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Le suivi d’activité est un processus permettant d’assurer le bon déroulement des projets dans les temps impartis. Cette facette des ressources humaines assure en outre le suivi des activités de vos collaborateurs. Les logiciels servant au bon fonctionnement de ce processus sont essentiels dans une entreprise ayant des salariés.
Toutefois, la nécessité de changer de logiciel peut survenir. Les avancées rapides propres aux technologies de l’information vous pousseront peut-être à effectuer une migration de votre logiciel de suivi d’activité. Voici 10 bonnes pratiques qui vous permettront de réussir cette migration.
Initialisation
Il conviendra donc dans un premier temps de définir votre projet via un cahier des charges établi avec le prestataire choisi. Il sera question de définir les contours du projet en y associant une enveloppe budgétaire et votre profil entreprise. À savoir le nombre de salarié, les tailles de projets, les ressources matérielles et informatiques, etc. Ces données permettront de créer un logiciel de suivi d'activité taillé selon vos besoins.
Spécifications fonctionnelles et techniques
Ensuite, il sera nécessaire de rentrer plus en détail dans le projet. Toujours avec votre prestataire, il sera question de définir les processus d'implémentation. C'est par exemple le cas de l'archivage, des niveaux d'accès, des flux de données, des profils et comptes utilisateurs.
Paramétrage des comptes
Une fois les paramètres d'archivage définis, il faut ouvrir et paramétrer les comptes tant internes qu'externes. Ceux-ci serviront dans un premier temps à des phases de tests afin de s'assurer de la bonne sécurité du logiciel ainsi que de son bon fonctionnement.
Développement et configuration
Dès lors que les spécifications ont été définies et mises sur pied, le prestataire doit développer et configurer le produit. Il doit aussi concevoir l'interface de travail. La durée de cette étape dépendra principalement de l'ampleur du projet de migration et des contours de celui-ci.
Archives
Les données sont au cœur du fonctionnement de toute entreprise. Dans le cadre d'une migration, il est question de récupérer les données de l'ancien SI et de les transférer vers le nouveau. Il sera nécessaire de mettre en place un format de données compatible avec celui de l'ancien logiciel. Le tout au sein d'un système sécurisé et respectant les normes RGPD.
Test produit
Une fois le logiciel développé, il est question de tester le produit. Certains membres de votre équipe seront désignés pour cela, généralement des collaborateurs expérimentés et capables de déceler les anomalies. Certains projets pilotes pourront faire l'objet d'essais afin de tester les capacités du logiciel en matière de gestion des activités.
Formation
Par ailleurs, une formation des futurs utilisateurs sera nécessaire afin de les familiariser au logiciel. Des webinaires, cours sur place, tutoriels, accompagnements seront à mettre en œuvre. Il est nécessaire de mettre en place cette formation avant le lancement en production du logiciel.
Audit des phases pilotes
Une fois les phases de tests effectuées, il est nécessaire de procéder à un audit de celles-ci. Cette étape de la migration doit intervenir de préférence elle aussi avant le lancement de la version live. Elle permet de déceler les bugs et de les corriger le cas échéant. Et permet avant de passer en mode production, de s'assurer qu'aucun bug n'a été oublié.
Lancement en production
La phase de lancement en production arrive enfin. La nouvelle mouture remplacement l'ancien logiciel de gestion d'activité et de suivi de projets. Une version live du nouveau logiciel remplacera alors définitivement l'ancien système. Au cours de la phase cruciale, qu'est le début du lancement, l'intégrateur sera particulièrement attentif aux bugs.
Fin du projet de migration et vérification de conformité
Une fois la version live mise sur pied, le projet de migration est terminé. Toutefois, il reste quelques vérifications à effectuer : s'assurer par exemple que le logiciel respecte l'ensemble des règles et l'éthique de l'entreprise. Notamment en ce qui concerne la sécurisation des données et le respect de la vie privée. Surtout dans le cadre du suivi d'activité.
Une migration réussie, un gage de performance durable
La migration d’un logiciel de suivi d’activité représente un projet stratégique qui ne tolère aucune approximation. Comme nous l’avons détaillé, chacune des 10 étapes identifiées joue un rôle crucial dans la réussite de cette transition technologique.
Une approche méthodique et rigoureuse s’impose pour éviter les écueils classiques : perte de données, interruption d’activité, résistance au changement des équipes ou non-conformité réglementaire. La phase d’initialisation avec un cahier des charges précis, le respect des spécifications techniques, la sécurisation des archives et la formation des utilisateurs constituent les piliers d’une migration maîtrisée.
L’accompagnement par un prestataire expérimenté se révèle indispensable pour naviguer dans la complexité technique et réglementaire, notamment en matière de RGPD et de sécurisation des données. Les phases de test et d’audit permettent quant à elles de valider la stabilité du nouveau système avant sa mise en production définitive.
Au-delà de l’aspect technique, cette migration doit s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue de votre gestion RH et de suivi de projets. Le nouveau logiciel de suivi d’activité doit non seulement remplacer l’ancien, mais également apporter une valeur ajoutée en termes de fonctionnalités, d’ergonomie et de reporting.
Pour maximiser vos chances de succès, n’hésitez pas à vous entourer d’experts et à comparer plusieurs solutions avant de faire votre choix. Une migration bien menée transformera cette contrainte technique en véritable levier de performance pour votre organisation.
