3 conseils pour introduire un nouvel ERP dans votre entreprise

L’ERP constitue un élément critique dans la gestion d’une entreprise. En effet, l’ensemble des processus internes et externes, de la comptabilité au CRM, s’effectue à travers ce logiciel. C’est pourquoi son remplacement, bien qu’indispensable dans une perspective d’évolution, est un changement non négligeable pour les équipes concernées, pouvant perturber fortement leurs tâches quotidiennes, et par conséquent réduire la productivité à l’échelle de l’entreprise. Il n’est pas sans savoir que tout changement implique une période d’adaptation, néanmoins celle-ci peut être considérablement réduite si le projet est soigneusement amorcé, et c’est le sujet que nous allons traiter dans cet article en vous proposant 3 conseils pour introduire ce nouvel outil de manière efficace.

 

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1. Une annonce officielle soignée

collaborateurs épanouisDans un premier temps, il n’est pas nécessaire de communiquer sur le projet lorsqu’il n’est encore qu’en phase de réflexion. En effet, cela pourrait créer une panique inutile au sein de l’entreprise, induire une confusion sur l’utilisation du logiciel actuel, et même entraîner des retards dans les tâches importantes. En revanche, lorsqu’il est définitivement validé par les porteurs du projet et que l’entreprise est sur le point d’entreprendre les premières démarches, faîtes-en part à vos collaborateurs en organisant une annonce officielle pour sa mise en place. Attention, il ne s’agit pas de mentionner les avantages de ce changement pour l’entreprise en terme de résultats, mais plutôt d’orienter le discours sur ce qu’il va apporter de bénéfique à vos collaborateurs. Insistez sur les éléments qui ont alimenté cette décision : vos constatations sur les contraintes de l’ancien logiciel et son impact négatif sur la motivation de vos équipes dans leur quotidien au travail, etc. Gardez un discours positif et bienveillant envers vos collaborateurs en montrant en quoi la mise en place de ce nouvel ERP facilitera leur travail et leur apportera un meilleur confort, en citant par exemple l’automatisation des processus par la suppression de tâches redondantes. De cette manière, le projet sera officiellement amorcé.

2. L’ERP conçu par et pour les collaborateurs

Un logiciel pertinent et adopté par une entreprise est un logiciel adapté aux besoins de ses utilisateurs. Parce que vos collaborateurs utiliseront quotidiennement ce nouvel ERP, il est important de les impliquer dans son élaboration : incitez-les à vous soumettre leurs attentes qui serviront à compléter le cahier des charges, et alimentez constamment le dialogue sur le projet. Ce sentiment de contribuer à la conception de cet outil amènera plus facilement vos collaborateurs à l’adopter.

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3. Une organisation efficace pour sa mise en place

La consécration d’un projet repose sur une planification, un encadrement, et une communication interne efficaces. Pour cela, la première étape consiste à réaliser un planning des tâches importantes en indiquant leurs échéances de façon à ce qu’elles soient transparentes et qu’elles servent de repère pour tous les collaborateurs même si des modifications sont apportées par la suite.

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Artis ERP

La deuxième étape consiste à répartir les responsabilités en désignant des personnes clés : une équipe projet, un chef de projet éventuellement appuyé par le directeur financier pour assurer l’encadrement de l’équipe et la gestion des opérations, ainsi qu’un interlocuteur principal, qui peut être le chef de projet même, chargé d’assurer une communication continue au sein de l’entreprise et servant de point de contact pour les salariés en cas de questions ou suggestions relatives au projet.

Vous disposez maintenant d’un plan d’action solide en 3 points qui permettra à l’ensemble de vos équipes d’entamer ce projet de la meilleure manière. Vous pouvez enfin vous concentrer sur la partie technique en faisant appel à un développeur, et superviser la progression du projet jusqu’à l’implémentation complète du nouveau logiciel.

 

 

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