Définition du comité de projet

Mettre en place un comité de projet en 6 étapes

La mise en place d’un comité de projet efficace est donc essentielle pour la réussite d’un projet. En suivant différentes étapes, vous mettez toutes les chances de votre côté pour mettre en place un comité de projet performant qui contribuera au succès de votre projet.

1. Définir les objectifs et le périmètre du COPROJ

• Clarifier les objectifs du COPROJ et son rôle dans le pilotage du projet.
• Définir le périmètre des responsabilités du COPROJ, en distinguant ce qui relève de sa compétence et ce qui relève d’autres instances.

2. Identifier les membres du COPROJ

• Sélectionner des membres issus des différentes parties prenantes du projet, en tenant compte de leur expertise et de leur niveau de responsabilité.
• Veiller à un bon équilibre entre les représentants des maîtrises d’ouvrage et d’œuvre, des clients ou utilisateurs finaux, et des fonctions supports.
• Nommer un président du COPROJ, chargé d’animer les réunions et de faciliter la prise de décision.

3. Établir le processus de communication et de prise de décision

• Définir la fréquence des réunions du COPROJ.
• Déterminer un ordre du jour type pour les réunions, incluant des points tels que l’état d’avancement du projet, l’identification des risques, la prise de décision et la communication aux parties prenantes.
• Établir un mode de prise de décision clair.
• Définir les outils de communication utilisés pour partager les informations entre les membres du COPROJ et les parties prenantes.

4. Organiser la première réunion du COPROJ

• Convoquer les membres du COPROJ en précisant les objectifs et l’ordre du jour de la réunion.
• Présenter le projet et ses enjeux aux membres.
• Passer en revue les rôles et responsabilités de chacun au sein du COPROJ.
• Définir le plan de communication et le processus de prise de décision.
• Identifier les premiers points à traiter par le COPROJ.

5. Animer et suivre les réunions du COPROJ

• Le président du COPROJ veille au bon déroulement des réunions et à la prise de décisions efficaces.
• Les membres s’engagent activement dans les discussions et apportent leur expertise.
• Les décisions prises font l’objet d’un compte-rendu diffusé à tous les membres COPROJ et aux parties prenantes concernées.
• Les actions à mener sont assignées à des responsables avec des échéances claires.

6. Maintenir le COPROJ efficace tout au long du projet

• Le COPROJ doit adapter son fonctionnement et sa fréquence de réunion en fonction de l’avancement du projet et des enjeux rencontrés.
• La composition du COPROJ peut évoluer en fonction des besoins, en intégrant de nouveaux membres ou en faisant sortir ceux dont la contribution n’est plus nécessaire.
• Le COPROJ doit rester vigilant face aux risques potentiels et aux changements de cap du projet.
• Il est important de faire un bilan régulier de l’efficacité du COPROJ et d’apporter les ajustements nécessaires.
N’oubliez pas que le COPROJ est un outil au service du projet et de ses parties prenantes. Son succès dépend de l’implication active de tous ses membres et de la qualité de la communication entre eux.