Que comprend le prix d’un logiciel de paie ?

Taille de l’entreprise

L’un des principaux paramètres influant sur le coût d’un logiciel de paie est la taille de l’entreprise. Il est évident que plus celle-ci sera importante plus le nombreux d’utilisateurs traitant la paie le sera. Étant donné que le coût des licences logicielles dépend du nombre de postes, le prix s’en verra impacté. Les éditeurs réduisent généralement les frais pour un nombre d’utilisateurs finaux croissant.

Licences

Pour des raisons d’indépendance et parfois de confidentialité, les entreprises optent pour l’acquisition de licences. On parle alors de logiciels on-premise. Ces licences permettent d’utiliser l’ERP sans limitation de durée. Elles impactent lourdement le prix de la solution car leur tarif est très élevé. Ce système est de plus en plus délaissé au profit des SaaS.

SaaS et abonnements sur le cloud

La solution la plus en vogue est actuellement le Service as a Software (SaaS). Elle consiste en l’hébergement sur le cloud, permettant d’utiliser le logiciel comme un service. Le logiciel de paye n’est plus considéré comme un actif immobilisé, mais bien comme un service utilisé par l’entreprise. Il s’agit d’un abonnement que l’entrepreneur verse à l’éditeur de la solution de paie, de façon mensuelle, voire annuelle. Sur le long terme, cela revient évidemment plus cher que l’achat d’une licence. Mais cette solution bénéficie d’une mise à jour moins lourde et de frais engagés au compte-gouttes.

L’intégration du logiciel

Il s’agit d’une étape cruciale du processus d’acquisition de l’ERP. L’intégration du logiciel de paie consiste en l’installation de la solution dans le système informatique de l’entreprise. Il faudra par la suite éprouver le système. Le coût total de l’intégration dépendra alors du temps passé par l’opérateur dans les services de l’entreprise. Ce temps dépend en outre des obstacles que ce dernier peut rencontrer, comme la conversion d’une BDD en un langage compatible avec la solution. Dans le cadre d’un SaaS, la disponibilité d’une API rend généralement cette intégration moins fastidieuse et plus prompte. Une fausse croyance amène à penser que la présence d’une API rende automatique l’intégration d’un SaaS.

Personnalisation

En plus des modules complémentaires qui peuvent se greffer à un ERP, des fonctionnalités personnalisées peuvent être développées par l’éditeur de la solution de paie pour répondre aux besoins spécifiques du client. Cette personnalisation induit des frais de la part de l’éditeur, qui seront répercutés sur le coût final du logiciel de paie.

Formation du personnel

Le logiciel intégré, il faut désormais former le personnel à son utilisation. Qu’il s’agisse du mode on-premise ou SaaS, la formation est vivement recommandée pour une meilleure prise en main. Cela permet une exploitation optimale par les équipes RH.

Maintenance et mises à jour

Le législateur apporte diverses modifications au Code du travail. Pour rester dans la légalité, l’entreprise doit s’y conformer et cela passe par une mise à jour plus ou moins régulière du logiciel de paie. Cela a bien évidemment un coût qui sera répercuté sur le prix final de la solution de paie. La maintenance tient en outre compte du matériel dont dispose l’entreprise. Il convient de s’assurer que le logiciel mis à jour est en mesure de fonctionner sur les ordinateurs de la société.