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La maintenance de votre ERP est au moins aussi importante que son achat.
Ses qualités et ses capacités qui vous ont conduites à son acquisition doivent impérativement être maintenues dans les meilleures conditions opérationnelles.
Si ce n’est pas le cas l’ERP peut devenir un fardeau pour la gestion de votre entreprise. Dans les cas extrêmes il faudra renoncer à son utilisation et envisager une nouvelle acquisition.
Les torts causés à votre entreprise seront alors difficilement quantifiables mais bien réels.
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Toutes et tous doivent bien le connaître
L’ERP dont vous avez fait l’acquisition doit être maîtrisé par toutes et tous ceux qui l’utilisent au quotidien. Elles et ils doivent bien comprendre les raisons qui ont motivé cet achat. Elles sont intimement liées à un besoin d’accroissement de la productivité et de la performance de l’entreprise. Ce sont elles qui assurent sa croissance.
Il convient donc que les personnels soient formés à l’emploi des fonctions qui facilitent leurs tâches quotidiennes et permettent d’exercer leurs compétences pour satisfaire les besoins stratégiques de leur organisation.
L’autoformation, à l’aide de tutoriels ou simplement en lisant les manuels, est essentielle. Elle l’est d’autant plus lors de la mise à jour de l’ERP.
Les nouvelles fonctionnalités doivent être maîtrisées. Tout le monde doit s’habituer à de nouvelles expériences utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service.. Il peut s’avérer utile d’apprécier sur une base régulière le niveau de compréhension et d’utilisation de l’ERP par ses utilisateurs.
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Fixez puis évaluez votre retour sur investissement
Dès l’acquisition de votre ERP pensez au retour sur investissement que peut procurer l’assurance de son maintien à niveau. Ce doit même être un des arguments les plus importants lors de votre décision d’achat. N’hésitez pas à faire figurer cette préoccupation en tête de votre cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné.. Le plan de maintenance proposé par l’éditeur doit être complet et précis. Il est vrai que dans ce domaine les ERP hébergés sur le cloud disposent naturellement de tels avantages de maintenance. Il n’empêche que leur exploitation doit être assujettie à un SLASLA (Service Level Agreement ou « Entente au Niveau de Service) : Il s’agit d’un contrat ou d’une partie de contrat par lequel un prestataire de service s’engage à fournir un ensemble de services à un ou plusieurs clients. Les clauses contractuelles définissent des objectifs précis et un niveau de service que les clients seront en droit d’attendre. (Service Level Agreement – entente de niveau de service). Il garantit la meilleure disponibilité possible pour les fonctionnalités de votre ERP virtualisé. Il établit notamment les temps de réaction maximum de l’opérateur ERP/cloud aux défaillances de la plateforme.
La maintenance de l’ERP est itérative par nature
Si un bon niveau de sécurité est essentiel au fonctionnement de votre ERP, il ne garantit pas à lui seul le meilleur niveau opérationnel. Il convient néanmoins d’installer régulièrement les mises à jour et autres correctifs. Pour assurer les meilleures performances de votre ERP déterminez son cycle de vie dès son achat. Définissez ses coûts opérationnels à court et long terme. La décision de son remplacement, ou de sa montée en puissance, doivent correspondre au plan de développement de l’entreprise. La plupart des éditeurs proposent des solutions aux capacités augmentées par paliers. Si les coûts de maintenance de votre ERP dépassent un certain plafond réduisez-les progressivement avant de passer à une autre solution. Enfin, procédez à une évaluation régulière de votre ERP. Son remplacement peut avoir des conséquences importantes sur le workflowProcessus qui permet d’enchainer de manière automatisée différentes tâches ayant pour but la production d’un produit ou d’un service. de l’entreprise. Un tel passage en revue, notamment de l’efficacité de l’installation des mises à jour, donne des indications précieuses quant à la pertinence d’une poursuite de la maintenance.
