Externalisation de la paie : opportunité à saisir ?

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Externaliser sa gestion des bulletins de paie peut sembler inconfortable : comment vous assurer que les textes de lois auxquels votre entreprise est soumise seront bien pris en compte ? Comment être certain(e) que les informations relatives à chacun de vos collaborateurs seront bien notées (état des congés, RTT, maladie, etc.) ? Comment intervenir en cas d’erreur ?
La montée en puissance des prestations de service proposant d’externaliser la gestion des bulletins de paie des entreprises semble donner le ton : l’ère est à la sous-traitance et il semble que la confiance soit rentable.
Pourquoi ? En quoi confier la gestion de ses bulletins de paie à une entreprise tierce peut-il vous permettre d’être plus serein(e) ?
Alors, externalisation de la paie : opportunité à saisir ?

 

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Les freins à l’externalisation de la paie

Lorsque votre équipe se compose de nombreux collaborateurs, il peut être délicat d’externaliser la gestion des bulletins de paie.
En effet, le coût de production de celui-ci et les services annexes qui y sont associés (communication avec les employés, centralisation et mise à jour des informations sous forme de journaux de paie, de suivi des RTT, congés, maladie, etc.) peut s’avérer si élevé que l’externalisation de la paie n’est absolument pas rentable voire pas gérable.
Dans ce cas, l’embauche d’un collaborateur qui sera pour vous un interlocuteur privilégié vous permettant de prendre des décisions plus éclairées et vous aidant dans les actions que vous prendrez pour faire évoluer vos politiques d’entreprise.
De la même façon, l’externalisation de la paie peut se révéler être une fausse bonne idée lorsque :

  • Votre trésorerie est trop limitée;
  • Votre modèle d’activité vous amène à travailler avec des dispositions conventionnelles, réglementaires ou légales très particulières;
  • Les profils de vos collaborateurs sont très spécifiques et entraînent une responsabilité qui doit rester au sein de votre entreprise;

Suivant les caractéristiques de votre entreprise, l’externalisation de la paie peut donc ne pas être la bonne solution. Cependant, de nombreux avantages s’y joignent.

Les avantages qui explique la popularité de ce dispositif

Ces avantages sont les raisons qui expliquent la montée en puissance des solutions d’externalisation de la paie. On constate notamment :

Le temps que vous gagnez à vous défausser de la tâche de gestion de la paie, combiné au faible coût de revient de celle-ci représentent l’argument principal qui pousse de plus en plus de PME à externaliser les processus associés à la gestion de la paie.
En effet, bon nombre de compétences sur lesquelles reposent le modèle d’activité des PME du secteur tertiaire permettent de produire un revenu horaire bien supérieur au coût de production d’un bulletin de paie. Cet élément est d’une importance capitale puisque, en situation de pleine activité, votre entreprise gagnera plus d’argent en externalisant la paie.

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Par ailleurs, en faisant appel à un prestataire de services externes à l’entreprise, vous le rendez responsable de la qualité de vos bulletins de paie et des éventuels manquements liés aux obligations légales ne dépendant pas des informations que vous devez lui fournir. Cela vous permet d’aborder sereinement les contrôles de l’URSSAF et autres organismes contrôlant la conformité de vos bulletins de paie à destination de vos collaborateurs.
D’ailleurs, votre prestataire aura une police d’assurance professionnelle qui prendra en charge les éventuels problèmes pouvant se présenter, vous permettant de continuer votre activité et la sienne presque sans perturbations.

Comment l’externalisation de la paie peut devenir une véritable opportunité en 2021 ?

Certaines entreprises vont même plus loin en choisissant certaines offres d’externalisation sur-mesure afin d’optimiser leurs revenus, sur la base du modèle décrit précédemment (profitabilité horaire de l’entreprise largement supérieure au coût de revient horaire de l’externalisation de la paie).

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Cette combinaison d’un modèle industriel (le coût de revient d’un bulletin de paie devenant de plus en plus faible à mesure que l’on produit plus de bulletins de paie, grâce aux SaaS qui peuvent s’insérer dans des logiques d’économie d’échelle) et des ajustements à la demande sur un modèle d’entreprise particulier sont le véritable atout de ces dernières années.
En effet, c’est dans la puissance étendue d’une technologie de plus en plus efficace et d’une expertise fine que les véritables opportunités se trouvent pour la plupart des entreprises, et peut-être donc… la vôtre !
C’est le cas par exemple pour les entreprises dont le secteur d’activité est en plein essor, nécessitant une veille juridique permanente. Si, par exemple, certains de vos collaborateurs interviennent en télétravail depuis des distances éloignées (commerciaux sur site dans un pays limitrophe par exemple), vous serez heureux de composer avec un expert dans le domaine qui contribuera à rendre votre affaire prospère.

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Mapaye

Mapaye est un éditeur de paie externalisé qui fonctionne 100 % sur Internet. Grâce à son mode SaaS, vous n’avez pas besoin d’installer le moindre logiciel. Aucune licence ne sera nécessaire et les mises à jour se font automatiquement. 

De plus, vous disposez d’une sécurité optimale car la transmission des informations se fait en direct, sans passer par un intermédiaire. 

Pour votre compte, vous disposez d’un interlocuteur privilégié qui va vous aider à effectuer le paramétrage de votre dossier. Cela vous permet d’obtenir la totalité de vos paie ainsi que les déclarations sociales en toute conformité par rapport à la législation. 

Autre avantage de la solution Mapaye, une très grande simplicité d’usage grâce à une interface intuitive. Le DSN est automatiquement suivi et transmis par Mapaye pour qu’il n’y ait aucun souci de confidentialité. 

Depuis un ordinateur ou un Smartphone, vous aurez accès à toutes les informations grâce à une compatibilité totale de la solution.

Adp

Adp vous apporte un nouveau regard sur la gestion de paie extérieure en vous permettant d’exploiter son plein potentiel. Selon la taille de votre entreprise, vous trouverez des solutions personnalisées pour faciliter l’activité de votre société. 

L’éditeur Adp compte plus de 810 000 clients à travers le monde et accompagne aussi bien des TPE, des PME comme des multinationales. 

Si vous disposez d’un effectif international ou local, vous avez ainsi la possibilité d’optimiser le processus concernant la rémunération.

Cela se traduit par une disponibilité plus importante de vos collaborateurs qui n’auront pas besoin d’effectuer des tâches redondantes à faible valeur ajoutée. De plus, vous disposez d’un aménagement du temps de travail plus efficient, tout comme pour la planification. Ces différentes solutions sont basées sur la technologie cloud pour que vous puissiez piloter l’intégralité de la gestion de la paie à distance.

Touche pas à la paye

Il s’agit d’une solution novatrice qui vous permet de profiter d’une gestion beaucoup plus souple et en parfaite conformité avec la législation. 

Selon le ministère du travail, encore 40 % des bulletins de paie ne respectent pas la loi. Face à la complexité du droit du travail, il est préférable de vous tourner vers une solution d’externalisation dans le but de traiter les salaires avec une très grande minutie. 

Touche pas à la paye a justement pour objectif de vous simplifier la paie avec de véritables experts et des juristes qui seront là pour développer des services à la hauteur de vos attentes. 

 

D’ailleurs, l’éditeur Touche pas à la paye existe depuis de plus de 20 ans et s’est fixé comme objectif d’optimiser les ressources humaines. À partir du moment où vous souhaitez externaliser votre fonction RH et la paie, le logiciel SaaS ou SIRH couvrira vos attentes. De plus, vous trouverez des interlocuteurs qui vous aideront à effectuer des choix stratégiques pour développer sereinement votre entreprise.

Rue de la paye

Si la gestion de paie est une source de stress, il vaut mieux gagner du temps et en sérénité en vous tournant vers la solution Rue de la paye. 

Vous bénéficiez d’une véritable expertise dans le domaine avec des juristes qui sont en charge de sécuriser votre paie en appliquant les dernières conventions et réglementation en vigueur. 

Résultat, votre gestion administrative concernant le service de paie et des ressources humaines sera grandement simplifiée. 

Toutes les procédures sont certifiées en répondant parfaitement à la réglementation RGPD. La solution Rue de la paye convient parfaitement pour les TPE, PME, les experts-comptables, les associations ou les grandes entreprises souhaitant bénéficier d’une qualité et d’un gain de temps sur la paie.

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Gagnez du temps et donc de l’argent

Gérer la paie en interne des salariés représente une quantité de travail non négligeable. Surtout si vous avez une masse salariale conséquente, les données personnelles à manipuler s’avèrent complexes et chronophages. 

De ce fait, vous êtes obligé de vous tourner vers un spécialiste en interne qui sera souvent rattaché aux ressources humaines. 

Mais plutôt que de consacrer du temps et des ressources directement dans cette opération pourtant nécessaire, l’externalisation de la paie va vous faire gagner énormément de temps. 

Cela se traduira par un allégement des charges financières car vous n’avez pas besoin d’embaucher des personnes spécifiques pour sa gestion. 

Même si vous avez des éléments variables comme des déclarations sociales spécifiques, des arrêts de travail ou des variables de paie, il vous suffira simplement de transmettre ces différentes informations en externe pour qu’elles soient directement prise en compte.

Vous serez plus serein sur les questions réglementaires et juridiques

En choisissant un gestionnaire de paie extérieur, vous évitez certaines questions parfois délicates sur le plan de la réglementation juridique.

De plus, la législation est en perpétuelle évolution, il est donc nécessaire de se tenir à jour des dernières réformes et surtout de savoir comment les mettre en pratique.

Plutôt que de passer par une expertise juridique qui sera une fois de plus chronophage, l’externalisation vous permettra d’être en parfaite conformité, tout en évitant des litiges avec vos collaborateurs.

Vous avez également une certaine tranquillité d’esprit car vous n’avez pas à vous soucier de vous mettre à jour sur les dernières législations et de les appliquer.

La totalité de vos bulletins de salaire seront établie avec une très grande facilité et d’un point de vue juridique elles seront parfaites.

Une lecture plus facile des informations

Les interfaces des logiciels de paie sont parfois très complexes, pas toujours évident de retrouver des informations pourtant basiques mais essentielles. Les entreprises externes ont bien compris cette problématique, elles se sont naturellement orientées vers des interfaces simplifiées en apportant une forte valeur ajoutée pour mieux comprendre les différentes informations. 

Pour le bon fonctionnement de votre entreprise, vous aurez à votre disposition de très nombreux documents nécessaires. Vous bénéficiez également d’un suivi personnalisé avec un interlocuteur qui sera capable de répondre à l’ensemble de vos questions. 

À partir du moment où vous faites le bon choix en vous orientant vers un prestataire solide, vous aurez accès à tous les bulletins de salaire et les autres documents qui vous seront utiles.

La prise en charge de toutes les configurations de la paie

Lorsque l’on parle de gestion de paie, il ne s’agit pas simplement d’effectuer un chèque ou un virement du même montant tous les mois. Les responsables des ressources humaines et les chefs d’entreprises le savent mieux que quiconque. Il faut prendre en considération le type de contrat à savoir un CDI, un intérim, un stage ou un CDD.

 Le statut des salariés doit également être considéré car les calculs ne sont pas les mêmes pour un cadre ou pour un employé. Pour complexifier l’ensemble, le temps de travail partiel ou plein sont d’autres paramètres tout comme les primes et les variables. 

Si vous devez effectuer le remboursement davantage tel que des frais de transport, les tickets restaurant ou la mutuelle d’entreprise, ces éléments ne peuvent pas être ignorés.

Enfin pour terminer l’ensemble, les congés sans solde et les notes de frais vous plongeront dans un jargon juridique qui peut très vite vous faire basculer dans l’illégalité.

Ce ne sera pas le cas en choisissant une gestion de paie extérieure qui est spécialisée dans ses différents services.

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