Comment choisir son logiciel de gestion de maintenance ?

Le choix d’un logiciel de GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur) est une tâche importante. Elle a un impact sur votre organisation pour de nombreuses années. Un logiciel de GMAO mal adapté peut entraîner des temps d’arrêt, des pertes de profits et même démotiver vos collaborateurs. Pour vous assurer d’effectuer la meilleure sélection voici quelques conseils.

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Synchroteam

Impliquez toute l’entreprise pour évaluer l’existant

La meilleure façon de sélectionner un logiciel de GMAO est de faire participer des collaborateurs de tous niveaux et de tous les départements de l’entreprise. Cela permet d’avoir une perspective plus large des besoins actuels en matière de maintenance et de gestion des interventions, installations au sein de l’organisation. Ce comité intra-entreprise doit examiner le système actuel. Une compréhension approfondie du système actuellement en place, de ses forces et de ses faiblesses, mettra en évidence certains défis que doit résoudre le nouveau logiciel de GMAO.

Le comité doit procéder à des interviews des utilisateurs actuels. Les enquêtes et les entretiens doivent être utilisés pour comprendre les besoins et les frustrations des utilisateurs du système de GMAO actuel. Les services de l’entreprise les plus particulièrement concernés sont :

  • La comptabilité
  • Les achats
  • La gestion de l’inventaire
  • Le soutien et infrastructure
  • La planification des tâches
  • La gestion des bons de travail

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Les enquêtes sont réalisées auprès du public le plus large possible, depuis les employés de base jusqu’à la Direction. Les entretiens doivent être principalement menés auprès des responsables fonctionnels. Cependant, l’ajout d’un petit nombre de personnel local de soutien à la liste apportera un éclairage supplémentaire bienvenu.

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Praxedo logiciel de gestion des interventions

Élaborez un document sur les exigences prioritaires

Le premier résultat attendu du comité de sélection est un cahier des charges détaillé. Ce document devrait consister en une description hiérarchisée de tous les besoins de l’organisation en matière de logiciels de GMAO. L’élaboration de ce document d’exigences ajoute de l’objectivité au processus de sélection. Il permet à ceux qui consultent les différentes candidatures de fournisseurs de se concentrer sur les spécifications plutôt que sur la présentation. Ce document met en évidence les lacunes de la GMAO actuelle. C’est notamment le cas en ce qui concerne l’interface avec d’autres systèmes et la présentation des rapports. Les nouvelles exigences-clés doivent également être clairement identifiées.

 

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Evaluez rigoureusement les coûts

Malgré les gains évidents en termes d’efficacité et de réduction des temps d’arrêt, les solutions de GMAO comportent un élément de coût qui doit être plus particulièrement pris en compte. Idéalement, un budget, ou au moins une fourchette de budget, sera identifié à l’avance. Les options à prendre en considération comprennent des solutions sur site et des solutions hébergées. Les logiciels sur site sont installés et exploités à partir des serveurs et des matériels internes d’une organisation. Une solution hébergée permet à une organisation d’avoir son logiciel de gestion de la maintenance informatisée dans le nuage et accessible via Internet. Les avantages d’une GMAO en SaaS sont globalement les mêmes que pour toutes les autres solutions d’entreprise qui sont exploitables selon ce mode de fonctionnement.

Travaillez de concert avec vos fournisseurs

Il est très utile de formaliser une demande de proposition. La sélection d’une solution de GMAO n’est pas une mince affaire. Toutes les candidatures doivent être examinées dans le cadre d’un processus formel de demande de propositions. Exigez surtout que chaque fournisseur de solutions de GMAO procède, en local ou sur le web, à une démonstration des capacités du système. Ne négligez pas l’aspect formation. Même si la solution de GMAO choisie vous paraît idéale, ces logiciels ont souvent une courbe d’apprentissage abrupte. Il est important d’inclure la formation et l’assistance utilisateur en tant que paramètres essentiels à l’évaluation de tout fournisseur. Dans le cadre de l’appel d’offres, il convient de demander à chaque éditeur de fournir des listes de ses clients actuels à titre de référence. Ces références devraient être contactées afin d’évaluer les carences et les points forts de chaque système.

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