Le prélèvement à la source, les rôles et obligations de l’employeur, l’aide logicielle

Entrant en vigueur au 1er janvier 2019, la nouvelle réforme du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu (IR) amène quelques modifications impactant tout autant les employeurs que les salariés. Pour les employeurs, cette réforme appelle à une nouvelle qualité de collecteur leur incombant avec l’application du prélèvement. Ce nouveau rôle dotant les professionnels de nouvelles obligations, il convient de faire un point global sur celles-ci afin de les préparer au mieux. Quelles sont les nouvelles obligations rattachées aux employeurs ? Quelles aides sont mises en place par les fournisseurs de logiciels de paye ? Eléments de réponse.

Obligation employeur : l’application du taux fiscal

La première obligation forcée à l’employeur est l’application du taux indiqué par l’administration fiscale en rapport et pour chaque salarié de l’entreprise. Ces taux, dont le calcul final est établi par cette dernière à réception de chacune des déclarations nominatives des employés, seront transmis par l’édition d’un compte-rendu envoyé à l’entreprise par voie postale. Jouissant du secret professionnel, le taux transmit pour chaque employé ne peut subir aucune modification à sa demande, l’administration fiscale étant le seul interlocuteur ayant pouvoir décisionnaire pour les deux parties. Dans le cas où un salarié désire modifier le taux rattaché à son profil, il devra contacter directement celle-ci et ne communiquer aucune information à l’entreprise.

Obligation employeur : une déclaration précise de chaque montant prélevé

Une fois les prélèvements actés, l’employeur est soumis à une déclaration mensuelle d’un panel d’informations relatif aux montants prélevés pour chacun de ses salariés. Les informations à déclarer étant les suivantes :

– L’identité du salarié en charge du prélèvement à la source
– L’identité du salarié concerné par le prélèvement
– L’assiette, le taux et le montant inhérent prélevé sur le salaire
– Les informations du télé-règlement : dates ouverture et clôture de la déclaration, IBAN et BIC utilisé pour le télé-versement, son montant et le SIRET de l’entreprise.
– Seulement pour les entreprises usant du TESE, une déclaration de ces données peut se voir actée par l’intermédiaire de l’organisme gestionnaire.

Obligation employeur : le reversement en accord avec le calendrier de versement

L’ensemble des versements des prélèvements à la source dépendent d’un calendrier de versement prédéfini par les autorités fiscales. Ces spécificités pour chaque société sont modulables en fonction de son effectif. Dans le cas d’une entreprise de moins de 11 salariés, le versement est à effectuer le 15 du mois suivant la retenue avec une possibilité de paiement trimestriel sur demande écrite au plus tard au 31 décembre de l’année précédente. Jusqu’à 50 salariés, le versement sera à effectuer le 15 du mois suivant obligatoirement. Enfin et pour les entreprises dépassant les 50 salariés, la date limite est fixée au 5 du mois suivant. Notez que, comme pour la déclaration des informations relatives aux versements, ces derniers peuvent se voir opérés par l’organisme gestionnaire en charge des prélèvements.

Prélèvement de l’impôt sur le revenu à la source : une aide active des éditeurs de logiciels comptables

Pour aider les employeurs dans cette transition, la Direction Générale des Finances Publiques a signé, courant février, une charte de mise en conformité avec les éditeurs de logiciels. La DGFP engage ces derniers à adapter leurs offres aux nouvelles contraintes amenées par le prélèvement à la source. Des tests en entreprises sont actifs depuis juillet 2017 dans plus de 700 entreprises françaises afin de vérifier l’utilité des nouvelles fonctions ainsi créées et corriger rapidement les possibles bugs. Véritables succès à ce jour, ces tests permettent d’affiner le système pour sa mise en application finale à la fin de l’année. Enfin et à destination des employeurs, les administrations fiscales ont prévues la distribution d’un kit de communication à destination des services RH, expliquant toutes les réponses aux questions possibles des salariés. A la vue de toutes ces prévisions, gageons que cette transition s’effectuera aisément sur le territoire.