des outils de représentation graphique des processus;
- Des outils de simulations et d’optimisation à la volée des processus paramétrés;
- Une hybridation de processus pouvant être en partie réalisés par des humains et en partie automatisés (à l’image de ce que l’on retrouve le plus souvent dans la vie réelle);
- Une inter-connectivité et une interopérabilité avec les autres outils clefs de l’entreprise (bases de données, feuilles de données bureautiques, documents, boîtes de messagerie virtuelles, etc.);
- Des outils de suivi des processus et des données qui en sont issus en temps réel;
- Une possibilité d’externaliser la collection des données de suivi pour un traitement plus approprié.
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Plongeons à présent dans une explication plus aboutie des processus métiers afin de comprendre pourquoi le BPM est la clef de la survie des entreprises d’aujourd’hui… et de demain !
Le processus métier en question
Tandis qu’un logiciel BPM tel que Iterop permet d’assurer la gestion des processus métiers depuis leur définition jusqu’à la fin de leur cycle de vie, il faut comprendre comment ceux-ci se segmentent pour réellement percevoir toute l’utilité d’un BPM SaaS. Un exemple de cas dans lequel un BPM sera très utile est le suivant.
BPM exemple 1 : embauche d’un collaborateur
Lorsqu’une entreprise cherche à conserver une taille humaine dans les interactions de ses collaborateurs tout en assumant ses ambitions de croissance, un logiciel BPM permet d’aborder certains processus de manière sereine sans formalisme à outrance entre les individus.
Dans le cas d’une embauche par exemple, la traçabilitéProcessus qui permet de suivre la création d’un produit de sa production à sa vente. qu’offre un système BPM permettra d’assurer les tâches courantes concernant le nouvel arrivant, telles que :
- Alertes circonstanciées aux services informatiques qui doivent créer le profil utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service. correspondant pour l’ensemble des outils qu’utilisera le nouveau collaborateur;
- Transmission des informations clefs depuis le services des ressources humaines vers les directions gouvernementales destinataires (collaborateurs en charge des déclaration URSSAF, des suivis de paie, etc.);
- Envoi d’un message aux managers des départements concernés, de la hiérarchie intéressée, etc.
BPM exemple 2 : tickets de support internes à l’entreprise
De la même façon, lorsqu’un service ou logiciel utilisé par l’un de vos collaborateurs vient à dysfonctionner, demander au collaborateur d’arrêter son travail pour aller voir physiquement le système informatique, ou encore l’appeler au téléphone peut engager une interaction qui peut nuire à la production de toutes et tous. Afin d’assurer le suivi du problème de la façon la plus optimisée qui soit, un système de support technique reposant sur la génération, le suivi et la résolution de tickets de support fait sens. Un logiciel BPM intégré à un tel outil sera, par conséquent, d’une grande efficacité pour vous.
Le potentiel des BPM : vers l’inter-connectivité
Le credo même du BPM réside déjà, à l’origine, dans sa capacité à offrir un environnement de travail à ses utilisateurs où les mots d’ordre sont : communication et inter-connectivité. Aussi, le véritable avantage compétitif de logiciels tels que Iterop SaaS résident dans l’opportunité qu’ils offrent de manipuler des interfaces intégrées avec des outils majeurs. Parmi ces derniers, on remarque entre autre la présence de :
- Microsoft SharePoint;
- Différentes services de Google (moteur de recherche, APIs analytiques, etc.);
- Mysql et les produits ORACLE;
- Salesforce;
- Facebook;
- Exo.
Ainsi, à la manière des CRMCustomer Relationship Management. Logiciel qui gère la relation client. Il permet de mieux connaitre ses clients et d’aller en chercher des nouveaux. holistiques tels que Microsoft Dynamics 365, les outils BPM comme Iterop proposent aujourd’hui de pousser un cran au-dessus la pertinence et la puissance de la caractérisation et de l’optimisation des flux de données que représente chaque processus métier ayant cours au sein de votre entreprise… pour son plus grand bénéfice. Cela permet aux BPM d’avoir assis en très peu de temps dans la culture d’entreprise de plusieurs mastodontes une légitimité qui rime avec :
- Agilité;
- Visibilité;
- TraçabilitéProcessus qui permet de suivre la création d’un produit de sa production à sa vente.;
- Performance;
- Rentabilité.
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Comment choisir son outil de BPM ?
Bien qu’opter pour une solution BPM apporte une réelle valeur à l’entreprise, il convient de choisir le bon logiciel BPM, c’est-à-dire le plus adapté à la structure en question et au budget alloué, pour tirer un maximum profit des fonctionnalités permises et obtenir un bon retour sur investissement. Les étapes clé à suivre dans le processus de choix d’un outil de BPM peuvent s’organiser de la manière suivante.
Il convient premièrement de lister les besoins qui poussent à vouloir s’orienter vers ce type de solution et ensuite les processus spécifiques de l’entreprise ayant besoin d’être outillés. En effet, chaque logiciel BPM propose un panel de fonctionnalités plus ou moins large, certains utiles et d’autres non-pertinents pour une entreprise et un projet spécifique. La plupart des éditeurs proposent un lot de fonctionnalités de base, comme par exemple
- la génération de rapports statistiques,
- d’indicateurs de performance,
- la gestion de droits utilisateurs,
- auxquels il est possible d’ajouter d’autres fonctionnalités en fonction des besoins de l’organisation.
Dans tous les cas, les entreprises ayant tendance à se transformer rapidement, il est indispensable de privilégier un outil flexible qui évolue de manière fluide sur trois axes : l’axe technique, avec des mises à jour régulières, l’axe métier, avec la possibilité d’intégrer de nouveaux processus sans bousculer le fonctionnement normal et l’axe organisationnel, avec une adaptabilité face aux changements de stratégie et de structure managériale de l’entreprise.
Vient ensuite la question du déploiement de la solution de logiciel BPM et de son ergonomieThéorie qui a pour but d’améliorer l’interaction homme-machine via une interface facile d’utilisation..
Il existe globalement deux manières de procéder : il est possible de disposer d’un outil de BPM : en mode « Saas » ou « On premiseSe dit « sur site » en français. Se dit d’un logiciel qui doit être installé sur les serveurs de l’entreprise. Antonymes : on demand ou Cloud, ou SaaS. ».
Le « Saas », de l’anglais « Software as a Service », signifie que l’accès au logiciel se fait directement en ligne, sur un navigateur web. L’entreprise paye un abonnement et dispose d’accès pour les collaborateurs. De nos jours, la plupart des outils de BPM fonctionnent ainsi.
Il s’oppose au « On premiseSe dit « sur site » en français. Se dit d’un logiciel qui doit être installé sur les serveurs de l’entreprise. Antonymes : on demand ou Cloud, ou SaaS. », mode selon lequel l’entreprise paye une licenceContrat qui permet à l’utilisateur d’accéder au logiciel, on distingue par exemple licence lourde ou On premise (achat du logiciel) et On demand (location du logiciel, SaaS, Cloud). et installe le logiciel sur les serveurs de l’entreprise, ce qui entraîne souvent la nécessité de disposer des ressources humaines et du matériel adéquats, mais qui également permet un certain contrôle des données liées aux activités. L’outil devant s’intégrer la plupart du temps dans une entreprise possédant une structure informatique existante avec un système d’information, une base de données, d’autres logiciels et applications hétérogènes, il convient de répondre à l’enjeu de la connectivité entre ces différentes plateformes.
Quel que soit le choix, il est également indispensable de prendre en compte le fait que ce logiciel BPM sera utilisé par un grand nombre de collaborateurs, il doit donc pouvoir être compris et adopté, d’où l’intérêt de privilégier des interfaces dont la prise en main est aisée.
Exemple d’intégration ERP/BPM chez K2 France :
Et comme toujours, la question du budget pour l’adoption d’une solution de BPM est inévitable. Les prix annoncés par les éditeurs sont à décortiquer avec minutie, car la somme peut être exprimée de différentes manières :
- par mois et par utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service., sous forme d’une licenceContrat qui permet à l’utilisateur d’accéder au logiciel, on distingue par exemple licence lourde ou On premise (achat du logiciel) et On demand (location du logiciel, SaaS, Cloud). collaborative qui évoluera en fonction du parc utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service. ou encore la gratuité du logiciel,
- mais un coût pour l’utilisation des serveurs d’hébergementMise à disposition d’espace de stockage sur un serveur.,
- la maintenance
- et l’assistance à l’utilisation.
Pour ne pas avoir de mauvaises surprises, il faut également prendre en compte le fait que des coûts supplémentaires cachés peuvent s’ajouter, comme les frais de paramétrage, de test, de déploiement, nécessitant parfois l’intervention de cabinets de conseils spécialisés.
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Comparez les outils BPM du marché
Comparatif des outils BPM
Il existe sur le marché une multitude de logiciels BPM. Chaque solution offre des spécificités uniques et des fonctionnalités plus communes et partagées avec les solutions concurrentes. Lors du choix d’un outil de BPM, une fois les besoins définis et le budget dédié à l’implémentation de la solution logicielle validé, un tour d’horizon des différentes solutions existantes s’impose afin de s’y retrouver et d’avoir à disposition le plus d’éléments en amont.
Le paragraphe suivant énumère et présente six outils de BPM reconnus afin de proposer un comparatif permettant de faciliter la prochaine étape de votre transformation digitale : le choix d’un bon outil de BPM, adapté à vos besoins et optimisé pour votre structure.
Agilium :
Agilium est un éditeur et intégrateurEntreprise intégrant un logiciel développé par un éditeur dans une société. L’intégrateur assure en plus de l’intégration la maintenance et la formation. français fournissant des outils logiciels pour des structures de toute taille : PME, grands groupes et administration. La solution BPM de l’entreprise, disponible sur une plateforme CloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations. SaaS, se caractérise notamment par sa grande accessibilité. L’entreprise prend en charge l’hébergementMise à disposition d’espace de stockage sur un serveur. des applications et il suffit de passer par un navigateur web pour accéder à l’outil. Cet outil est particulièrement adapté aux structures présentes à l’international car il permet de collaborer en plusieurs langues avec un grand nombre possible d’utilisateurs.
Points forts :
– Solutions web et mobiles : grande ergonomieThéorie qui a pour but d’améliorer l’interaction homme-machine via une interface facile d’utilisation.
– Possibilité d’utiliser l’outil en Saas ou en « On premiseSe dit « sur site » en français. Se dit d’un logiciel qui doit être installé sur les serveurs de l’entreprise. Antonymes : on demand ou Cloud, ou SaaS. »
Qualios :
Cet éditeur de logiciel propose un outil de workflowProcessus qui permet d’enchainer de manière automatisée différentes tâches ayant pour but la production d’un produit ou d’un service. très modulaire, mettant en applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. la démarche BPM, s’adaptant à tout type de structure, processus et départements au sein de l’entreprise.
Points forts :
– Solution entièrement paramétrable
– Accompagnement grâce à un réseau de partenaires
Iterop :
Solution BPM low-code, Iterop permet de créer des applications pour digitaliser les processus de l’entreprise. Avec une approche pédagogique et très ergonomique, cet outil permet aux utilisateurs de dessiner eux-mêmes les processus métiers afin de créer des workflows et suivre les activités grâce à des tableaux de bord.
Points forts :
– Rapide à mettre en place
– Approche innovante
– Facile à prendre en main
SmartProcess :
Logiciel de BPM, de gestion de la qualité et des flux de travail, cet outil SaaS permet de modéliser les processus de l’entreprise, de créer et publier des documents, des diagrammes et de générer des descriptions. Logiciel payant, il est également possible de disposer d’un essai gratuit. En termes de fonctionnalités, le logiciel est très complet : automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. des processus métiers, gestion visuelle de workflowProcessus qui permet d’enchainer de manière automatisée différentes tâches ayant pour but la production d’un produit ou d’un service., mappage de processus, gestion des règles métiers et beaucoup d’autres.
Points forts :
– Service client
– Rapport qualité-prix
ProcessPlan :
Plateforme de processus basée sur le cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations., cet outil propose des fonctionnalités permettant la gestion des ressources humaines, des ventes et des finances. Disponible en SaaS, l’éditeur propose également une version mobile.
Points forts :
– Facilité d’utilisation
– Forte adaptabilité
ProcessGene BPM :
Cet éditeur de logiciel propose un outil de BPM convenant à tout type d’organisation et contient notamment des solutions spécifiques pour les organisations à plusieurs filiales. Reconnu comme leader du marché et avant-gardiste, de nombreuses entreprises à travers le monde utilisent cet outil afin de gérer, de contrôler et d’améliorer les processus métiers.
Points forts :
– Contrôle centralisé et bonne gestion des filiales
– Essai gratuit
Vous avez maintenant un certain nombre de clefs en main pour pouvoir vous éclairer dans votre prise de décision. A souligner que la plupart des éditeurs des logiciels énoncés ci-dessus offrent la possibilité de demander une démonstration, rien de mieux pour se faire une idée encore plus claire de ce à quoi s’attendre.
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