Fiche de paie en ligne : quelle solution utiliser ?

équipe de travail discutant au bureau,salariésLe recours aux fiches de paie en ligne reste parfaitement possible depuis le 12 mai 2009 et l’application de la loi de simplification du droit. Par conséquent, il est possible pour l’entreprise de remettre électroniquement parlant les fiches de paie à ses salariés.

La dématérialisation de la fiche de paie reste particulièrement appréciée, car cela évite au salarié de perdre un document physique. Via un portail en ligne, il pourra directement la retrouver.

Définition d’une fiche de paie en ligne

L’entreprise doit impérativement remettre une fiche de paie à ses salariés. Jusqu’en 2009, la transmission du document s’effectuait de manière physique. Mais depuis l’entrée en vigueur de la loi de simplification du droit, la transmission électronique de la fiche de paie est une réalité.

Cela ne remet absolument pas en cause la périodicité de celle-ci. Notons également que depuis 2018, la société doit absolument transmettre à ses salariés un bulletin de salaire simplifié. En d’autres termes, il s’agit d’un document bénéficiant d’une meilleure visibilité et surtout d’une meilleure compréhension.

La fiche de paie en ligne reprend exactement le même principe à la différence près que celle-ci n’est pas émise sur du papier traditionnel, mais bel et bien au format électronique.

Étant donné qu’il existe un cadre très strict, il est nécessaire de choisir un logiciel approprié pour éditer les fiches de paie en bonne et due forme. Le montant sera automatiquement calculé et une fois établi, le téléchargement du bulletin de salaire sera extrêmement simple pour le salarié. Il dispose également d’un espace sécurisé à travers un coffre-fort en ligne regroupant de nombreux documents liés à son parcours dans l’entreprise. L’édition des données reste parfaitement possible pour la société et avec la bonne solution logicielle, les erreurs concernant le montant de la rémunération seront grandement réduites, tout comme les problèmes liés au prélèvement des cotisations sociales et sur les congés payés.

 

 
Caractéristiques globales
Notoriété de l’éditeur / expertise



Réseau de revendeurs
Ergonomie / Intuitivité




Facilité de paramétrage




Pérennité de la solution (mises à jour)




Accessibilité coûts / enveloppe budget
Fonctionnalités spécifiques
Couverture fonctionnelle (gestion facturation, suivi de l’avancement des affaires)
Personnalisation (taille, effectif, spécificité métier)
Plannings

Mobilité
Fonctionnalités extra
Plateforme / hébergement
SaaS
On premise
Références clients
Société



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Quelle est la réglementation en vigueur concernant la fiche de paie en ligne ?

Il aura fallu attendre mai 2009 pour que la gestion de la fiche de paie en ligne soit possible. Cependant, un accord devait impérativement être instauré entre l’entreprise et le salarié. Mais surtout, cela était vu comme une contrainte majeure.

Alors pour retirer cette contrainte administrative, la législation a été modifiée en 2016. Résultat, les conditions de délivrabilité se veulent beaucoup plus flexibles et l’accord du salarié reste présumé. Par défaut, le salarié fait le choix de recevoir sa fiche de paie en ligne. Mais il peut parfaitement s’y opposer et dans ce cas-là il devra en informer son employeur.

Si par contre le salarié n’émet aucune contre-indication dans ce sens, il recevra automatiquement sa fiche de paie en ligne. De nos jours, il s’agit d’une véritable norme, mais cela ne dispense pas l’entreprise d’effectuer la délivrance du bulletin de salaire en temps et en heure.

 

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Pourquoi opter pour la fiche de paie en ligne pour votre entreprise ?

Indissociable de la comptabilité, la fiche de paie demeure un document essentiel. Elle permet d’établir la relation entre le salarié et l’employeur après le contrat de travail.

Mais il faut savoir que de nombreuses obligations légales sont à respecter et en aucun cas l’entreprise ne doit s’accorder certaines largesses sur le sujet.

Pour que la fiche de paie en ligne soit établie en bonne et due forme, il est impératif de reprendre un ensemble de calculs et de définir le niveau des cotisations sociales. Cela permet au salarié de comprendre la nuance entre son salaire brut et son salaire net.

En investissant dans un logiciel de paie permettant d’établir des bulletins de salaire en ligne, l’entreprise bénéficiera de plusieurs avantages.

Tout d’abord d’un point de vue opérationnel, car établir des bulletins de paie sur papier est une opération chronophage, tout comme gérer la rémunération dans sa globalité, l’édition des congés ou encore le prélèvement immédiat une fois le bulletin de salaire établi. Cela nécessite de mobiliser les équipes de la comptabilité alors qu’elles pourraient se concentrer sur d’autres opérations permettant d’apporter une véritable valeur ajoutée.

Mais ce n’est pas tout, une fiche de paie en ligne sera synonyme de sérénité lorsque vous travaillez avec un prestataire de paie. Le sérieux de celui-ci permettra de réduire drastiquement les erreurs potentielles et bien évidemment d’avoir des bulletins de salaire en parfaite conformité avec la législation en vigueur.

Le dernier avantage pour l’entreprise est d’ordre financier. Il y aura plus de dépenses nécessaires pour l’impression des fiches de paie, même constat concernant leur envoi par la poste. Cette dématérialisation reste donc bénéfique pour l’entreprise, tout en considérant en plus des économies sur les frais de stockage.

Pour les entreprises, choisir le bon logiciel de paie reste obligatoire pour bénéficier de nombreux avantages. Peu importe le modèle que vous aurez sélectionné pour établir les fiches de paie, les informations sont sécurisées et les fonctionnalités particulièrement pratiques. Découvrez notre étude sur les dépenses moyennes des entreprises pour l’acquisition d’un logiciel de paie (SaaS ou On Premise).

 

Best Paye (bestpaye.fr) : la solution a été propulsée en 2006, elle permet le traitement de la paye en ligne, sans abonnement, sans engagement et sans frais de résiliation. Le prix dépend de la quantité de crédits que vous choisissez, pour éditer les documents. Trois packs de crédits sont possibles : DÉCOUVERTE entre 10 et 29 crédits achetés 7.00€ par crédit (correspond à 1 bulletin de salaire ou un autre type d’édition de document, selon conditions) ; CONFORT entre 30 et 149 crédits achetés 6.50€ par crédit ; EXCELLENCE entre 150 et 500 crédits achetés 6.00€ par crédit.

Quick Paie (quickpaie.com) : logiciel en ligne de création instantanée de fiche de paie téléchargeable, modifiable. Les prix varient en fonction du nombre de bulletins de paie créés : 1 fiche de paie coûte 8,90€, 2 à 3 fiches de paies : 7,90€ par salarié, 4 à 12 fiches de paie : 5,90€ par salarié, 13 ou plus : 2,90€ par salarié. La modification des bulletins de paie est incluse, donc gratuite.

 

Les avantages de la fiche de paie en ligne pour les salariés

Comme vous venez de le voir, les avantages sont multiples pour une entreprise. Mais la fiche de paie en ligne présente également de nombreux atouts pour le salarié. En effet, ce dernier pourra en prendre connaissance à n’importe quel instant et les télécharger à sa convenance.

Auparavant, il était nécessaire de se rapprocher du service de comptabilité pour en faire la demande. Mais désormais, ce ne sera plus le cas et le salarié gagne incontestablement en autonomie. Le fait de disposer directement d’une fiche de paie en ligne facilite les démarches administratives.

De plus en plus de services numériques sont disponibles, nécessitant alors de scanner le bulletin de paie en version papier. Or, si le salarié ne dispose pas de scanner, il devra trouver une autre solution de substitution.

Conclusion

Comme vous le voyez, la fiche de paie en ligne présente de nombreux avantages sur le plan de la gestion et elle reste aujourd’hui une norme. Si vous aussi vous souhaitez franchir le pas, utilisez immédiatement notre comparateur de logiciels de paie. De cette façon, vous trouverez la solution la plus appropriée par rapport à votre usage.

En téléchargeant le logiciel de paie, vous accéderez aux bonnes fonctionnalités vous permettant d’éditer comme il se doit tous les documents nécessaires et de façon sécurisée dans un coffre-fort spécifique. Leur traitement est immédiat, avec la possibilité de choisir le modèle le plus adapté. L’édition des données obligatoires se veut extrêmement simple et la rémunération des salariés le sera tout autant.

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