GED et dématérialisation : objectif zéro papier ? | CELGE

GED et dématérialisation : objectif zéro papier ?

L’aire de la transformation numérique pousse de plus en plus d’entreprises à faire le choix de la dématérialisation. Ce concept, très large, a de nombreuses répercussions sur la vie de l’entreprise et sur ses processus métiers. Parmi les outils disponibles pour accomplir l’ambitieux projet du « zéro papier », les solutions de GED – Gestion Électronique des Documents – dont les performances laissent rêveur – sont les plus prisée. Pour beaucoup, faire le choix de la dématérialisation est une décision motivée par le souci écologique de diminution des ramettes de papier. 

Préoccupation légitime quand on sait que les entreprises françaises usent plus de 900 000 tonnes de déchets de papiers et ce, chaque année. En réalité, il ne s’agit pas là de la fonction première d’une GED et ces solutions ont en réalité de nombreuses finalités.

Lire aussi : « Les différents critères de comparaison pour choisir sa solution de GED (Gestion Électronique des Documents)« 

 

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Une GED, bien plus qu’une économie de papier

Bien que la GED soit un outil largement plébiscité pour viser le « zéro papier », il a d’abord été pensé pour servir d’autres desseins. Une solution de GED n’est pas qu’un instrument de digitalisation de l’écrit mais une administration informatique de tous les documents inhérents à la vie quotidienne de l’entreprise, et ce, de leur création jusqu’à l’expiration de leur DUA (Durée d’Utilité Administrative). Cela concerne tous les fichiers techniques, documentations en cours, factures, courriers, pièces archivées qu’ils soient produits sur support papier ou qu’ils transitent en réseaux.

En somme, une GED va faciliter la gestion des documents entre l’entreprise et ses interlocuteurs externes, mais aussi – et surtout – internes. Une GED va constituer une base de donnée documentaire, indexée et accessible par tous les salariés. Ce système garantit d’une part l’intégrité des informations ou leur validité, et d’autre part les modalités d’usage des ces documents (exportation, modification, partage, DUA…). La structuration d’une base documentaire suppose la numérisation des documents, mais également la conservation et la mise à jour de l’historique de ces derniers. Une solution de GED officie à la manière d’une boîte noire, et l’utilisateur est en mesure de connaître « la vie » de chaque document sur demande. Par exemple, quand une facture a été émise, transmise, reçue, payée ou bien encore quand une documentation technique a été modifiée, et par qui. 

Par ailleurs, une GED gère aussi « la mort » des documents : la durée de validité est déterminée en amont et conditionne la période durant laquelle le document pourra circuler ou être consulté. Ce cycle s’achève par l’archivage d’une version inaltérable, liée à un historique détaillé. Le système d’une GED prévient ainsi la diffusion d’informations qui seraient désuètes et permet de valider leur(s) support(s) de diffusion.

 
Sage

Cegid

Microsoft

SAP

Divalto
Caractéristiques globales
Notoriété de l’éditeur / expertise



Réseau de revendeurs
Ergonomie / Intuitivité




Facilité de paramétrage




Pérennité de la solution (mises à jour)




Accessibilité coûts / enveloppe budget
Fonctionnalités spécifiques
Couverture fonctionnelle (gestion facturation, suivi de l’avancement des affaires)
Personnalisation (taille, effectif, spécificité métier)
Plannings
CRM
Comptabilité
Fonctionnalités extra
Plateforme / hébergement
SaaS
On premise
Références clients
Société
Marchand

Kusmi Tea

Michael Hill

Norsilk

Soditen
Témoignage« Les Editions Pilotées de Sage offrent une grande flexibilité dans le paramétrage des indicateurs de performance et des statistiques. » David Véry, PDG de Marchand« Quand vous faites de l’omnichannel, vous avez besoin qu’une opération soit enregistrée en temps réel dans votre gestion commerciale, votre gestion financière et votre supply chain. » Bruno Contrepoids, responsable informatique de Kusmi Tea« Avec Microsoft, nous pouvons faire correspondre des technologies optimales avec des processus commerciaux hors du commun qui nous permettront de poursuivre le développement de nos marchés et d’adopter de nouveaux modèles commerciaux. » Matt Keays, CIO de Michael Hill
« Les points forts de SAP business one, en particulier, sont sa flexibilité et sa facilité d’utilisation, mais aussi son environnement intrinsèque.  » Sylvain Batteux, IT Manager de Norsilk« Grâce à Divalto infinity, nous avons fait des gains de productivité au niveau des fonctions administrations des ventes et comptabilité. »  M. Bourdon, PDG de Soditen

La dématérialisation et la GED : des bénéfices multiples

Pour une entreprise, opter pour une solution de dématérialisation apporte bien plus qu’une mention « Objectif Zéro Papier » en pied de page des courriels.

1. Réduction des coûts

Outre une consommation d’encre et de papier réduite, la dématérialisation des plannings, des comptes-rendus, mémos, etc., réduit le coût tout en facilitant et en augmentant la diffusion des documents. Le volume de courrier traditionnel est réduit au minimum obligatoire et ses dépenses logistiques également. Des entreprises se sont d’ailleurs spécialisées dans la dématérialisation des courriers : elles les reçoivent, les scannent et distribuent leurs versions digitalisées… Plus aucun courrier physique ne circule dans l’entreprise. Le volume utile dédié au stockage d’archives et son coût sont réduits de manière drastique : plus d’informations pour moins d’espace.

2. Sécurisation des informations

Chacun est assuré de travailler avec la dernière version d’un document comptable, ou autre texte de référence, ce qui réduit les risques d’erreurs. Les informations ne subissent plus de risque de perte ou de détérioration. Chacun peut consulter un document source de référence unique. L’outil pour y aboutir  : le SAE Système d’Archivage Électronique. Cet outil est le binôme d’une GED pour le déploiement complet d’une dématérialisation.

3. Amélioration du service client

Une entreprise partisane du zéro papier offre à ses clients la possibilité d’accéder à ses informations à tout heure et de partout. Un assuré pourra, par exemple, recevoir ses contrats et les signer sans délais et sans avoir à sortir de chez lui. De plus en plus de services administratifs permettent à leur usager de télécharger telle ou telle pièce justificative et de la transmettre par e-mail sans passer par la case imprimante.

4. Valeur écologique

Les enjeux du réchauffement climatique et la prise de conscience de son importance par les entreprises ont poussé ces dernières à en tenir compte dans les valeurs qu’elles véhiculent. Le choix d’une GED est donc en cohérence, aussi bien en terme de communication d’entreprise que d’image de marque.

gestion electronique documents
GED - Xambox

Moins de papier, plus de valeur ajoutée

Si les avantages promis par le zéro papier motivent parfois la transition vers une solution de GED ou de dématerialisation, les autres bénéfices de leur apport ne sont pas en reste.  En particulier, le gain de productivité engendre une circulation facilitée de l’information au sein du personnel. On parle même de « contenus d’entreprises » dont la gestion devient une priorité stratégique pour de nombreuses structures. Il n’est pas rare qu’un poste dédié soit mis en place, celui d’Entreprise Content Manager. Celui-ci doit gérer le traitement et la diffusion des informations propres à chaque processus métier en tenant compte des attentes des utilisateurs.

Lire aussi : « Comparatif GED, Logiciel professionnel de gestion électronique de documents« 

Une solution de GED ou de dématérialisation est l’un des aspects les plus parlants de la transformation numérique. Il est dans l’air du temps tout en offrant aux entreprises les moyens de gagner en compétitivité et en flexibilité en tirant avantage des technologies les plus récentes. Si le concept de « zéro papier » permet d’appréhender aisément le concept de GED, il fait parfois oublier la subtilité et l’incroyable puissance de ce type de solution IT. Exemple criant de ce constat : le nombre d’options existantes et les différentes typologies de GED disponibles sur le marché.

En terme de valeur ajoutée, il est aussi opportun de mentionner le gain de temps que procure une recherche numérique. Retrouver une facture, un client ou tout autre type de donnée peut s’avérer très fastidieux. Les documents sont parfois classés par ordre alphabétique et / ou selon le type de document. Opter pour la dématérialisation permet de retrouver un document en saisissant des métadonnées ou des références telles que le nom du client ou du fournisseur, le type de document (facture, bon d’achat, document client …). Le gain de temps et les risques d’erreurs sont alors moindres. Vous êtes ainsi en mesure de classer vos documents selon plusieurs critères paramétrables.

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Réussir sa dématérialisation

La dématérialisation offre donc de nombreux avantages. Il convient pour profiter de ces atouts, de procéder à une dématérialisation optimisée.

1. Numériser les documents papier

Vous disposez encore de nombreux documents papiers dont vous vous servez? Alors la digitalisation vous permettra de continuer à utiliser ces documents de façon optimale. Vous bénéficierez des avantages de la numérisation en scannant nombre de documents et en les éditant. Reçus, bons de livraisons, factures, etc. pourront être importés à la volée et classés selon le type de documents.

2. Extraire, valider et indexer les données

Après avoir scanné un document papier, il est nécessaire d’en extraire le contenu. Un scanner performant capable de numériser les documents à la volée est alors de mise lorsque vous disposez de nombreuses pièces. Ce type de scanner permet souvent de numériser des documents par liasse, pour un gain de temps non négligeable.

De nombreuses solutions de numérisation offrent même la possibilité de bénéficier de la reconnaissance de caractères. L’OCR (optical character recognition) permet de reconnaître et d’extraire les données contenues sur un document numérisé. Ces solutions avancées font appel à l’intelligence artificielle pour réussir de tels exploits.

Les solutions encore plus avancées permettent de reconnaître certains champs et de classer les documents numériques selon les données spécifiques. Il peut s’agir du nom du client, du fournisseur, du type de documents, etc. Ce type de solution offre un gain de temps appréciable pour une indexation avancée. Ce qui permet de réduire les tâches manuelles des collaborateurs qui pourront se focaliser sur des tâches plus stratégiques.

Une vérification permet toujours de s’assurer qu’il n’y a pas d’erreur au cours de la numérisation avec OCR.

SRM factures fournisseurs
Esker, logiciel SRM, dématérialisation des factures fournisseurs

3. Stockage de documents

Les documents numérisés, validés et indexés doivent être stockés. Ces documents peuvent être des PDF, des images voire dans certains cas des documents multimédia (audio, vidéo). Des solutions existant sur le marché, certaines fonctionnent avec des bases de données qui permettent de sauvegarder les documents. Ces bases de données peuvent être propriétaires ou open-source. Ces solutions sont souvent basées sur les bases d’acteurs bien connus tels que Oracle ou encore Microsoft SQL.

Les documents en question doivent être stockés sur des serveurs sécurisés. Avoir recours à des solutions de prestataires externes et spécialisés devient alors la bonne solution. Ils disposent de l’espace de stockage, du matériel et de la technologie nécessaires à de tels déploiements.

4. Trouver la bonne solution de dématérialisation

Au moment d’opter pour une solution de gestion électronique de documents, il conviendra d’être attentifs à certains aspects. C’est le cas notamment des capacités de stockage qui vous sont octroyées. Il convient de savoir quel nombre de documents la base de données serait en mesure d’accueillir. Ou encore sa capacité à prendre en compte des implémentations dispersées géographiquement.

Par ailleurs, le déploiement joue un rôle essentiel dans le choix d’une solution. Si les solutions GED étaient traditionnellement déployées sur poste, la croissance de solutions CLOUD s’effectue à pas de géant. Il conviendra donc de trouver celle qui vous correspond.

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Crédit photo : © Celge

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