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Choisir un ERP pour ma petite entreprise

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L’ERP est l’incontournable des systèmes de gestion informatisés en entreprise. En 2014 selon Statista, 39% des PME utilisaient un ERP. Plus l’effectif était important plus le taux d’utilisation d’un progiciel de gestion PME intégré l’était également (jusqu’à 84% pour les PME de 250 personnes et plus). Depuis, la tendance s’est confirmée : en 2020 une PME sur deux utilisera un système de gestion informatisé. Faisons un tour d’horizon sur les solutions disponibles de nos jours pour les petites et moyennes entreprises.

 

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ERP pour PME : l’offre propriétaire

L’ERP a souffert pendant longtemps d’une réputation élitiste qui en faisait un outil prétendument réservé aux grandes structures. Si cette réputation était justifiée au début des années 90, aujourd’hui elle n’a plus lieu d’être. En effet les éditeurs ont bien compris l’évolution du marché et la nécessité grandissante de fournir aux PME des solutions adaptées en taille en et coût. La demande croissante, dont le moteur est la transformation numérique, a poussé les éditeurs à décliner leurs produits en solution taillées sur mesure pour les PME. Il ne s’agit pas de déclinaisons allégées d’ERP existant mais bien de solutions complètes pensées et adaptées pour les petites et moyennes entreprises. Ainsi les éditeurs de logiciels les plus importants du marché ont tous une déclinaison TPE ou PME de leurs produits en catalogue. Ce marché, en développement constant, a aussi favorisé l’apparition de nouveaux acteurs spécialisés sur le segment des petites structures.

Les éditeurs ont également su diversifier le mode de distribution des leurs offres : on premise, SaaS ou les deux. La pertinence du choix de distribution va dépendre d’un ensemble de facteurs propres à l’entreprise concernée. Si le choix du on-premise (licence en dur) reste minoritaire pour les PME, il reste une option valide pour des activité spécifiques. La tendance actuelle est au SaaS avec toutes les promesses du cloud computing. Ce modèle d’abonnement en ligne est de plus en plus plébiscité par les PME pour le choix de leur ERP. Les éditeurs sont donc de plus en plus nombreux à opter pour le SaaS, certains abandonnent d’ailleurs peu à peu le modèle du on premise.

Lire aussi : “SaaS versus On premise, que choisir ?

ERP pour PME : l’offre en open source

Les solutions en open source sont parfois un peu hâtivement qualifiées de “gratuites”. Les logiciels en open source peuvent être modifiés librement et par tous afin d’être améliorés. La plupart du temps, des communautés de développeurs – les contributeurs –  travaillent et améliorent un même projet. Ce dernier sera ensuite accessible sans royalties à verser pour utiliser le code source. Cependant l’utilisation d’un ERP en open source ne se fait pas sans frais. Si la version de base d’un ERP en open source est “gratuite”, les options et autres services additionnels sont payants. En outre, le déploiement de ces solutions induit un coût tout comme les formations.

A l’instar des solutions propriétaires, les solutions en open source se tournent de plus en plus vers le SaaS. L’open source se caractérise notamment par cette dimension communautaire : des groupes d’utilisateurs – ou développeurs – assurent maintenances, tests et assistance auprès de la communauté. Le développement futur de ces solutions s’appuie donc très fortement sur les retours d’expérience des utilisateurs. L’open source se distingue aussi par son devenir sur le long terme : un logiciel en open source peut survivre à la structure qui l’exploite par le biais de plusieurs dispositifs. En revanche, le devenir d’un logiciel propriétaire est assujetti au devenir de la société qui l’exploite : sa pérennité n’est donc jamais garantie. L’open source présente lui aussi des limites notamment aux niveau des fonctions proposées : elles sont en général moins nombreuse que dans une solution propriétaire.

Choisir le bon ERP quand on est une petite entreprise

Tout d’abord il faut bien avoir à l’esprit qu’il n’y a pas de “meilleur ERP”, c’est une vision subjective et chaque entreprise aura un avis différent, qui reposera en réalité sur ses propres spécificités et attentes. Il ne suffit pas de choisir un “bon ERP” pour réussir son implémentation : la stratégie de déploiement, la préparation en amont, les évolutions métiers impliquées – bref, tout un ensemble de facteurs – rentrent en considération. Substituer une solution à l’existant doit se faire en limitant les interruptions de production ou de service. L’opérationnel doit le rester pour ne pas engendrer de surcoût ou de difficulté dans la continuité de l’activité.

Lire aussi : “Comparer les logiciels ERP

De plus, adopter une solution sous – ou sur – dimensionnée peut s’avérer catastrophique. Outre les problématiques liées au coût, une erreur d’appréciation de la solution ERP ne fera que renforcer le phénomène de résistance au changement de vos équipes. Il faut également penser à raisonner le budget dans le temps : une partie du budget doit être consacrée à la formation des utilisateurs et permettre les évolutions futures. Enfin, la communication interne doit faciliter la transition des anciens outils vers le nouvel ERP : sans accompagnement des équipes, de mauvaises pratiques pourraient, à terme, venir brider les apports du nouvel ERP. Les petites entreprises, de par leur dimension, sont plus à mêmes de favoriser le dialogue et l’échange pour que chacun prenne conscience des enjeux de l’adoption d’une nouvelle solution d’ERP. En somme la transition est informatique… et humaine.

Avant de choisir il faut comparer les offres ! Pour ce faire notre comparateur en ligne gratuit vous permet d’identifier la solution la plus pertinente pour votre PME en moins de cinq minutes.

Un logiciel ERP pour ma petite entreprise, comment choisir ?

Le logiciel ERP (enterprise Resource Planning) fonctionne comme les applications de gestion utilisées pour les grandes entreprises qui disposent d’équipes spécialisées pour réaliser des analyses détaillées des besoins et pour organiser le déploiement.

Les concepteurs ont pensé aux TPE et aux PME en proposant des logiciels ERP adaptés à leurs besoins afin de les aider à mieux développer leurs activités et à gagner en performance. Ces outils en mode SaaS se démarquent par la facilité de personnalisation et d’utilisation. Leurs interfaces sont plus modernes et moins sophistiquées.

Penser à l’offre Cloud

De nombreuses entreprises se tournent désormais vers le cloud pour l’ensemble de leurs logiciels. Outre l’affranchissement quant à l’installation du système sur les machines de l’entreprise, l’ERP basé sur le cloud offre l’avantage de mutualiser les ressources et donc de bénéficier de tarifs avantageux. Il s’agit en outre d’une solution en SaaS dont l’acquisition s’effectue via des formules d’abonnement flexibles et adaptables.

Opter pour le cloud lors du choix de votre ERP pour PME vous assure par ailleurs la possibilité d’accéder à vos données depuis n’importe quelle source via n’importe quel poste de travail.

La mobilité comme motivation

Par ailleurs, la mobilité représente un autre atout à privilégier au moment de choisir l’ERP de votre PME. Le contexte commercial actuel privilégie toujours plus les échanges et il devient de plus en plus fréquent que le nombre de collaborateurs faisant usage de l’ERP dans l’entreprise augmente.

Du directeur des ventes à l’agent commercial, les besoins d’accès au CRM ou à d’autres modules de l’ERP sont sans cesse croissant. Il est alors nécessaire de disposer d’un ERP axé sur la mobilité et la multitude de possibilités de points d’accès.

L’ERP doit désormais être accessible tant via ordinateur, qu’à travers le téléphone ou sur la tablette.

Énumérer au préalable une liste des besoins

Quelles sont vos exigences, de quoi avez-vous besoin concrètement, pourquoi avez-vous besoin d’un ERP ? Avant même de commencer à contacter les éditeurs, vous devez être en mesure de lister vos attentes et de dresser soigneusement la portée de votre projet d’ERP pour votre PME.

À cet effet, il est important de vous concentrer sur les processus métier et les exigences système spécifiques. Plus vous êtes précis, plus les fournisseurs sont détaillés dans les propositions qu’ils vous font.

Ces besoins seront définis aussi par les utilisateurs finaux de la solution. N’hésitez donc pas comme précisé plus haut, de communiquer avec les cadres, le personnel informatique, en somme les principaux concernés.

Caractéristiques globales
Notoriété de l’éditeur / expertise



Réseau de revendeurs
Ergonomie / Intuitivité




Facilité de paramétrage




Pérennité de la solution (mises à jour)




Accessibilité coûts / enveloppe budget
Fonctionnalités spécifiques
Couverture fonctionnelle (gestion facturation, suivi de l’avancement des affaires)
Personnalisation (taille, effectif, spécificité métier)
GPAO à l’affaire
Gestion des coûts de revient
Nomenclature multi-niveaux
Installation / traçabilité
Fonctionnalités extra
Plateforme / hébergement
SaaS
On premise
Références clients
Société



TémoignageNotre métier évoluait, même si la partie gestion commerciale était suffisante, on avait besoin d’avoir un outil un peu plus performant pour la gestion de production. On s’est rendu compte d’un vrai gain de productivité, la gestion des stocks est plus poussée et approfondie.Le module « Fabrication » propose un ensemble de fonctions et d’indicateurs pour planifier les commandes de matières premières en fonction du stock entreposé, programmer l’opération de production, visualiser le prix de revient et donc contrôler les marges.La fabrication de chacun des composants d’un véhicule nécessite une planification rigoureuse, des plannings de conception aux délais de livraison ou de construction, en passant par les améliorations progressives et la production finale.On utilise SAP quotidiennement pour gérer nos stocks, notre production ainsi que la matière première. Leur outil offre de nombreux avantages, il nous permet une visibilité sur la production en temps réel.
Le fait d’avoir un intégrateur spécialisé dans le secteur de l’industrie nous est apparu comme un gage de compréhension dans nos futurs échanges ainsi qu’une garantie de compréhension de nos besoins.

Évaluer vos options

Il arrive parfois que des projets d’implémentation d’un nouvel ERP soient mal gérés à cause de contours mal définis. Des exigences trop délicates ou des priorités vagues peuvent conduire à une mauvaise sélection du fournisseur, mais aussi à l’établissement d’un cahier des charges peu cohérent au regard des besoins de l’entreprise.

Par ailleurs, outre la communication interne, il est nécessaire de plancher sur le budget alloué et de s’assurer que l’on dispose des options financières nécessaires pour choisir le bon ERP pour la PME.

Opter pour une personnalisation réfléchie

Une tentation bien grande est souvent liée à une volonté de personnalisation accrue, notamment en ce qui concerne l’ERP vertical. Il convient de tenir compte des coûts liés à une telle opération. En effet, une personnalisation accrue génère des coûts élevés tout d’abord au moment du déploiement initial, mais aussi lors de la mise à niveau d’une version à l’autre.

Les entreprises possédant un haut niveau de complexité et donc des exigences élevées doivent se demander s’il n’y a pas moyen d’opter pour un ERP possédant déjà ces fonctionnalités en natif. Il convient de se dire qu’une solution ERP clé en main pour votre PME peut certes offrir moins de flexibilité mais s’avérer plus stable et générer moins de coûts initiaux et permanents.

Choisir un chef de projet en interne et l’entourer des bons profils

Au cours du projet d’implémentation de l’ERP de votre PME, ne vous fiez pas uniquement au chef de projet nommé par votre fournisseur ou prestataire. Il est important que vous disposiez au sein de votre équipe d’un membre référent appartenant au personnel de l’entreprise. Le profil idéal de cette personne devra être quelqu’un au sein de l’organisation qui sait maîtriser les systèmes informatiques et qui est à l’aise avec ceux-ci.

Ce dernier sera responsable de la collecte des doléances de l’utilisateur final. Il sera le point d’appui auprès du fournisseur pour des détails relatifs à la conversion des données et à la formation.

Privilégiez un ERP en ligne et modulable

Afin d’allier performance et économie, la petite entreprise doit s’orienter vers un ERP modulaire. En effet, les TPE n’ont pas besoin de toutes les fonctionnalités disponibles lorsque certaines tâches sont externalisées (comptabilité, paiement des salaires, etc.).

Les solutions en mode SaaS (Software As a Service) sont idéales, en particulier lorsqu’elles sont développées autour d’une technologie web pour qu’elles soient accessibles où que vous soyez. Ce système permet également au TPE et au PME de rajouter les modules indispensables au fur et à mesure que leurs activités se développent. La performance des outils de gestion des données est très importante pour gagner du temps et pour optimiser la productivité.

Oracle ERP Cloud
Logiciel Oracle ERP Cloud

Quelques points à considérer dans le choix d’un ERP pour TPE ou PME

La mise en place d’un logiciel ERP au sein d’une petite entreprise présente de nombreux avantages lorsque l’outil choisi répond aux besoins des activités. C’est pour cette raison qu’il est primordial de tenir compte de certains critères avant de choisir une solution ERP.

Analysez vos besoins en dressant un plan stratégique afin de mieux comprendre les besoins en outils technologiques et de déterminer le budget indispensable pour cet investissement. Cette démarche devrait également vous permettre de déceler les problèmes qui doivent être résolus. Parfois, il suffit d’une reconfiguration du système et une remise à niveau.

Définissez clairement, dans une liste, vos besoins et les moyens (outils et collaborateurs) dont vous disposez déjà, afin d’évaluer plus précisément l’outil ERP qu’il vous faut et le coût à prévoir.

Il est recommandé de comparer les offres qui correspondent à vos besoins avant de choisir un fournisseur. N’oubliez pas de demander à vos collaborateurs d’émettre leurs avis sur les solutions qui vous intéressent avant de vous engager.

Un suivi de la mise en œuvre du logiciel ERP s’impose aussi afin de connaitre l’impact de ce changement sur les activités de l’entreprise, mais aussi pour rectifier le tir en vue d’une constante amélioration.

Choisir entre un ERP vertical et un ERP horizontal ou transversal

Le logiciel ERP vertical est une solution qui se concentre d’abord sur les fonctions et le processus d’automatisation propre au secteur d’activité de votre entreprise. Par exemple, les professions règlementées (avocat, médecin, huissiers, etc.) doivent instaurer un système d’automatisation et des processus spécifiques et devraient opter pour un ERP vertical proposé par INFOR ou EPICOR.

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GPAO, MES

Le logiciel ERP vertical ne requiert qu’un minimum de personnalisation grâce aux modèles de processus types. Il se déploie rapidement parce qu’il ne présente que peu de plug-ins tiers et de personnalisations sur mesure. Les solutions ERP verticales peuvent couvrir des préacquis communs et ils ne conviennent pas aux changements de business models.

Le logiciel ERP horizontal est également appelé ERP transversal ou ERP généraliste. Il peut englober tous les services de l’entreprise grâce à sa flexibilité et à la possibilité du travail collaboratif. Il permet d’harmoniser tout le système d’information à travers un seul outil. Tous les postes de gestion peuvent être pris en charge : achat, logistique, production, vente, gestion financière, comptabilité, ressources humaines, etc.

sage logo
microsoft
NetSuite

Les solutions ERP produites par SAGE, Microsoft et NETSUITE, sont faciles à utiliser et assure une bonne synergie des différentes expériences utilisateurs entre les industries. Cependant, le plan fonctionnel est plus léger, le déploiement est personnalisé et il faut des plug-ins tiers et des personnalisations sur mesure.

Comparez les différents logiciels ERP en ligne et bénéficiez d’un accompagnement personnalisé afin de trouver l’outil le plus adapté à vos besoins et à vos moyens.

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Crédit photo : © Fotolia

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