Sommaire L’évolution technologique a transformé les méthodes de travail. C’est tout naturellement que la gestion financière profite de ces avancées pour une optimisation des opérations comptables. Comment dès lors profiter des avantages d’un logiciel ERP pour assurer la clôture des comptes ?
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Harmonisation des processus comptables
La clôture des comptes de votre entreprise passe donc par une méthodologie rigoureuse dans votre gestion financière et comptable. À cet effet, l’un des premiers piliers de cette méthodologie est l’harmonisation de vos différents processus comptables.
Concrètement, cela signifie opter pour des leviers qui vous permettront de réduire le risque d’erreurs au sein de vos opérations et rapports de comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise.. Il en existe d’ailleurs deux principaux qui permettent d’optimiser l’ensemble de ces processus.
Automatisation des processus comptables
Le premier levier d’une harmonisation comptable efficace réside dans l’automatisation. Avoir des processus standardisés et automatisés permet de gagner en performances, en limitant les interventions manuelles.
Il en résulte un gain de temps et des erreurs évitées grâce à une cohésion de tous les instants dans les données traitées. À titre d’illustration, une étude réalisée par le cabinet d’auditExpertise professionnelle permettant de juger l’état d’un dossier, processus ou système dans l’entreprise. Peut-être un audit de système d’information. financier EY fait état de 65% des DAF ayant franchi le cap de l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine..
Centralisation des processus comptables
La centralisation est, au même titre que l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine., un levier permettant une meilleure harmonisation comptable. En tant que responsable comptable ou financier, plus vous avez à gérer une grande quantité de dossiers, plus la probabilité d’un nombre croissant de documents augmente.
Il est donc nécessaire que vos documents comptables soient numérisés. Par ailleurs il est important que ceux-ci soient stockés sur un serveurOrdinateur dédié à l’administration d’un réseau mettant ses ressources à la disposition d’autres ordinateurs. sécurisé et rassemblés à un endroit unique. Cela évite les pertes de temps consacré à la recherche de documents. Se doter d’un PGI bénéficiant outre du module comptable, de la gestion électronique des documents (GED) est un requis.
Automatisation en continu
L’un des défis de la gestion comptable réside dans le traitement des dossiers dans les délais impartis. Selon une étude de l’Institute Management of Accountants (IMA), deux tiers des professionnels comptables sondés affirment faire face à une pression pour accélérer la clôture des comptes. Cela est forcément vecteurs d’heures supplémentaires pour respecter les deadlines relatives au Reporting Financier.
Une automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. permanente représente une réponse adaptée à cette problématique. Elle permet de réduire des délais de traitement en limitant les interventions humaines. Tout en abordant les différents processus avec un maximum de flexibilité.
Systématisation des contrôles et des tâches liées à la clôture
Assurer la clôture des comptes de manière optimale passe par une approche proactive de l’ensemble des processus. La systématisation des contrôles permet en ce sens de déceler toute erreur et de la corriger avant la phase critique de la clôture comptable. Il va sans dire qu’une erreur décelée en fin d’exercice est vecteur de stress. Elle ne fera par ailleurs qu’augmenter un peu plus les risques d’erreurs supplémentaires.
Par ailleurs, il est préférable d’anticiper la clôture des comptes. Cela passe par la nécessité de contrôler systématiquement les tâches et documents liés à cette clôture. Et ce, tout au long de l’exercice comptable.
Vous avez la possibilité d’établir des situations comptables intermédiaires en cours d’exercice. Votre ERP comptable vous sera d’une grande utilité en ce qu’il éditera ce bilan comptable automatiquement. Ce qui vous permettra de procéder à son contrôle. Il en est de même de documents tels que :
- Le compte de résultat
- Les déclarations fiscales (IS, IR, TVA, etc.)
- La liasse fiscale
Outre ces documents, le contrôle de certaines tâches en cours d’exercice facilitera la clôture :
- Tri et de la comptabilisation des factures
- Charges à payer et factures non parvenues
- Factures à établir
- Produits constatés d’avance
- Comparaison entre le compte 512 et le relevé bancaire
L’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. et l’anticipation vous permettront ainsi de vivre la période de clôture comptable de façon plus détendue.
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