Sommaire La Gestion Electronique de Documents (GED) est une ressource essentielle au bon fonctionnement des entreprises. Bien avant le virage digital global, elles ont utilisé des systèmes automatisés pour gérer leurs fonds documentaires. Du simple stockage de documents légaux à l’utilisation en temps réel de plans pour la production, les logiciels de GED arborent aujourd’hui de nombreuses fonctionnalités.
Ce sont leur nombre, leur complexité et leurs capacités de traitement qui déterminent le coût d’acquisition du logiciel.
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La gestion documentaire actuelle s’applique à 6 domaines
Le logiciel GED est passé d’un mode d’exploitation local à une mise en œuvre en réseau. Comme toutes les applications professionnelles, elle s’est adaptée aux ressources d’internet. La GED est désormais massivement exploitée sur le Cloud.
Et les logiciels de GED actuels couvrent 6 domaines principaux d’applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. :
- la production,
- l’acquisition,
- l’archivage,
- l’intégration,
- la diffusion
- et la gestion du workflowProcessus qui permet d’enchainer de manière automatisée différentes tâches ayant pour but la production d’un produit ou d’un service..
La phase de production est celle qui consiste à générer des documents directement exploitables par le système de GED.
Lors de la phase d’acquisition, on numérise des documents physiques pour qu’ils soient exploitables par le système.
L’archivage permet de préserver tout ce qui constitue le fond documentaire de l’entreprise.
L’intégration est un processus puissant des systèmes GED de nouvelle génération. Il a été rendu possible grâce à l’intégration de certaines fonctions d’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. dans les systèmes d’exploitation récents.
La diffusion permet d’utiliser en temps réel les flux documentaires pour automatiser le déclenchement d’actions.
La gestion du workflowProcessus qui permet d’enchainer de manière automatisée différentes tâches ayant pour but la production d’un produit ou d’un service. rend possible une supervision intégrale des processus documentaires. Les échanges de documents respectent des processus bridés, validés par la direction.
Le prix d’un système GED est composé grâce à plusieurs paramètres
Comment est composé le prix d’une GED ?Pour le découvrir, comprenez tout d’abord les pré-requis pour l’installation d’une telle solution.
Pour produire les documents, le module coûte généralement le même prix partout, il suffit de disposer d’un module de transcodage comme un convertisseur PDF par exemple. Vous stockez ainsi les différentes versions de vos fichiers sous leur format original et sous une version transcodée lisible pour tous ceux qui disposent d’un lecteur approprié.
L’étape d’acquisition permet de n’utiliser que cette seconde version de fichier transcodé. Cette phase, tout comme celle de l’archivage, nécessitent de l’espace disque. Le stockage des fichiers en local est plus cher et plus contraignant que sur le CloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations..
Ensuite, l’intégration nécessite surtout un travail de configuration, voire de programmation, pour lequel il faut souvent faire appel à un spécialiste.
La gestion du workflow nécessite les mêmes ressources. Les tableaux de bord de pilotage du workflowProcessus qui permet d’enchainer de manière automatisée différentes tâches ayant pour but la production d’un produit ou d’un service. sont facilement utilisables par des opérateurs qui y sont formés.
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Si le prix d’un système de GED, qui varie entre 20 000 et 50 000 euros, dépend des modules que l’on choisit, il faut aussi considérer les coûts induits.
Les coûts induits
L’installation est une étape cruciale pour le bon fonctionnement de la GED, surtout si elle est exploitée en réseau. L’aide du fournisseur de la solution est à deviser clairement par ce dernier. Plus le système est complexe, et ses options nombreuses, plus les besoins de formation sont importants. Il faut donc prévoir un budget approprié. Notez que cet apprentissage peut souvent être dispensé à distance par télé formation.
Enfin, la maintenance du système GED est très importante pour l’optimisation de son fonctionnement. Vous devez vous assurer de disposer de la dernière version du logiciel et vérifier l’intégrité de vos sauvegardes.
La GED en SaaS révolutionne sa tarification
Les systèmes GED les plus récents sont disponibles en tant qu’offre SaaS (Software as a Service). Toutes les tâches de gestion documentaire ne sont plus exécutées localement mais sur l’infrastructureDans le domaine de l’informatique, l’infrastructure désigne l’ensemble du matériel de l’entreprise, qualifié aussi de Hardware (en opposition aux logiciels / Software). On y retrouve par exemple les serveurs, la sécurité, les PCA/PRA, les baies de brassage, etc… Dès maintenant,Identifiez la solution qui correspond à vos besoins ! Comparateur et Évaluateur de solutions d’infrastructures TI d’un opérateur de services CloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations..
Les avantages d’un tel mode d’exploitation sont nombreux. L’accroissement de l’espace de stockage est automatisé en fonctions des besoins, il est facturé à l’utilisation.
La sécurité des informations est garantie par l’opérateur. D’une part il peut appliquer des règles d’accès strictes, d’autre part il peut répliquer les données sur plusieurs data centers pour limiter les pertes d’informations en cas de pannes.
Grâce à l’accès internet au CloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations. le nombre d’utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service. n’est pas limité (mais attention, le nombre d’utilisateurs concourt à l’élaboration du prix du logiciel).
Des processus complexes de traitement des documents (OCR, reconnaissance du langage naturel, etc.) sont effectués sur des serveurs de cloud computingSe dit aussi Cloud. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations. Par convention on subdivise le Cloud Computing en trois catégories : SaaS, PaaS et IaaS. puissants. Leurs coûts opérationnels et de maintenance sont compris dans l’abonnement.
Outre l’absence de coûts liés à l’acquisition et à l’exploitation d’un système de GED local, la GED en mode SaaS peut n’être facturée qu’à l’utilisation. C’est un argument de poids pour les entreprises qui disposent de peu de moyens mais qui souhaitent intégrer une Gestion Electronique de Documents dans leurs processus-métiers.
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