Choisir son logiciel de gestion des immobilisations | CELGE

Choisir son logiciel de gestion des immobilisations

Immobilisations


La gestion des immobilisations est souvent perçue comme une contrainte par les entreprises. Sentiment  renforcé par les modifications légales successives en France et en Europe.  Choisir sa solution de gestion des immobilisations peut de prime abord être déroutant. De nombreuses solutions existent et leurs morphologies recouvrent un large éventail d’options selon les actifs à gérer, les pré-requis fiscaux du type d’activité ou le nombre des utilisateurs. Faire un choix cohérent en tenant compte des besoins de l’entreprise tout en visant une amélioration de la rentabilité demande un temps de réflexion et une étude attentionnée des offres.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des immobilisations ?

Il s’agit d’un outil informatique qui prend en charge la gestion des actifs d’une société et qui assure simultanément le suivi de leurs amortissements. Ces actifs peuvent être de natures diverses : actifs corporels tels que le matériel informatique, les équipements industriels, le mobilier ou l’immobilier, ou encore actifs incorporels (brevets, licences, prêts…). Si la gestion des actifs et des amortissements constitue la fonctionnalité première attendue d’une solution de gestion des immobilisations, d’autres fonctionnalités peuvent venir la compléter. Ainsi il n’est pas rare, selon le contexte, d’y ajouter des modules de gestion commerciale ou de consolidation.

Lire aussi : « Comparatif Logiciel d’immobilisation« 

Bien choisir son logiciel de gestion des immobilisations

Pour y parvenir, il faut saisir le périmètre de ses besoins et son budget. Cela commence par déterminer quels types de biens doivent être gérés :

  • Bâtiments.
  • Machines.
  • Flotte de véhicules.
  • Matériel bureautique, informatique.
  • Brevets, licences.
  • Parts sociales, actions, prêts.

Outre la nature des biens, leur nombre entre également en ligne de compte : la gestion inhérentes à nombre important d’actifs va conditionner la puissance logicielle nécessaire. Ainsi la solution retenue devra tenir compte de l’existant mais également des ambitions de développement à moyen et long termes. En effet choisir une solution sous-dimensionnée peut se révéler désastreux et, par conséquent, être contre-productif.

Autre point important, la comptabilité est-elle interne ou semi-externalisée ? Dans ce dernier cas, les échanges d’informations avec votre expert-comptable, leur sécurisation et leur nature pèseront dans la balance.

Dernier aspect qui demande de l’attention : bien cerner les motivations au changement. Si la décision de choisir un logiciel de gestion des immobilisations est entérinée, ses conséquences ont-elles été anticipées ? La décision et les modalités de transition ont-elles été communiquées aux opérationnels métiers ? Le déploiement d’une solution logicielle nouvelle implique un temps et un budget de formation. Ces derniers doivent être considérés en amont, ne serait-ce que sur le plan budgétaire. Le choix du mode de distribution ( SaaS ou on-premise) a également son importance, que cela soit en terme de souplesse ou d’aisance au déploiement.

Lire aussi : « SaaS versus On premise, que choisir ?« 

Autre critère, et non des moindres, le choix des fonctionnalités. Leur spécificité constitue la différence majeure entre un logiciel de comptabilité classique et une solution de gestion des immobilisations dernier cri.

  • Inventorier et gérer les actifs de toutes natures.
  • Déterminer les différents plans d’amortissements en cohérence avec leurs spécificités comptables.
  • Intervenir de manière souple sur les amortissements en cours
  • Générer des fiches d’immobilisation à partir des factures saisies
  • Éditer les pièces comptables normées.
  • Permettre un reporting efficace ad-hoc.

Enfin, veillez à adopter une solution réactive, les mises à jour doivent intégrer les contraintes fiscales les plus récentes et les dernières normes à brève échéance.

Avoir un aperçu des offres existantes

Les attentes et besoins varient en fonction du type de structure et de la nature des immobilisations. Ce constat les éditeurs de logiciel l’ont bien compris et offrent de solutions. Bon nombre de solutions permettent un déploiement personnalisé, du véritable sur-mesure. De manière plus large, des solutions spécialisées sont développées selon des types d’activité spécifiques ou en fonction de la taille des entreprises.

Pour aiguiller votre choix les éditeurs multiplient les efforts pour présenter leurs solutions de manière didactique. Version d’évaluation, démonstration en ligne, vidéos de formation, témoignages… De nombreuses sources d’informations sont disponibles pour vous aider à arrêter votre choix. Autre piste de réflexion, l’échange entre pairs afin de partager les expériences et connaître ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Les entreprises de taille conséquente n’hésiterons pas à faire appel à des cabinets d’audit privé ou à des conseillers spécialisés IT.

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Crédit photo : Fotolia

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