8 Logiciels GED gratuits et leurs limites | CELGE

8 Logiciels GED gratuits et leurs limites

gedQu’ils soient gratuits ou sous licence Open Source, les logiciels de Gestion Electronique de Documents sont assez nombreux. La plupart d’entre eux proposent les fonctions de base que l’on est en droit d’attendre de ce type d’application. Certains sont très performants et proposent des solutions innovantes. Cependant, ils ont tous des limites que l’on ne retrouve pas en employant des solutions pros payantes. Les premières, et non des moindres, sont l’absence de localisation et de maintenance.

Voici 8 des ces solutions GED gratuites et leurs limitations

Open Doc Man

Open Doc Man et l’un des rares logiciels de gestion documentaire Open Source qui s’utilise uniquement depuis un navigateur. Il est exploitable directement sur le réseau interne de l’entreprise. Il est réputé pour sa gestion et son accès facile aux documents. Son utilisation et son installation sont également très aisées et il bénéficie de mises à jour constantes. Cependant, Open Doc Man bien qu’Open Source propose également une distribution payante.

Dès maintenant,

Comparez les logiciels GED du marché

Les utilisateurs reprochent à l’édition de la communauté d’exposer de trop nombreux bugs qui ne sont pas toujours rapidement corrigés. D’autre part il n’existe aucun client qui assure la synchronisation du répertoire local avec le référentiel.

 

Alfresco

Alfresco et un logiciel de GED résolument destiné à un usage en entreprise. La gestion des flux de documents, contenus web, images et référentiel sont parfaitement intégrés. Malheureusement, sa prise en main s’avère compliquée.

ibm versus alfresco
Comparatif des GED IBM versus Alfresco

Cela est certainement dû au grand nombre de fonctionnalités qui sont proposées. Cette complexité se retrouve également au niveau de l’administration. En effet, les paramètres de sécurité du système ne peuvent être modifiés que par un administrateur. Cela ne favorise pas l’agilité du système. De plus, les utilisateurs ont signalé que les API proposées pour un accès direct aux fonctions n’était pas très cohérentes. Il peut donc s’avérer difficile de les utiliser de concert au sein d’applications tierces.

Nuxeo

Nuxeo est un logiciel de GED qui favorise la réduction des temps de recherche et de récupération de vos documents d’entreprise. La capture y est grandement simplifiée. Elle peut s’effectuer aussi bien par courrier électronique qu’en numérisant des contenus. L’application fournit des journaux d’audit détaillés qui permettent de suivre précisément les cycles de vie de vos documents. Les fonctions avancées et performantes ne sont pas sans contrainte. La courbe d’apprentissage pour les débutants peut s’avérer assez abrupte et longue. Qui peut le plus peut le moins. Comme les fonctions de personnalisation sont très développées, la création d’un système sur mesure peut s’avérer complexe. Ce n’est certainement pas ce que souhaite une entreprise qui ne dispose pas de personnel spécialisé dans la GED.

Knowledge Tree

Knowledge Tree est un système de GED réputé depuis de nombreuses années. Cette application à tout d’une grande. Elle intègre toutes les fonctionnalités que l’on est en droit d’attendre d’un logiciel de GED professionnel avancé. Le workflow est très riche et repose sur l’emploi de métadonnées est d’un référentiel complet. Knowledge Tree prend en charge WebDAV et permet des recherches avancées dans les contenus. Cependant, ses capacités professionnelles indéniables en font un logiciel de GED peu intuitif. En effet, les logiciels Open Source on tendance à être plus simples d’utilisation. On peut également reprocher à une application de ce niveau de ne pas assurer une bonne synchronisation des contenus. Lorsque l’on emploie box.com pour la synchronisation entre les documents locaux et distants, on doit l’effectuer manuellement. Il faut par exemple effacer des fichiers inutilisés à la main à la fois dans le répertoire box.com et dans celui de Knowledge Tree.

 

Feng Office

Anciennement appeler Open Goo, Feng Office est un logiciel de gestion documentaire qui fait la part belle à la collaboration. En plus de grandes possibilités d’interaction sur les documents entre les employés d’une même société, elle est aussi possible avec les clients. C’est donc plus une gestion de projet orientée documents qui intègre même une gestion des tâches et des tableaux de bord pour gérer le workflow documentaire. Malheureusement, les fonctions de recherche documentaire laissent à désirer. Ce sont pourtant elles qui doivent être privilégiées au sein d’un système de GED. De plus, la création de modèles sur mesure est très chronophage et nécessite des connaissances sérieuses et des ressources. Enfin, on peut déplorer qu’à chaque nouvelle version certaines fonctions soient supprimées de la version communauté pour devenir payantes dans la version commerciale.

 

Logical Doc

logical doc

Logical Doc dispose d’une version Community Edition (CE). Il s’intègre particulièrement bien avec WordPress et Joomla. Il supporte Dropbox, HTTPS et WebDAV, c’est donc une solution de GED communicante très complète. On peut cependant lui reprocher une interface très vieille école qui contraste avec des solutions procurant une meilleure expérience utilisateur. Cette aridité de l’interface couplée à un grand nombre de fonctions professionnelles en font un logiciel difficile à maîtriser. Les nombreuses fonctionnalités, notamment de personnalisation et de reporting, nécessitent le recours à des administrateurs initiés. Comme toute solution puissante elle exige une formation importante des personnels qui doivent l’employer.

 

Bitrix24

Bitrix24 dispose d’une version gratuite ce qui n’empêche pas ce logiciel de ne pas être réellement un système de GED. Très populaire grâce à sa version en téléchargement gratuit l’application expose de nombreuses lacunes en ce qui concerne la GED. C’est plutôt un excellent CRM qui intègre de grandes capacités de gestion d’équipe. Ses fonctions documentaires sont plutôt limitées à la communication interne. Ce que l’on peut reprocher à cette plate-forme c’est surtout le manque d’assistance utilisateur. De plus, de nombreux bugs sont signalés par les utilisateurs. Ils sont souvent difficilement reproductibles sur différentes plateformes ce qui les rend très difficiles à corriger.

 

Mayan EDMS

Mayan EDMS est un excellent système de gestion documentaire Open Source. Il propose toutes les options de base dont on a besoin comme le versionning, un workflow complet, un design responsive, et un excellent référencement des documents. Il dispose en outre d’une capacité de configuration depuis le web et d’une excellente API fonctionnant en mode REST. Malheureusement comme de nombreux systèmes de GED gratuits, seule la langue anglaise est disponible pour l’interface. On peut également regretter que l’exploitation de cet outil GED ne puisse s’effectuer que depuis le Cloud, même privé. La facilité d’emploi de l’application peut être contrebalancée par le besoin que l’on aura de compétence en virtualisation.

 

Conclusion

Il est important de prendre le temps de lister les avantages et inconvénients des logiciels gratuits de gestion documentaire, avant de vous lancer dans son installation. Comparez bien les fonctionnalités et limites de chaque solution informatique avant de faire votre choix car le paramétrage des premières données au sein du logiciel va vous nécessiter du temps et de l’énergie : cela doit se révéler rentable très rapidement pour votre entreprise. Comparez toutes les solutions GED en ligne sur notre comparateur ou contactez-nous pour des conseils sur mesure.

Dès maintenant,

Comparez les logiciels GED du marché

Comme plus de 20 000 personnes par mois,appuyez-vous sur notre expertise en consultant :

+

Houhou, en moins de 5 min., obtenez un comparatif gratuit des éditeurs de logiciels de gestion d'entreprise ! +7 000 solutions référencées.

Par ici !