La gestion des temps avec badgeuse/pointeuse

Que dit la Loi à propos des badgeuses ?

La Loi en France oblige l’employeur à décompter la durée du travail pour les salariés ne suivant pas un horaire collectif (Article L3171-2 du Code du travail). Cela concerne donc les personnes à temps partiel, en horaires variables ou individualisés.

https://www.legifrance.gouv.fr/ – Code du travail – Badgeuses

Les données personnelles

Sur le plan juridique, dans un arrêt du 14 mai 2019, la Cour de Justice de l’Union Européenne a reconnu que les systèmes de pointage (dont les badgeuses) sont les outils adéquats permettant de veiller au respect des droits des travailleurs quand il s’agit du temps de travail et de repos. Toutefois, étant donné que d’une façon ou d’une autre, ces badgeuses transmettent des informations « personnelles » de ceux qui les utilisent, il était impératif de mettre en place un cadre légal qui régisse son utilisation. Ainsi, de nombreuses lois ont été votées afin de préciser les conditions d’utilisation et parfois même les types de badgeuses à utiliser.
Que dit la loi sur les badgeuses et les données personnelles ? Quelles sont les obligations mises à la charge des employeurs en la matière au niveau de la Commission National de l’Informatique et des Libertés (CNIL) ?

L’obligation de l’employeur en matière de badgeuses

Le pouvoir de contrôle de l’employeur à travers les badges est soumis à un contrôle strict de la CNIL. La gestion des badges pour l’accès aux locaux a pour but le contrôle des activités des employés. Or, selon le législateur, les données relatives aux employés constituent des données à caractère personnel. Tout traitement de données personnelles est soumis à une attention particulière selon les dispositions de la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 juillet 1978 et au regard du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD). Sans respecter les obligations concernant le traitement des données personnelles, aucun employeur n’est autorisé à utiliser les preuves provenant d’une badgeuse dans le licenciement du salarié. Selon les dispositions de l’article L3171-2 du Code du travail lorsque tous les employés occupés dans un atelier ou un service ne travaillent pas selon un horaire collectif identique, l’employeur est tenu d’établir les documents en vue du décompte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective. Tous les salariés sont concernés par cette mesure. Il est permis en outre au comité social et économique de consulter à tous ces documents. Il existe d’ailleurs à cet effet une jurisprudence. Un arrêt de la chambre sociale de la Cour de cassation avait en effet invalidé le 8 octobre 2014 le licenciement d’un employé. Les juges ont soulevé le fait que les preuves fournies pour démontrer la faute de l’employé proviennent des badgeuses déclarées tardivement à la CNIL. Un arrêt a été rendu dans le même sens le 2 novembre 2016. La cour avait déclaré qu’un système d’enregistrement de données doit faire l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL et une consultation préalable du comité d’entreprise.

Les formalités à accomplir auprès de la CNIL

Depuis le 25 mai 2018 est entré en vigueur le règlement (UE) 2016/679 en date du 27 avril 2016 (RGPD). Dénommé règlement général sur la protection des données, il fixe le registre des traitements de données à caractère personnel issues des badgeuses. Il a mis fin au régime des déclarations de fichiers au niveau de la CNIL. Toutefois, certaines formalités préalables ont subsisté. Il s’agit de la demande d’avis pour tous les secteurs régaliens, la demande d’autorisation pour tous les traitements de données liées à la santé. Les employeurs endossent la pleine responsabilité de la protection des données issues des badgeuses. L’article 30 du RGPD oblige le responsable du traitement de ces données de tenir à jour un registre des traitements ainsi que celui des activités de sous-traitance. Ledit registre mentionne les parties prenantes, les catégories de données traitées, la finalité du recueil des données, l’identification des personnes pouvant accéder aux données, le système de sécurisation, la durée de conservation de ces données recueillies.

Une interdiction formelle de certains types de badgeuses

La Commission National de l’Informatique et des Libertés s’oppose à

• l’usage des badgeuses photos au sein des entreprises pour le contrôle des horaires. Selon la Cnil, la badgeuse photo prend une vue du salarié à chacun des pointages conduisant à une collecte assez excessive de données personnelles. Le 27 août 2020, à travers un communiqué, la CNIL a mis en demeure plusieurs entreprises se servant des badgeuses photos. Elles ont été invitées à mettre aux normes du RGPD leurs dispositifs de contrôle des heures de travail.

Les autres dispositifs interdits par la CNIL sont :

1. la géolocalisation dans le cas où l’employeur peut mettre en place des moyens alternatifs pour contrôler le temps de travail, notamment la consultation des documents déclaratifs du salarié par exemple (CE 15-12-2017 n° 403776 : RJS 3/18 n° 158).
2. le pointage biométrique par empreintes digitales sauf dans des cas exceptionnels que l’entreprise doit établir (Délib. Cnil 2018-009 du 6-9-2018 ; 2019-001 du 10-1-2019).