Les clauses requises dans un contrat d'externalisation de la paie | CELGE

Les clauses requises dans un contrat d’externalisation de la paie

Un contrat d’externalisation a pour objectif de lier un prestataire à son client pour une durée moyenne de trois ans. De ce fait, il est important de se pencher sur son contenu pour éviter toute mauvaise surprise. Si vous vous engagez avec un prestataire sérieux, il indiquera avec précision les responsabilités de chaque partie et mettra en place des indicateurs de qualité qui sont indexés sur le coût. De plus, le prestataire prévoira une sortie de contrat avec des conditions correctement définies.

Externalisation de la paie

Prendre en considération la répartition des tâches

Lorsque l’on parle d’externalisation de la paie, il ne s’agit pas uniquement de l’édition des fiches de salaire. Des responsabilités déclaratives sont engagées notamment par le prestataire. De ce fait, certains n’hésitent pas à volontairement oublier certaines mentions sur la précision des postes et la production de déclaration. Par précaution il est préférable d’avoir recours à un tableau récapitulatif dans lequel figure quelle personne est en charge de la production, mais également de son contrôle. Ne pas oublier la validation des documents produits ainsi que l’envoi et le transfert de ces éléments.

Prendre en compte le coût

Lorsque vous avez recours à un contrat d’externalisation, il faut savoir que celui-ci se scinde en deux parties distinctes. La première concerne uniquement la partie forfaitaire et s’applique sur la mise en œuvre. De l’autre, vous avez un coût récurrent qui est calculé par rapport aux salariés et de manière mensuelle.

Pour une entreprise entre 500 et 5000 salariés, ce coût varie entre 5 et 20 euros. Dans cette tarification il faut inclure les maintenances applicatives, la licence, les prestations de services et les maintenances légales. Afin de s’assurer que le service soit toujours optimal et que le prestataire s’implique entièrement, le client est en mesure de demander des indicateurs de qualités qui sont partiellement indexés sur un coût récurrent. De ce fait, si des retards sont observés sur le planning de la paie ou si des erreurs sont commises, le client a la possibilité d’appliquer une ponction sur le coût récurrent.

Le suivi de l’externalisation

Afin de s’assurer que le planning établi soit conforme aux attentes, il est préférable de planifier une réunion mensuelle. Par rapport aux indicateurs qui ont été définis sur le contrat, il convient de s’assurer qu’ils soient bel et bien respectés dans une logique de progression. En effet, un projet d’externalisation doit obligatoirement se construire dans le temps.

Prévoir une sortie de contrat

Une clause de réversibilité existe, mais reste souvent théorique. Dans la pratique, il est très rare d’observer qu’une entreprise abandonne l’externalisation au profit de l’internalisation. Néanmoins, des conditions de sortie doivent être prévues sur le contrat dans une volonté de changement de prestataire. Le client reste dans tous les cas propriétaire des différentes données, mais cette mention n’est pas suffisante à elle seule. Il faut indiquer depuis le contrat que le prestataire doit être en mesure de fournir l’intégralité de ces données dans le format voulu par le client et de préciser le montant de cette opération.

Anticiper l’imprévisible

Malheureusement, il y a toujours des imprévus qui peuvent nuire à la relation avec le service d’externalisation. En cas de bogue sur le réseau ou un problème d’indisponibilité de l’application, des mesures doivent être prises. Mais avez-vous pu définir le délai de réponse, les procédures d’escalade et les solutions qui seront mises en œuvre ? Pour éviter de vous retrouver en défaut, ces informations doivent être qualifiées sur l’annexe du contrat.

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