Migration : comment changer de logiciel de paie ?
- 5 minutes
- Créé le 26 sept. 2022
- Modifié le 16 avr. 2025
Marie Weiss
Rédactrice au sein de notre équipe depuis 2013, Marie a une expérience de plus de 15 ans dans les solutions logicielles pour les entreprises. Ayant fait ses armes au sein d'une société alsacienne d'édition de logiciels à rayonnement international, elle aime découvrir les atouts des éditeurs français et les partager dans notre boite à outils.
Devant la multitude des offres existantes sur le marché, il n’est pas toujours facile de changer le logiciel de paie. Pourtant, c’est une étape nécessaire pour le développement de votre entreprise.
Pourquoi changer de logiciel de paie ?
Différentes raisons peuvent pousser à changer de logiciel de paie. En effet, votre solution actuelle n’est malheureusement plus mise à jour et vous ne pouvez plus continuer à travailler avec elle. Vous pourriez également connaître un changement de logiciel de paie, car votre cabinet d’expert-comptable a fait l’acquisition d’une nouvelle plate-forme.
Mais les besoins de votre entreprise ont peut-être évolué et si les fonctionnalités de votre logiciel de paie actuel sont malheureusement trop limitées, vous n’aurez d’autre choix que d’envisager son remplacement. Dans tous les cas, la migration logicielle n’est pas un acte anodin et il est impératif de vous y préparer bien à l’avance.
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Comment changer de logiciel de paie ?
Un travail préparatoire en amont reste nécessaire en dressant un état des lieux. Il s’agit alors de définir les nouvelles attentes de l’entreprise et quels seront les moyens déployés pour y parvenir.
Cela aboutira à l’établissement d’un cahier des charges permettant d’encadrer le projet et de vous orienter vers la solution la plus efficiente. Concernant le choix du logiciel de paie, votre sélection s’effectuera en se basant sur le critère technologique, l’aspect financier et le montant de la dépense engendré par le changement d’outil.
La conversion des données diffère d’un logiciel de paie à un autre. Cette étape doit être suivie avec la plus grande minutie, car elle peut malheureusement être source d’erreur et si tel est le cas, la qualité des données en sera grandement affectée.
Bien souvent, cette étape se réalise sur plusieurs semaines en utilisant l’ancien logiciel de paie et le nouveau dans le but de comparer les résultats obtenus.
Par ailleurs, une formation déterminante sera intégrée dans le projet, car le nouveau logiciel de paie implique également une nouvelle méthodologie de travail. Grâce à cet accompagnement, les utilisateurs vont devoir s’adapter à la nouvelle plate-forme et se constituer de nouvelles habitudes.
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Changer de logiciel de paie pour un outil plus complet
Changer de logiciel de paie peut se faire à n’importe quel instant, du moment que vous avez préparé correctement votre projet en amont. Mais il est préférable de le faire en début d’année pour que la transition soit plus facile.
Il est conseillé d’effectuer ce changement en vous orientant vers un logiciel de paie complet, capable de gérer les mises à jour légales et conventionnelles. En effet, ces dernières sont en mutation permanente. Dans ce cadre, sélectionnez toujours des éditeurs mettant à jour constamment leur solution.
Retenez uniquement comme solution, un logiciel qui est en mesure de s’adapter à différents changements au sein de l’entreprise comme les règles d’activité, les changements d’effectifs ou le réajustement des périmètres.
En optant pour la modernisation avec un outil plus complet, le logiciel de paie deviendra un véritable centre d’échange pour l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Par ailleurs, sachez qu’il existe également des solutions collaboratives pour faciliter le partage de la communication entre les différents services.
Au-delà de cet aspect, un logiciel de paie plus complet vous permettra d’accéder à de nombreux outils d’analyse tels que des dashboards RH, des reportings ou des tableaux de bord.
Mais ce n’est pas tout, un logiciel de paie plus complet vous assure une gestion plus fine de la comptabilité. Pour cela, il faudra choisir une solution incorporant de nombreuses fonctionnalités utiles pour l’entreprise, comme par exemple la gestion des congés payés ou une solution de pointage pour comptabiliser les heures supplémentaires. Concernant la manipulation des données, elle se fera très facilement par l’outil complet à travers un processus automatique pour établir les bulletins de paie.
Vous n’avez donc plus à vous soucier des cotisations sociales, des déclarations impératives, des congés payés et d’autres informations utiles dans la comptabilité.
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Changer de logiciel de paie pour une solution SIRH
Une solution SIRH intègre évidemment la fonction logiciel de paie. En effet, le système d’information des ressources humaines est capable de gérer tous les aspects RH de l’entreprise. Cela passe bien évidemment par le recrutement, mais également la gestion des congés, des notes de frais, la gestion des talents et l’établissement des bulletins de salaire.
Lorsqu’il est nécessaire de changer de logiciel de paie, vous pouvez légitimement vous poser la question de centraliser les données RH à travers une solution unique. Dans ces conditions, vous utilisez un outil de management unique, permettant une simplification des processus, mais également une plus grande automatisation des tâches à faible valeur ajoutée.
Pour les équipes chargées de la gestion des ressources humaines, c’est un gain de temps non négligeable d’autant plus qu’elles pourront utiliser leurs compétences et les indicateurs visuels de la solution SIRH pour suivre les performances globales de l’entreprise.
Pour la paie, la qualité principale reste incontestablement la structure modulaire de la solution. Cette flexibilité assure l’unification des données pour limiter le risque d’avoir une information erronée ou oubliée.
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Conclusion
Changer de logiciel de paie reste nécessaire pour suivre les évolutions de votre entreprise et vous débarrassez d’une solution qui n’est pas adaptée à vos besoins. Utilisez immédiatement les comparatifs Celge concernant les logiciels de paie. Étant donné que l’investissement financier est important, recourir à un comparateur reste nécessaire pour saisir les subtilités de chaque éditeur.
De cette manière, vous êtes assuré que le changement se déroule dans les meilleures conditions et que les services concernés seront impactés positivement.
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