Maintenance d'un logiciel ERP : 7 éléments essentiels à savoir | CELGE

7 choses à savoir lors de la maintenance d’un logiciel ERP

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Logiciel ERP abas

Votre système ERP est-il en place mais vous n’êtes pas sûr des étapes à suivre pour le maintenir ? Celge a détaillé 7 détails importants dont vous devez avoir conscience pour assurer la bonne maintenance de votre ERP.

1. Comprendre votre logiciel ERP pour anticiper

Commencez par vous renseigner sur le logiciel ERP que votre entreprise utilise.

Lisez les manuels fournis, renseignez-vous sur l’éditeur qui a développé la solution. Recherchez l’entreprise qui a implémenté le système pour vous et menez vos investigations afin de savoir quelles entreprises concurrentes utilisent l’ERP.

De cette façon, vous aurez une idée globale de la place de l’ERP sur le marché et de sa capacité à répondre aux besoins de votre entreprise.

Vous en apprendrez également sur les limitations ou les logiciels associés, vous permettant de comprendre le spectre complet des technologies à votre disposition.

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2. Évaluez vos capacités internes

Certaines entreprises ont des spécialistes ERP au sein de leur service informatique. Ce n’est certes pas le cas pour toutes les entreprises, mais il est toujours utile de savoir si vous disposez en interne de profils capables de mener à bien cette tâche de maintenance.

Si ce n’est pas le cas, alors vous aurez recours soit à un consultant tiers, soit vous paierez pour le plan de maintenance proposé par le fournisseur ERP le cas échéant.

Il sera probablement plus avantageux pour votre entreprise, notamment lorsque vous êtes une TPE ou une PME, d’avoir recours aux services d’un consultant tiers pour cette tâche.

3. Pesez les options financières

Déterminer un plan de maintenance d’ERP et choisir quel profil en aura la charge est une décision qui ne doit pas être prise à la légère.

Les entreprises devraient évaluer les avantages / inconvénients d’un plan de maintenance des fournisseurs ERP et voir s’il correspond à leurs plans technologiques généraux. Généralement, les entreprises tirent avantages d’une ESN proposant des consultants. Ces sociétés de consulting disposant souvent de profils propres à des catégories d’ERP spécifiques.

Quoi qu’il en soit, votre plan de maintenance doit refléter vos stratégies technologiques générales. Les décisions financières doivent rester en accord avec le rythme que votre service informatique met en œuvre. Ce plan doit prendre en charge les changements à l’échelle du système. Ne surestimez pas la vitesse à laquelle votre entreprise est prête à bouger et veillez à ne pas surcharger votre service informatique avec plus qu’il ne pourra gérer.

4. Définissez les paramètres d’une entente de niveau de service

Les ententes de niveau de service (SLA) sont une partie importante de la passation de marchés de services de maintenance. Pour un service tiers ou une maintenance directe par le fournisseur, vous devez insister sur une politique SLA clairement expliquée.

Une SLA définit généralement différents niveaux de gravité lorsque des problèmes surviennent. Le niveau de problème

ERP Sage 100 vs Odoo
ERP Odoo versus Sage 100

dicte la rapidité avec laquelle votre fournisseur de services répondra et la rapidité avec laquelle il apportera une solution au problème.

Par exemple, le problème le plus urgent peut être défini comme une défaillance complète du système et nécessite contractuellement une réponse dans les 30 minutes suivant la notification. Un problème moins urgent, tel qu’un bogue système mineur n’affectant pas les systèmes importants et n’étant pas nécessaire au service client, peut attendre la prochaine vérification de service planifiée. Les SLA exemptent l’entreprise des frais exponentiels propre à une intervention spécifique.

La définition claire de l’urgence aidera à éliminer la confusion et la frustration de vos interactions avec les services.

5. Planifiez votre cycle de vie ERP

Afin de réduire les coûts, votre entreprise doit planifier l’utilisabilité de votre ERP :

  • Fréquence des mises à niveau
  • Cycle de vie prévu pour la plateforme

Vous devez peser les coûts de maintenance à court et à long terme pour déterminer le moment opportun d’une mise à niveau ou d’une nouvelle plate-forme.

Tous les cinq ans, le cycle de vie doit être réévalué afin que les achats de maintenance reflètent le cycle sur lequel vous vous trouvez.

Par exemple, si vous décidez d’essayer une nouvelle plateforme, les contrats de maintenance peuvent être réduits en termes de service et de durée en préparation du changement.

6. Sécurité

Maintenez les mesures de sécurité appropriées en effectuant des sauvegardes régulières et des restaurations du système.

L’installation de correctifs dès leur disponibilité aidera à prémunir votre entreprise des cyber-attaques et de vols de données.

7. Examen des systèmes

Un examen du système est un type de bilan de santé pour les systèmes ERP. Il doit être effectué périodiquement afin d’évaluer la fonctionnalité du système et résoudre tout problème qui pourrait le ralentir.

Les mises à jour ou mises à niveau sont évaluées, votre entreprise acquérant une vision plus claire des opportunités d’amélioration et du budget requis.

En suivant ces conseils, vous garderez votre système en parfait état de fonctionnement. Le conseil d’administration sera heureux que vous respectiez votre budget logiciel. L’ensemble du personnel sera sur la même longueur d’onde avec une feuille de route claire pour la gestion des ressources de l’entreprise au fil des années.

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