Sommaire D’un projet à l’autre, les processus de migration de données peuvent considérablement différer, tant les situations initiales et les scénarios finaux sont nombreux. Certaines exigences contextuelles peuvent par ailleurs fortement varier d’un projet à l’autre. Toutefois, certaines tâches centrales et processus de migration montreront des similitudes tout au long du projet de reprise de données.
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Les bonnes pratiques
Avant de passer à la migration à proprement parler, il est nécessaire de mettre sur pied un plan dédié. Ce plan de migration doit intégrer certaines ressources essentielles telles que :
- L’inventaire des données
- Les sources desdites données
- Les sources des tables cibles au sein des BDD
- Le processus de consolidationSe dit consolidation comptable. Permet de créer les états financiers d’un groupe de sociétés pour publication et besoins internes. des données
- Le plan de nettoyage des données
- Les paramètres de transcodification des données
- Les différentes règles de mapping
Par la suite, il est nécessaire de déterminer les différents outils qui seront nécessaires à la réalisation de ce plan de reprise de données. À cet effet, Excel reste l’outil le plus répandu au sein des DSI.
Toutefois, divers outils existent. C’est par exemple le cas d’un ETL (Extract-Transform-Load) qui permet d’un système à l’autre de récupérer les données, les convertir dans un format adapté et les charger dans le réservoir cible.
D’autres entreprises peuvent faire usage d’outils directement intégrés aux SGBD afin d’exporter les données de la source vers la cible. Toutefois, cette pratique est déconseillée. Il est préférable de recourir aux fonctionnalités standard d’import de SAP. Cet outil sera en effet en mesure d’effectuer les contrôles adéquats permettant de vérifier la cohérence et l’intégrité des données.
Avant de rentrer dans le vif du sujet, il peut être utile de travailler sur des projets pilotes ou des échantillons qui permettront une validation rapide de votre stratégie de reprise de données.
Par ailleurs, il est nécessaire de réaliser un contrôle de votre reprise à chaque étape d’importation. Ce contrôle concerne notamment la cohérence, l’exhaustivité ainsi que la non-compromission desdites données. Ignorer cette étape peut s’avérer problématique lors de la suite de votre processus de reprise. En effet, un diagnostic beaucoup trop tardif des problèmes causerait outre les retard engendrés par un retour en arrière, des frais importants.
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| Caractéristiques globales | |||||
| Notoriété de l’éditeur / expertise |  | | | |  |
| Réseau de revendeurs | | | | | |
| Ergonomie / Intuitivité | | | | | |
| Facilité de paramétrage | | | | | |
| Pérennité de la solution (mises à jour) | | | | | |
| Accessibilité coûts / enveloppe budget |  | | | | |
| Fonctionnalités spécifiques | |||||
| Couverture fonctionnelle (gestion facturation, suivi de l’avancement des affaires) |  | | | | |
| Personnalisation (taille, effectif, spécificité métier) | | | | | |
| GPAO à l’affaire |  | | | | |
| Gestion des coûts de revient | | | | | |
| Nomenclature multi-niveaux | | | | | |
| Installation / traçabilité | | | | | |
| Fonctionnalités extra | | | | | |
| Plateforme / hébergement | |||||
| SaaS | | | | | |
| On premise | | | | | |
| Références clients | |||||
| Société |  |  |  |  |  |
| Témoignage | Notre métier évoluait, même si la partie gestion commerciale était suffisante, on avait besoin d’avoir un outil un peu plus performant pour la gestion de production. On s’est rendu compte d’un vrai gain de productivité, la gestion des stocks est plus poussée et approfondie. | Le module « Fabrication » propose un ensemble de fonctions et d’indicateurs pour planifier les commandes de matières premières en fonction du stock entreposé, programmer l’opération de production, visualiser le prix de revient et donc contrôler les marges. | La fabrication de chacun des composants d’un véhicule nécessite une planification rigoureuse, des plannings de conception aux délais de livraison ou de construction, en passant par les améliorations progressives et la production finale. | On utilise SAP quotidiennement pour gérer nos stocks, notre production ainsi que la matière première. Leur outil offre de nombreux avantages, il nous permet une visibilité sur la production en temps réel. | Le fait d’avoir un intégrateur spécialisé dans le secteur de l’industrie nous est apparu comme un gage de compréhension dans nos futurs échanges ainsi qu’une garantie de compréhension de nos besoins. |
Le timing
L’une des principales problématiques relatives à la migration concerne le planning. L’idéal est toujours de commencer le plus tôt possible. Quoiqu’il en soit, votre projet de reprise de données donner doit débuter avant la fin de la phase de d’étude et s’achever bien entendu avant la mise en production de SAP.
De plus, il convient de noter qu’il existe plusieurs catégories de données :
- Les données de structure : le plan comptable, le système de numérotation automatique des pièces, etc.
- Les référentiels : fournisseurs, clients, contacts, nomenclatures, gammes, etc.
- Les données de gestion : factures (achats / ventes), commandes, stocks, etc.
Avant d’entamer la phase des formations, il est conseillé de reprendre d’ores et déjà les données de structures ainsi que les référentiels. De la sorte, les futurs utilisateurs finaux auront une meilleure appréhension du logiciel grâce à des données qu’ils maîtrisent déjà. L’autre avantage est que cela permettra de rentrer dans le vif du sujet grâce à la possibilité d’apporter déjà des modifications directement au sein de SAP.
En ce qui concerne la mise en production, celle-ci doit idéalement intervenir le premier jour de votre exercice comptable. Sinon, le premier du mois suivant votre dernière réalisation de situation comptable intermédiaire. La raison à cela est simple, vous serez en mesure d’aligner dans SAP l’ensemble de vos factures tout en reprenant le report à nouveau issu de l’ancien logiciel.
Les erreurs à éviter
La principale erreur pouvant intervenir au cours d’une migration vers SAP est le manque d’un plan de reprise de données. Il convient en effet de définir au préalable l’ensemble des données à reprendre et sur quel base s’appuyer pour déterminer ces données.
La seconde erreur concerne le fichier client. Celui-ci est parfois dispatché au sein de différents systèmes et les données peuvent parfois être peu cohérentes. Il convient alors de procéder à un travail préalable de consolidation des données afin de les nettoyer avant intégration.
Enfin, une erreur fréquente consiste à manquer d’organisation au cours du projet. Comme mentionné plus haut, le timing de la reprise de données doit impliquer avant la phase de production, les données de structure ainsi que les référentiels. Les données de gestion peuvent intervenir à la suite. Il est nécessaire de respecter cet ordre afin d’effectuer un processus de migration cohérent.
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