Les innovations des solutions de dématérialisation des 12 derniers mois
- 4 minutes
- Créé le 19 janv. 2023
- Modifié le 16 avr. 2025
Sandra Agrebi
Rédactrice depuis plus de 3 ans au sein de l'équipe Celge, Sandra est passionnée par les nouvelles technologies et leurs impacts sur la performance des entreprises.
Avec l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique, 2023 sera certainement une année charnière pour les solutions de dématérialisation. Forcés de s’adapter, les fournisseurs de solutions de dématérialisation vont certainement intégrer de nouvelles technologies, ou en renforcer certaines.
Qu’est ce que la dématérialisation?
Halte à la paperasse, avec la dématérialisation. Dématérialiser signifie en effet remplacer des documents papiers par des documents numériques ou des documents numérisés. Cela peut être d’une grande aide pour les entreprises, qui ont souvent affaire aux factures et aux reçus, aux déclarations de revenus ou encore aux fiches de paie, sous format papier.
A quoi sert la dématérialisation ?
La solution de dématérialisation est généralement mise en place rapidement dans l’entreprise après le passage au tout numérique. Elle permet notamment de sécuriser la gestion des flux électronique de la société, de pérenniser la nouvelle organisation, de mettre un système de contrôle afin d’assurer une prise en charge correcte de la gestion électronique des documents et d’assurer le processus.
Elle permet ainsi de baisser certains coûts, par exemple ceux liés à l’achat de papier, au fonctionnement de l’imprimante, des photocopieurs, des télécopieurs, ou encore des cartouches d’encre. La dématérialisation permet également de libérer de l’espace de bureau en éliminant les classeurs et la salle d’archivage. Elle permet en outre de baisser l’impact environnemental car celle produit moins de papiers, ce qui veut dire moins d’arbres coupés.
Pour arriver à dématérialiser correctement, la numérisation joue un rôle très important. Celle-ci permet en effet de prendre en charge les documents physiques, entrant ou sortant de l’entreprise. C’est elle qui permet de créer une version numérique du document. Celui-ci est d’abord scanné, puis classé et transmis à certains utilisateurs selon des règles spécifiques. Cela s’effectue grâce à un logiciel de GED, ou gestion électronique des documents.
Notons que la dématérialisation prend aussi en compte un grand nombre d’éléments numériques, comme ceux liés à l’archivage des documents sensibles, à l’export des données comptables, à la signature électronique, à la sécurisation des documents, à la conservation des documents et à la possibilité de mentionner du texte dessus après leur scan.
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Quelles sont les innovations et nouveautés des solutions de dématérialisation en 2023 ?
Les nouvelles solutions de dématérialisation sont particulièrement attendues en France dans le cadre de la réforme de la facturation électronique. En effet, depuis le 1er janvier 2020, et jusqu’en 2026, la numérisation des documents sera étendue à un ensemble de pièces. Indiquons que le passage à la facture électronique aura lieu du 1er juillet 2024 au 1er janvier 2026 pour les entreprises, en fonction de la taille de la société.
Avec la réforme, la facturation électronique sera obligatoire, ainsi que la transmission des données de transaction à l’administration via un portail public de facturation, ou grâce à une plate-forme de dématérialisation immatriculée auprès de l’administration. Pour mémoire, les entreprises pourront se servir des deux solutions en même temps.
Dans le cadre de cette réforme notamment, la dématérialisation de la signature devrait s’accentuer dans les prochaines années. En effet, les transactions quotidiennes s’effectuent de plus en plus de façon numérique. Ainsi, si on parle beaucoup depuis plusieurs années de signature électronique, il faut constater que celle-ci devient de plus en plus une réalité dans un grand nombre de sociétés. D’ailleurs, une étude faite en 2021, rapporte qu’en 2023, 87 % des entreprises auront adopté une solution de signature électronique. Avec elle, les solutions de dématérialisation, qui nt la numérisation des documents, la gestion des données en ligne et l’utilisation de systèmes de gestion électronique, mais aussi la signature électronique de documents, sont dans l’obligation de s’adapter pour fournir le service le plus adequat.
Indiquons que de nombreux fournisseurs intègrent des solutions innovantes de signature électronique dans leurs propositions de solutions de dématérialisation. La législation plus sévère dans le sens d’une plus grande prise en compte de la fiabilité de la signature électronique permet aussi à celle-ci de devenir plus en plus intéressante.
Par exemple, Compleo hybrid propose un module appelé “Compleo Websign“, qui permet de signer les contrats et documents à n’importe quel endroit grâce à une solution Cloud. De son côté, DocuSign offre la possibilité à sa solution de s’intégrer à plusieurs outils, dont Salesforce, afin de signer des contrats commerciaux. Autre fournisseur, Lex Persona propose un parapheur personnalisable. Ce logiciel français permet de signer, faire signer et cacheter les documents. Des offres présentent ainsi généralement de nombreuses qualités, comme la facilité d’utilisation, la sécurisation et la fiabilisation des documents électroniques.
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