Comment bien préparer son cahier des charges pour un logiciel de gestion par affaire ?

De la précision de ce cahier des charges dépendra l’efficacité de votre logiciel. Le suivi constant des avancées d’un projet sont des tâches complexes et rigoureuses dont l’informatique peut aisément s’acquitter. Quelques pistes pour un cahier des charges complet.

 

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Présentation globale

compréhension client éditeurCommencez par décrire votre entreprise : secteur d’activité, siège social, services proposés, quantité et répartition de vos effectifs (sur un ou plusieurs sites ?) ainsi que leurs fonctions respectives. N’oubliez pas de nommer le responsable du projet. Précisez votre rayonnement, régional, national ou international et listez les pays desquels vous êtes partenaire.
Décrivez votre clientèle : nature (entreprises privées ou publique, particuliers), le nombre total de vos clients et de projets menés simultanément. Expliquez quels sont les produits et outils à votre disposition pour fournir ce service (logiciels, moyens humains…).
Énoncez les étapes d‘un projet classique, de la détection d’un prospect à la fin de prestation, processus de facturation et gestion des stocks compris.

Fixer des objectifs et définir les moyens engagés

Des objectifs précisément chiffrés seront nécessaires, notamment pour calculer en temps réel votre R.O.I ou établir des comparatifs réalisés / prévisionnels.

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Logiciel de gestion par affaire Akuiteo

Explicitez votre projet

Votre logiciel devra-il être configuré à la gestion d’une ou plusieurs bases de données?
Spécifiez dans votre CDC les langues auxquelles votre logiciel devra être paramétré et quelques indications concernant ses futurs utilisateurs. Il arrive que les « solutions métier » n’existent pas sur le marché. Le cas échéant, souhaitez-vous que soit mis en place un développement spécifique à votre activité?
Anticipez le nombre de licences lourdes* et d‘employés en consultation. Prévoyez-vous un affichage différent pour chaque degré d’accessibilité au logiciel ?
* habilitations à y apporter des modifications

Logiciel de gestion par affaire Everwin
Logiciel de gestion par affaire Everwin

Transfert de données et modalités de livraison

Mentionnez le lieu de stockage actuel de vos données, votre serveur informatique actuel (Windows, AS 400, Osx…). Vérifiez sa compatibilité avec le logiciel et informez votre prestataires des moyens techniques à votre disposition. Qui assurera le transfert des données? Faudra-t-il faire appel à une professionnel externe à la société?
Préférez-vous acquérir ce logiciel en SAAS (abonnement) ou on Premise (licence)? Le recours à un audit est-il indispensable ou facultatif?
Quand et par quel moyen le prestataire sera-t-il averti de sa sélection? Quand le logiciel doit-il être fonctionnel? Quel sera le budget consacré à son implémentation? L’ajout de fonctionnalités est-il prévu à long/moyen terme : nombre de licences, d’utilisateurs, modifications de paramètres…?

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Caractéristiques inhérentes à la gestion par affaire

Dressez une liste exhaustive et détaillée des fonctionnalités qui vous sont indispensables.

Contrôle en temps réel des bénéfices

Guide pour rédiger mon cahier des charges

Vous obtiendrez la mesure exacte de vos bénéfices en consignant rigoureusement toutes les rentrées d’argent, dépenses et frais relatifs à l‘affaire.
En pourcentages ou en valeurs, chaque acteur devra être en mesure de constater la rentabilité du projet :
– dans son intégralité
– sur une période déterminée.
Les documents et chiffres attachés à l’affaire seront automatiquement traités, analysés et intégrés à la base de données.

Fonctions commerciales

Le réapprovisionnement des stocks, les ressources et d’autres tâches comme la location de matériel seront-ils automatisés? Ce logiciel devra-t-il assumer une partie de votre gestion clientèle: envoi de catalogues, établissement de devis, facturation (régie ou forfait), échéances, imputations de frais…

Logiciel de gestion par affaire Fitnet Manager
Logiciel de gestion par affaire Fitnet Manager

Aide à la gestion des ressources humaines

Faut-il calibrer votre logiciel à la gestion du temps de travail des effectifs, salariés et sous-traitants.
équipe bureau
Contraignante notamment dans les grandes entreprises, l’informatisation des plannings offre un gain de temps considérable.
À terme, un suivi quantifiable des tâches effectuées mettra en évidence des phases, propres à chaque entreprise, dont l’observation constitue de précieux indicateurs.
Rassurez-vous, les heures consacrées à l’élaboration d’un cahier des charges précis seront autant de mailles ajoutées à votre futur filet de sécurité entrepreneurial.

 

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