Factures électroniques, le pour et le contre ? | CELGE

Factures électroniques, est-ce nécessaire de franchir le pas ?

Comme le précise l’ordonnance n°2014-697 de juin 2014, la dématérialisation des documents entrepreneuriaux, progressivement imposée en France, deviendra obligatoire dès 2020 et l‘accord préalable des acheteurs ne sera plus requis. Une mesure qui suscite des interrogations, car en 2018, des millions de français n’ont pas d’accès internet, et 15% de la population n’a aucune connaissance informatique. Ce qu’il faut savoir avant de franchir le pas des factures électroniques.

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Contexte global

Le Productivity Tracker, produit par la multinationale Sage, éditrice de logiciels, souligne qu’actuellement, chaque employé d’une PME perd environ 8 heures hebdomadaires (soit 142 jours par an) à traiter les factures et diverses tâches administratives. En comptant les frais d’envoi, encre, impression, secrétariat, le coût d’une facture fournisseur est évalué en moyenne à 14,50 euros, contre 8,50 euros pour une facture clients.
SRM factures fournisseurs
Esker, logiciel SRM, dématérialisation des factures fournisseurs
Automatiser l’envoi de ces documents diminue ce budget de 60%. Même en déduisant les frais énergétiques supplémentaires, l’acquisition de matériel informatique performant, et la protection de vos données, les bénéfices dégagés sont, à terme, considérables. Le temps et l’argent économisés ainsi réinjectés accélèrent clairement le développement d’une société. À l’approche de la date décrétée par le gouvernement, les prix de ce marché ne cesseront plus d’augmenter. Ne serait-il pas dès lors judicieux d’anticiper et amorcer les changements à venir?

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À quel procédé recourir?

La dématérialisation est strictement encadrée par les articles 289-V et 289-VII du Code Général des Impôts. Il
y est notamment précisé qu’il est de la responsabilité de l’émetteur de garantir «[…] l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture[…]».

S’il existe plusieurs manières d’assurer la transmission de données et factures électroniques, c’est l’envoi par fichier PDF qui est le plus souvent retenu par les PME. Intégrer un fichier XML à un PDF permet également d’enregistrer les données saisies pour les inclure dans les formulaires ultérieurs. Reste à décider si ces factures seront envoyées par mail, ce qui imposera une intervention humaine, ou automatiser leur envoi grâce à un embarquement des données structurées.
gestion electronique documentsComme 50% des multinationales nord-européenne, les grands groupes français optent souvent pour l’Échange de Données Informatisées, l’EDI. Un système coûteux et compliqué à mettre en place, mais qui génère dès numérisation, les pièces comptables et documents légaux inhérents à toute société. De cette manière, les données de l’entreprise sont transmises aux organismes compétents (tribunal du commerce, URSSAF…).
Cette adaptation devra se faire progressivement, et être approuvée des effectifs au moyen de formations, coachings et mises en situation.

Avantages de la dématérialisation

Au vu de la quantité de données qu’accumule une entreprise, la facilité d’archivage et de tri des documents représente un gain de temps et d’énergie colossal. Des applications compatibles à Gmail traquent les activités en ligne des prospects, et les trient en fonction de l’intérêt qu’ils vous portent (ouverture de pièces jointes…). Ces informations permettent de donner la priorité aux clients les plus réceptifs. Ce type de logiciel assure également le traçage des envois, avertit l’expéditeur de la bonne réception et prévient les erreurs humaines. Nombre de statistiques établissent d’ailleurs que la diminution des délais d’envoi entraîne une baisse significative des retards de paiements et facilite la mise en place de créances. Pourquoi ne pas gagner en efficacité grâce à une plateforme de mise relation clients/fournisseurs, qui fluidifiera les échanges?

collaborateurs épanouisLa technologie et l’informatique ont bouleversé l’économie et l’entrepreneuriat. Chaque salarié ne sera pas nécessairement remplacé par une machine, mais il devra faire preuve de résilience et apprendre à consacrer son temps de travail à des tâches plus essentielles. Restent à découvrir les infinies possibilités qu’offre l’électronique et s’en servir pour améliorer notre réactivité.

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