Sommaire Qu’est-ce qui compose la badgeuse ? Badge, terminal, système d’exploitation
Dispositifs permettant d’évaluer les heures de travail des employés et par ricochet, les entrées et sorties de ces derniers, les badgeuses sont très utilisées par les services de gestion des ressources humaines au sein des petites, moyennes et grandes entreprises. Même s’il existe une multitude de badgeuses, elles toutes ont pour objectif de fournir à l’employeur les informations nécessaires afin de pouvoir évaluer le temps de travail des employés. Afin de bien fonctionner, une badgeuse « électronique » doit comporter un certain nombre d’éléments à savoir : le badge, le terminal et un système d’exploitation.
Comment fonctionne une badgeuse ?
Le processus de fonctionnement d’une badgeuse est assez simple. Grâce à un bouton, l’employé met en marche l’appareil puis passe le badge au niveau du lecteur. La badgeuse pourra donc enregistrer le numéro du badge, la date et l’heure à laquelle l’action a été posée. Ce sont ces informations qui sont utilisées par la suite pour déterminer le temps de travail de l’employé. Le principe peut toutefois légèrement varier en fonction du type de badgeuse.
Les composantes d’une badgeuse électronique
Le badge
Qu’il ait la forme d’une carte, d’un porte-clé ou d’un téléphone portable, un badge est un dispositif amovible comportant une piste ou puce magnétique permettant de stocker certaines informations essentielles sur le porteur telles que : le nom, le prénom, le numéro de téléphone. En mettant en contact le badge et le terminal, le compteur de temps de travail se lance ou s’arrête en fonction que l’employé démarre ou arrête son temps de travail.
Le terminal
Le terminal est un dispositif électronique placé contre le mur, dans une zone facile d’accès, généralement à l’entrée du bâtiment. Dans ce terminal se trouve un lecteur, une horloge électronique et une puce. Au passage du badge, le lecteur procède au pointage tandis que la puce enregistre et stocke les données du badge telles que les heures de sortie et d’entrées des employés ou leurs absences.
Le système d’exploitation
Après que le terminal ait recueilli les informations nécessaires relatives à l’heure et à l’identifiant du titulaire du badge, ces dernières (les informations du badge) sont traitées par le système d’exploitation qui n’est rien d’autre qu’un logiciel de pointage. Les données peuvent être transférées entre le terminal et le système d’exploitation à travers un câble Ethernet, un réseau WI-FI ou via une clé USB. Si le transfert doit se faire par clé USB, il faudra copier les informations du terminal sur la clé puis les copier sur un ordinateur. Il faut préciser que le décompte des heures de travail est une opération qui se déroule discrètement au niveau de l’employeur ou du responsable des ressources humaines.
Les autres types de badgeuses
Il existe une multitude de badgeuses proposant chacune des techniques d’utilisation légèrement différentes.
La badgeuse web
Avec ce type de badgeuse, il n’est plus nécessaire d’installer un terminal « physique ». Une plateforme informatique permet à l’employé de s’identifier et de se connecter via un ordinateur. Ainsi, ce dernier pourra « badger » virtuellement.
La badgeuse biométrique
Ce type de badgeuse exploite les données physiologiques telles que le contour de main, le visage, les empreintes digitales ou encore un iris. Cette technique dispense de l’utilisation d’un badge est une l’une des techniques les plus fiables en termes d’identification. Il faut préciser que l’usage de ce type de badgeuse est soumis à des réglementations.
Les badgeuses mobiles
Ces badgeuses sont idéales pour les entreprises qui ont des employés exerçant loin du site principal. L’employé a sa badgeuse mobile et peut aisément pointer une fois sur le terrain. Etant donné que cette badgeuse est géolocalisable, il est possible d’en connaitre l’itinéraire.
La feuille d’heure de travail
Afin de répertorier les heures de travail effectuées par les employés, différents systèmes de pointage ont été conçus. Chaque entreprise en fonction de ses moyens et de ses ambitions adopte le système qui lui convient le mieux tout en respectant la réglementation en vigueur. Les informations collectées de ces dispositifs permettent l’élaboration de la feuille d’heure de travail encore appelée feuille de pointage.
Quelles sont les informations que peut contenir la feuille d’heure de travail ? Quelle est la durée de validité de la feuille d’heure de travail ? Voilà autant de questions auxquelles vous aurez des réponses dans le présent article.
Quel cadre légal pour la feuille d’heure de travail ?
De nombreux systèmes de pointage existent aujourd’hui avec chacune leurs spécificités. Entre autres, on peut citer : la pointeuse mécanique, la badgeuse, la pointeuse mobile et la pointeuse biométrique. La feuille d’heure de travail est le support (papier ou numérique) sur lequel sont enregistrés les données recueillies par le système de pointage.
Le code de travail ne fait pas mention du support papier et/ou numérique de la feuille de pointage encore moins des informations qui doivent y figurer. Les seules exigences concernent la durée de conservation et les conditions de mise à disposition. En clair, l’employeur a la latitude de choisir les conditions de matérialisation et de présentation des données recueillies de son système de pointage.
Toutefois, étant donné que ces documents peuvent servir de preuve en cas de litige, il est important d’accorder une attention particulière tant à la formalisation qu’au contenu du document. Pour une organisation de travail assez complexe, il faudra également s’attendre à une feuille d’heure de travail contenant plus d’éléments.
Durée de conservation et condition d’exploitation
Au vu des informations contenues sur la feuille d’heure de travail, l’employeur a l’obligation de la conserver durant minimum 5 ans.
La feuille d’heure de travail peut être mise à disposition dans de nombreux cas :
– Lors des contrôles de l’inspection du travail et/ou de l’URSSAF,
– Suite à la demande d’un délégué du personnel qui a la possibilité de faire usage de son droit de consultation des documents ayant trait à la durée de travail des employés
– Suite à la demande d’un employé qui désire faire recours à son droit d’accès et de rectification dans le cas de l’utilisation d’un système de pointage numérisé.
– Au cours d’un procès lorsque l’employeur désire prouver qu’il a régulièrement payé le salaire, les primes et autres faveurs qui reviennent à l’employé. Il est également possible de faire recours à la feuille d’heure de travail en cas de contentieux relatifs au paiement des cotisations, impôts et taxes de l’employé.
Les informations de la feuille d’heure de travail
Le contenu de la feuille d’heure de travail reflète la complexité des données recueillies et traitées par le système de pointage.
Dans le cadre d’une organisation simple avec un horaire collectif invariable, les informations qui peuvent figurer sont entre autres :
– Le nom et prénom du salarié
– La semaine de travail 1 (ou 2 ou 3 ou 4 …) du mois de travail 1,2,3,4 … de l’année N
– La journée de travail 1, 2, 3, 4 de la semaine de travail
– L’heure et la minute de démarrage de la période de travail (matin et/ou après-midi)
– L’heure et la minute de fin de la période de travail (matin et/ou après-midi)
– Dans le cas d’une journée continue, l’heure et la minute de démarrage et de fin de la période de travail (matin et/ou après-midi) avec mention des interruptions et/ou pauses et de leur durée
– Récapitulatif du cumul du temps de travail effectué au cours de la journée
– Récapitulatif du cumul du temps de travail effectué au cours de la semaine.
Au cas où l’employé a effectué des heures supplémentaires exceptionnelles, les informations suivent peuvent s’ajouter :
– La journée de travail au cours de laquelle les heures ont été accomplies
– La nombre d’heures de travail
– Le compteur de majoration de salaire
– Le compteur d’acquisition et de prise de repos compensateurs
– Le récapitulatif des heures effectuées (hebdomadaire, mensuel, annuel).
Il est également possible de faire figurer les compteurs d’acquisition et de prise de jours de repos, de RTT, de repos compensateurs, de congés payés …
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Chouette, non ?
Histoire du pointage papier et de la badgeuse
L’histoire du pointage papier remonte à la fin du 19è siècle alors que l’industrie connaissait une grande révolution. Les employés étant payés en fonction du temps de travail, il devenait nécessaire aux chefs d’entreprise de trouver un mécanisme afin de comptabiliser les heures de travail. C’est ainsi que la pointeuse a vu le jour, mais cette dernière n’était que mécanique à l’époque. La pointeuse permettait de faire le point de la durée de travail en se basant sur les heures de début et de fin.
Par la suite, la pointeuse connaitra de nombreuses améliorations qui permettront d’avoir un système beaucoup plus performant. Finie désormais l’époque où les informations étaient imprimées sur du carton ou du papier et bienvenue aux solutions beaucoup plus innovantes. Parmi les pointeuses, certaines sont désormais des appareils électroniques associés à un logiciel de gestion de temps permettant au service concerné d’avoir les informations concernant la durée de travail sur les agents. Entre autres, on retrouve aujourd’hui : la pointeuse numérique, la pointeuse mobile, la pointeuse badgeuse et même la pointeuse biométrique.
Différence entre la pointeuse papier et la badgeuse
Afin de suivre l’assiduité des employés d’une entreprise et d’assurer par ricochet le bon rendement de cette dernière, de nombreux systèmes ont vu le jour au fil du temps. La pointeuse papier fait partie des premiers dispositifs mis en place. Ce dispositif se base sur un enregistrement du temps de travail et l’impression du décompte d’heures sur un support papier ou un support carton encore appelé le carton de pointage. La particularité de la pointeuse est qu’elle nécessite un traitement « manuel » des données.
A l’inverse de la pointeuse, la badgeuse est un dispositif qui permet de faire un traitement automatisé et informatisé des données. Au niveau de la badgeuse, le support carton ou papier de la pointeuse papier, est remplacé par un badge exploitant la technologie RFID (Radio Frequencies Identification).
Il existe trois types de badges RFID : les badges RFID basse fréquence (125 KHZ), les hautes fréquences (13,56 MHZ) et les UHF (868 MHZ). Les badgeuses permettent non seulement de stocker un grand nombre d’informations sur les employés mais aussi, une lecture à distance et surtout un gain de temps dans la gestion des employés.
En clair, la badgeuse est une version améliorée ou digitale de la pointeuse papier. La badgeuse permet une rapidité dans le traitement des informations des employés d’une entreprise.
Que dit la Loi à propos des badgeuses ?
La Loi en France oblige l’employeur à décompter la durée du travail pour les salariés ne suivant pas un horaire collectif (Article L3171-2 du Code du travail). Cela concerne donc les personnes à temps partiel, en horaires variables ou individualisés.
https://www.legifrance.gouv.fr/ – Code du travail – Badgeuses
Les données personnelles
Sur le plan juridique, dans un arrêt du 14 mai 2019, la Cour de Justice de l’Union Européenne a reconnu que les systèmes de pointage (dont les badgeuses) sont les outils adéquats permettant de veiller au respect des droits des travailleurs quand il s’agit du temps de travail et de repos. Toutefois, étant donné que d’une façon ou d’une autre, ces badgeuses transmettent des informations « personnelles » de ceux qui les utilisent, il était impératif de mettre en place un cadre légal qui régisse son utilisation. Ainsi, de nombreuses lois ont été votées afin de préciser les conditions d’utilisation et parfois même les types de badgeuses à utiliser.
Que dit la loi sur les badgeuses et les données personnellesToutes informations liées à une personne physique identifiée ou qui pourrait être identifiée via des éléments qui lui sont propres. ? Quelles sont les obligations mises à la charge des employeurs en la matière au niveau de la Commission National de l’Informatique et des Libertés (CNIL) ?
L’obligation de l’employeur en matière de badgeuses
Le pouvoir de contrôle de l’employeur à travers les badges est soumis à un contrôle strict de la CNIL. La gestion des badges pour l’accès aux locaux a pour but le contrôle des activités des employés. Or, selon le législateur, les données relatives aux employés constituent des données à caractère personnel. Tout traitement de données personnellesToutes informations liées à une personne physique identifiée ou qui pourrait être identifiée via des éléments qui lui sont propres. est soumis à une attention particulière selon les dispositions de la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 juillet 1978 et au regard du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD). Sans respecter les obligations concernant le traitement des données personnellesToutes informations liées à une personne physique identifiée ou qui pourrait être identifiée via des éléments qui lui sont propres., aucun employeur n’est autorisé à utiliser les preuves provenant d’une badgeuse dans le licenciement du salarié. Selon les dispositions de l’article L3171-2 du Code du travail lorsque tous les employés occupés dans un atelier ou un service ne travaillent pas selon un horaire collectif identique, l’employeur est tenu d’établir les documents en vue du décompte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective. Tous les salariés sont concernés par cette mesure. Il est permis en outre au comité social et économique de consulter à tous ces documents. Il existe d’ailleurs à cet effet une jurisprudence. Un arrêt de la chambre sociale de la Cour de cassation avait en effet invalidé le 8 octobre 2014 le licenciement d’un employé. Les juges ont soulevé le fait que les preuves fournies pour démontrer la faute de l’employé proviennent des badgeuses déclarées tardivement à la CNIL. Un arrêt a été rendu dans le même sens le 2 novembre 2016. La cour avait déclaré qu’un système d’enregistrement de données doit faire l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL et une consultation préalable du comité d’entreprise.
Les formalités à accomplir auprès de la CNIL
Depuis le 25 mai 2018 est entré en vigueur le règlement (UE) 2016/679 en date du 27 avril 2016 (RGPD). Dénommé règlement général sur la protection des données, il fixe le registre des traitements de données à caractère personnel issues des badgeuses. Il a mis fin au régime des déclarations de fichiers au niveau de la CNIL. Toutefois, certaines formalités préalables ont subsisté. Il s’agit de la demande d’avis pour tous les secteurs régaliens, la demande d’autorisation pour tous les traitements de données liées à la santé. Les employeurs endossent la pleine responsabilité de la protection des données issues des badgeuses. L’article 30 du RGPD oblige le responsable du traitement de ces données de tenir à jour un registre des traitements ainsi que celui des activités de sous-traitance. Ledit registre mentionne les parties prenantes, les catégories de données traitées, la finalité du recueil des données, l’identification des personnes pouvant accéder aux données, le système de sécurisation, la durée de conservation de ces données recueillies.
Une interdiction formelle de certains types de badgeuses
La Commission National de l’Informatique et des Libertés s’oppose à
- l’usage des badgeuses photos au sein des entreprises pour le contrôle des horaires. Selon la Cnil, la badgeuse photo prend une vue du salarié à chacun des pointages conduisant à une collecte assez excessive de données personnellesToutes informations liées à une personne physique identifiée ou qui pourrait être identifiée via des éléments qui lui sont propres.. Le 27 août 2020, à travers un communiqué, la CNIL a mis en demeure plusieurs entreprises se servant des badgeuses photos. Elles ont été invitées à mettre aux normes du RGPD leurs dispositifs de contrôle des heures de travail.
Les autres dispositifs interdits par la CNIL sont :
- la géolocalisationEnsemble des procédés techniques par lesquels il est possible de localiser géographiquement un individu ou un objet en temps réel ou différé. Les logiciels de géolocalisation sont par exemple utilisés par les entreprises de transport pour suivre leur flotte, et ils peuvent également inclure des fonctionnalités telles que le suivi de consommation ou l’analyse des itinéraires. Voir aussi : Télématique. dans le cas où l’employeur peut mettre en place des moyens alternatifs pour contrôler le temps de travail, notamment la consultation des documents déclaratifs du salarié par exemple (CE 15-12-2017 n° 403776 : RJS 3/18 n° 158).
- le pointage biométrique par empreintes digitales sauf dans des cas exceptionnels que l’entreprise doit établir (Délib. Cnil 2018-009 du 6-9-2018 ; 2019-001 du 10-1-2019).
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Les limites de la badgeuse
Même si les badgeuses marquent une grosse avancée dans le calcul du temps de travail et celui de la rémunération des employés, elles sont loin d’être la solution « parfaite ». En effet, étant donné qu’une badgeuse peut être utilisée par un autre utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service., il est possible que les heures soient comptabilisées au nom d’un employé qui en réalité n’était pas présent à son poste de travail. Les grandes entreprises se retrouvent donc obligées de mettre en place un dispositif de surveillance de la badgeuse. L’autre limite de la badgeuse est que les badges peuvent se perdre « facilement ». Il faut que les entreprises soient prêtes à produire de nouvelles et trouver des solutions intermédiaires en attendant la production et l’attribution du nouveau badge. Certaines entreprises ont fait le choix d’utiliser l’identification biométrique. Mais là encore, il faudra respecter certaines exigences de la CNIL.
Les employés peuvent également avoir l’impression d’être surveillés à travers l’instauration de l’utilisation de la badgeuse. L’entreprise devra s’investir quelque peu dans la communication afin d’expliquer les nombreux avantages qui peuvent découler de son utilisation. L’autre limite de la badgeuse est qu’elle nécessite l’utilisation de logiciels « spécifiques » de gestion de temps.
[Innovations] Le système de pointage biométrique ?
Les solutions innovantes apparaissent au jour le jour afin d’apporter plus de fiabilité et de sécurité par rapport à celles déjà existantes. Les systèmes de pointage papier perçus à une époque comme une excellente solution de contrôle du temps de travail sont aujourd’hui supplantés par des solutions innovantes dont le système de pointage biométrique. S’il est vrai que l’utilisation de ce système fait objet de nombreuses restrictions, il est une évidence que ce système a été reconnu comme étant le plus fiable.
Qu’est-ce que la biométrie? Qu’est-ce qu’un système de pointage biométrique ? Que dit la réglementation française?
Qu’est-ce que la biométrie ?
La biométrie est définie comme étant l’analyse des caractéristiques morphologique et biologique d’un individu.
Qu’est-ce qu’un système de pointage biométrique ?
Un système de pointage biométrique peut être défini comme étant un dispositif mis en place comme tout système de pointage, afin de déterminer le temps de travail d’un employé. Ce système se distingue des autres parce qu’il se base sur les données biométriques afin d’identifier l’employé. L’adoption des systèmes de pointage biométrique répond à l’ambition des entreprises d’avoir des données beaucoup plus fiables et sécurisées. Avec ce système, vous n’avez plus besoin de garder sur vous un badge quelle que soit sa forme afin d’activer ou arrêter le décompte du temps de travail. Il suffit juste d’utiliser votre doigt, votre visage… et le tour est joué. D’une certaine façon l’utilisation de ce type de système revêt un caractère économique.
Les modes d’identification de la pointeuse biométrique
Quand on parle de donnée biométrique, beaucoup sont tentés de croire qu’il s’agit juste de prendre les empreintes sur le doigt et surtout l’index. Mais en réalité, l’identification biométrique ne se fait pas qu’avec les empreintes digitales. Visitons les différentes techniques utilisées :
• L’empreinte digitale : ce type de système de pointage biométrique est très répandu. Dans ce cas, pour effectuer le badgeage, il suffit de poser l’index sur une cellule biométrique. Cette dernière va mesurer plusieurs points de l’empreinte puis les comparer à celle précédemment enregistrée. Le pointage n’est accepté que lorsque les mesures sont conformes.
• La surface des mains : Ce type d’identification utilise le même procédé que celui de l’empreinte digitale sauf que dans ce cas, ce n’est plus un doigt qui est analysé mais toute la surface de la main.
• La reconnaissance faciale : Dans ce cas, ce sont les points constituant la morphologie du visage qui sont analysés. Il faut dire que ce type de système de pointage n’est pas beaucoup utilisé. On le retrouve très souvent dans les centres commerciaux ayant des produits de forte valeur, des informations sensibles ou encore dans les organisations militaires.
• Les réseaux veineux : avec ce type d’identification, le doigt est placé sur une cellule qui devra mesurer la distance existante entre les croisements des veines.
• La reconnaissance de l’iris: l’iris est la zone située entre la pupille et le blanc de l’œil. Ce mode d’identification analyse donc cette zone de l’œil afin d’identifier l’usager. Il faut dire que ce mode d’identification est réputé être le plus fiable.
La réglementation française concernant la biométrie
En dépit de sa fiabilité, la réglementation française interdit l’utilisation du système biométrique dans le cadre de la gestion du temps de travail. De fortes amendes et même des menaces d’emprisonnement planent sur la tête de ces entreprises en cas d’abus sur le pointage biométrique. Toutefois, les systèmes biométriques pourraient être utilisés afin de contrôler l’accès au lieu de travail, mais avant il faudra demander une autorisation à la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) qui aura en charge de donner une suite favorable ou non à la demande.
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