Guide pour faire une note de frais, salariés : conseils DRH

Comment faire une note de frais ? Le guide

argentVéritable casse tête pour toutes les entreprises et, à fortiori pour les TPE et PME n’ayant pas de comptable dans leur équipe de gestion, les notes de frais sont cependant des éléments incontournables. Rigoureusement encadrées par la loi, elles doivent faire l’objet de toutes les attentions

Note de frais… de quoi parle t-on au juste ?

Les notes de frais sont des documents, dématérialisés ou non regroupant les dépenses effectuées par un collaborateur, sur ses fonds personnels pour son activité professionnelle. Ces notes de frais doivent être accompagnées des justificatifs (tickets de caisse et autres factures acquittées) et remise à l’employeur en vue de son remboursement.

Voir aussi : La liste ultime des fonctionnalités du SIRH

Leur montant doit être raisonnable sous peine de passer pour avantages en nature. Les notes de frais correspondent généralement à des notes de restaurant, de carburant ou de petites fournitures.
Il est indispensable de formaliser leur gestion.
L’entreprise est en droit d’imposer des dates limites de remise des notes de frais. Les notes de frais sont généralement remboursées dans le mois. Elles peuvent être remboursées dans un délai maximum de 5 ans.

Les types de notes de frais

Il existe deux types de notes de frais.

Les notes de frais classiques qui correspondent à de petites dépenses. Ces notes de frais doivent être signées par le collaborateur et être accompagnées de leurs justificatifs où figurent les montants HT, le montant de la TVA, les dates, lieux et nom du fournisseur.

La note de frais kilométrique : lorsqu’un collaborateur utilise son véhicule personnel pour effectuer des trajets professionnels, il peut alors toucher des indemnités kilométriques. Ces indemnités kilométriques ne peuvent l’objet d’une TVA

Bien que ces pièces justificatives, doivent être conservées pendant dix ans, leur conservation en version papier n’est plus obligatoire. C’est là qu’intervient la notion de “valeur probante”.

La TVA et règles particulières

La TVA n’est pas récupérable sur l’essence, le sans plomb 95, 98 et E10 . Pour les véhicules utilitaires elle est récupérable à 100%. Pour les véhicules de tourisme, la TVA est récupérable à hauteur de 80% pour le gazole et l’E85 et à 50% pour le GPL. La TVA n’est pas récupérable sur les frais d’hébergement.

Les règles comptables

Les notes de frais doivent être mises en débit dans un compte de classe 6 et ventilées ainsi :

  1. 6234, cadeaux (pour les cadeaux offerts à des tiers),
  2. 6251, voyages et déplacement (frais de transport),
  3. 6256, frais de logement,
  4. 6257, réception,
  5. 647 ou 625 Autres charges sociales (pour les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail des salarié),
  6. 6181 Document générale (les achats de documents nécessaires à l’entreprise tels que les revues spécialisées ou les lettres d’informations professionnelles),
  7. 6064 Fournitures administratives (pour l’achat des fournitures administratives et autres matériels de bureau),
  8. 6063 Fournitures d’entretien et de petit équipement (pour l’achat de petits équipements et matériel).

Simplifier sa gestion des notes de frais : c’est possible grâce aux logiciels de notes de frais

Les logiciels de gestion des notes de frais permettent un gain de temps considérable et réduisent à néant les risques d’erreur. 

Le collaborateur sera autonome et pourra remplir sa note de frais de façon ludique et rapide.

Les justificatifs sont stockés de manière sécurisée.

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