Conseils sur l’achat d’un logiciel de caisse enregistreuse

Les caisses enregistreuses sont un des outils de travail par excellence des commerçants. Fournissant une aide particulière à l’enregistrement des achats, elles sont vite devenues incontournables. Parallèlement à l’évolution des machines, la réglementation en matière d’utilisation des caisses enregistreuses a également évolué. Ainsi, la loi de Finances de 2016 a instauré un logiciel de caisse obligatoire pour les commerçants et notamment lorsqu’ils sont assujettis à la TVA. Dans cette lancée, le logiciel de caisse doit être bien sécurisé et certifié, à défaut, une amende de 7500 euros sera appliquée.

Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse ?

Une caisse enregistreuse désigne cet appareil qu’utilisent les commerçants dans leurs boutiques, restaurants, instituts de beauté ou autres lieu d’accueil du public. L’objectif étant d’enregistrer les achats de leurs clients. Elle se compose d’une machine à calculer, d’un clavier, d’un tiroir-caisse avec son ainsi que de deux imprimantes. Il s’agit d’un véritable coup de pouces pour les professionnels du commerce. La caisse est notamment incontournable dans les commerces de détail, dans les boulangeries tout comme chez les fleuristes ou dans les cafés. L’invention apparaît en 1878 aux Etats-Unis dont le but premier consistait à empêcher les vols des employés. Le tiroir-caisse ne s’ouvre en effet qu’avec l’aide d’une clé et s’accompagne par ailleurs d’un son. Par la suite et au fil des années, les fonctions de la caisse enregistreuse se sont développées. A l’heure actuelle, il en existe plusieurs types et modèles en fonction des besoins du commerçant. Ainsi, après les modèles de caisse traditionnelle, il existe aujourd’hui des machines enregistreuses tactiles. Celles-ci offrent bien évidemment les mêmes fonctions que les machines traditionnelles, mais avec une version plus avancée.

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Caisse enregistreuse obligatoire ou pas ?

Nombre de commerçants se demandent si finalement les caisses enregistreuses sont obligatoires ou pas : et c’est tout à fait légitime. Incontournable pour les besoins du commerce, une caisse enregistreuse vente direct n’est pas pour autant obligatoire. Dans la réglementation actuelle, aucune loi n’impose d’obligation caisse enregistreuse quelle que soient la nature de l’activité, la localisation et le chiffres d’affaires. Néanmoins, pour les commerçants qui utilisent ce type de machine, la reglementation logiciel de caisse a évolué. Ce qui est obligatoire en fin de compte, c’est l’utilisation de logiciels et de systèmes de caisse certifiés et sécurisés pour ceux qui font appel à ce type de machine.

A partir de 2016, la loi de Finances impose aux commerçants utilisant une caisse enregistreuse de s’équiper de logiciels sécurisés et ce, avant le 1er Janvier 2018. Avec cette norme de 2018, les logiciels de caisse enregistreuse sécurisés sont désormais imposés à toute personne assujettie à la TVA enregistrant le règlement de ses clients par l’intermédiaire d’un logiciel de comptabilité ou de gestion. Le logiciel de caisse obligation doit satisfaire à des conditions d’inaltérabilité, de conservation, de sécurisation et d’archivage des données.

 

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Pourquoi cette obligation ?

Le fait d’instaurer cette obligation de logiciel de caisse sécurisé répond à une finalité de contrôle, notamment lorsque c’est l’administration fiscale qui y procède. La loi caisse enregistreuse vise en effet à lutter contre toute tentative de fraude à la TVA. Ces cas de fraude sont notamment rendus possibles en utilisant des logiciels pirates qui permettent aux commerçants de dissimuler leurs recettes. Ces logiciels pirates fonctionnent en reconstituant des tickets de caisse de sorte à dissimuler les recettes effectivement encaissées en espèces. Pour éviter les fraudes à la TVA, il existe des conditions que ces logiciels doivent remplir. Dans certains cas, il arrive que les commerçants puissent se mettre en conformité avec la nouvelle obligation grâce à une mise a jour caisse enregistreuse. C’est le cas notamment si un contrat de maintenance a été souscrit lors de l’achat du logiciel.

Comment fonctionne une caisse enregistreuse ?

Les caisses enregistreuses se dotent de plusieurs fonctionnalités et missions. Certaines d’entre elles sont primaires et donc présentes sur tous les modèles basiques. Et d’autres fonctions peuvent être supplémentaires. Dans ces cas, elles sont présentes sur certains modèles uniquement. Les fonctions principales de ces machines sont néanmoins de faire l’addition, l’impression des relevés et tickets de caisse et enfin la manipulation du tiroir-caisse avec son. D’autres fonctionnalités supplémentaires que l’on peut trouver sur d’autres modèles sont, quant à elles, entre autres :

• La multiplication pour calculer les taxes ;

• La lecture de cartes de paiement ;

• La désignation des produits sur les tickets de caisse ;

• La lecture optique des produits.

Grâce à ces fonctionnalités, la caisse enregistreuse présente de nombreux avantages pour les professionnels du commerce.

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Les avantages de l’utilisation d’une caisse enregistreuse

Si les caisses enregistreuses sont aujourd’hui incontournables, c’est bien évidemment du fait des nombreux avantages qu’elles procurent. Cela vaut aussi bien en termes de sécurité que de gain de temps et de limitation des erreurs.

La sécurité des opérations

Comme auparavant évoqué, les caisses enregistreuses avaient pour principale finalité de prévenir les vols par les employés. Aujourd’hui, cette finalité demeure l’un des principaux avantages de l’utilisation de la machine. Toutes les transactions effectuées y sont sauvegardées, ce qui est d’une aide précieuse pour les contrôles. Certains POS sont même connectés au Cloud pour faire en sorte que tout soit synchronisé en ligne.

Un gain de temps considérable

Il est d’une évidence que l’utilisation d’une caisse enregistreuse permet de gagner un temps considérable, surtout durant les heures de pointe. Avec elle, les achats des clients sont traités rapidement. Cela leur évite de faire la queue trop longtemps avant de pouvoir payer. De même, étant donné que la caisse procède déjà aux calculs, l’employé ne perdra pas de temps à effectuer lui-même les calculs ou en utilisant une machine à calculer.

Les risques d’erreur sont limités

Cet avantage complète le précédent. En effet, un calcul manuel comportera toujours des risques d’erreur, notamment des erreurs de calcul ou de manipulation d’une calculatrice. Bien que ces erreurs de manipulation ne puissent pas totalement être évitées avec une caisse enregistreuse, les risques sont moindres.

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Quels sont les inconvénients d’une caisse enregistreuse ?

Bien qu’elles possèdent de nombreux avantages, les caisses enregistreuses ont également quelques points qui peuvent constituer des inconvénients. En premier lieu, il faut noter que malgré leur automatisme, l’utilisation de ces machines requiert un minimum de formation. Avec la multitude de modèles disponibles, chaque nouvelle caisse peut nécessiter une nouvelle formation. Et ce, même si vous avez déjà une expérience professionnelle assez avancée. En effet, d’un modèle à un autre, il peut souvent arriver que le mode d’emploi soit différent.

En second lieu, il faut également noter que les caisses enregistreuses restent des machines comme toutes les autres. En cas de dysfonctionnement, de mauvaises utilisations ou si elle est abîmée pour une raison ou une autre, vous risquez de perdre vos données. Sans oublier également la perte de productivité dans l’éventualité d’une panne de courant.

Ceci dit, les caisses enregistreuses restent des outils précieux pour optimiser les chiffres de vente d’autant plus qu’elles facilitent considérablement le travail. Avec une bonne formation de son personnel, se doter de ces machines reste aujourd’hui particulièrement intéressant. Choisissez donc le modèle qui vous convient.

 

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Comment choisir une caisse enregistreuse ?

Les caisses enregistreuses doivent faire l’objet d’un choix minutieux. Selon les besoins, en effet, il faudra choisir entre des modèles classiques ou des terminaux de point de vente tactile dernière génération. Il est nécessaire de noter que, si certains modèles peuvent convenir particulièrement aux contraintes d’un boulanger par exemple, d’autres seront davantage adaptés aux besoins d’un restaurateur et ainsi de suite. A cet effet, nombre de critères sont à prendre en compte avant d’effectuer son choix.

La facilité d’utilisation

Le but premier d’une caisse enregistreuse est de faciliter le travail des commerçants. A cet effet, il est avant tout conseillé de choisir une machine facile d’utilisation étant donné qu’il s’agit de l’outil que vous utiliserez le plus. La prise en main doit être simple, même pour les plus novices dans l’utilisation des machines. Pour cela, le design se doit d’être épuré avec des interfaces spécialement conçues pour une utilisation répétée.

Caisses numériques ou alphanumériques

Les caisses numériques sont des choix privilégiés pour les plus petits budgets. Pour l’enregistrement des ventes, ces caisses peuvent prendre en charge 4 modes de paiement, à savoir le paiement en espèce, le paiement par carte bancaire, les chèques et les tickets restaurant. Malgré le développement incessant de nouveaux modèles, ces caisses restent aujourd’hui toujours aussi répandues. Quant aux caisses alphanumériques, elles disposent d’une polyvalence hors norme. Elles possèdent des fonctions très spécifiques telles que la gestion des tables par exemple pour le secteur de la restauration.

La prise en main des logiciels de caisse

La prise en main des logiciels de caisse constitue un critère important, notamment lorsque vous ne pouvez pas être constamment présent dans votre boutique. Ainsi, il peut être intéressant d’avoir accès à l’interface du logiciel à tout moment et de n’importe quel terminal, comme depuis votre smartphone ou votre tablette. Cela vous permettra d’avoir une visibilité sur votre activité en tout temps.

 
Loi anti fraude

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A quels éditeurs de logiciel faire appel ?

Sur le marché, il existe de nombreux d’éditeurs de logiciels au point où il peut être difficile de faire son choix. Parmi les plus grands du marché, l’on retrouve notamment Cegid Retail et Fastmag, chacun ayant ses particularités. Dans tous les cas, leur but est de couvrir et de satisfaire au maximum les besoins des clients.

Cegid Retail : la plateforme de commerce des grands enseignes

La solution Cegid Retail est une plateforme de commerce à destination des marques de luxe et des enseignes spécialisées. Avec une utilisation optimisée, elle assure une expérience achat particulièrement satisfaisante. Cegid retail accompagne efficacement la croissance de votre commerce avec un retour sur investissement rapide. A l’heure actuelle, plus de 2800 magasins sont équipés du logiciel, incluant les grands enseignes tels que LACOSTE, L’Oreal et Louboutin. L’exécution optimale des commandes clients permet de réaliser un surplus de gain de l’ordre de 3 à 10%. Parmi ses principaux avantages, l’on cite notamment l’intégration des spécificités fiscales et règlementaires de plus de 70 pays. Par ailleurs, le logiciel est traduit en plus de 28 langues. Ce qui en fait également son atout, c’est sa capacité à couvrir tous les besoins du commerçant incluant, outre la vente, la gestion des stocks et supplychain.

Fastmag boutique

Fastmag boutique, lui, est un éditeur de logiciels métiers faisant partie du groupe DL Software, au service des commerçants depuis plus de 30 ans. Les logiciels ainsi développés s’adressent notamment aux petites et moyennes entreprises. Mais la solution proposée couvre quand même l’étendue des besoins informatiques des clients. Fastmag est le premier logiciel de caisse enregistreuse aux normes légales imposées par l’Etat. Elle est conforme à la législation de 2018. La principale particularité de Fastmag réside dans sa capacité à décliner ses produits pour une grande variété de secteurs de métiers, allant de la mode à l’ameublement en passant par l’électroménager et la parapharmacie.

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