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Le guide des logiciels pour crédit management et recouvrement
La gestion des factures impayées est un travail chronophage. Courriers de relance, relances téléphoniques, procédures de recouvrement interminables, nombreuses sont les taches qui doivent être exécutées pour obtenir le paiement d’une créance. Ce sont autant d’obligations qui vous empêchent de vous concentrer sur votre travail et de développer votre activité. Choisir un logiciel de recouvrement intervient dans un tel cas comme une solution idéale pour automatiser vos actions. Le logiciel coûte bien moins cher que de faire appel à un cabinet de recouvrement, et permet de minimiser le nombre de factures qui ne sont pas honorées. Explications.
Qu’est-ce qu’un logiciel de recouvrement ?
Un logiciel de recouvrement évite des procédures fastidieuses qui découleraient d’impayés. Cet outil bien pensé aide à suivre les délais de paiement pour chaque factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente.. Ainsi, lorsque l’échéance est dépassée, un processus simple se met en place pour relancer le client et obtenir le paiement de la factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente. impayée. Jusqu’au moment de l’encaissement, chaque factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente. est pointée par le logiciel.
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Grâce à diverses fonctionnalités, le logiciel de recouvrement offre un gain de temps conséquent et une trésorerieEnsemble des liquidités disponibles au sein d’une entreprise, que ce soit en caisse ou en banque. bien alignée, avec un taux d’impayés beaucoup plus faible, voire inexistant. Toutefois, il faut souligner que pour obtenir de bon résultats, il faut se tourner vers le logiciel dont les fonctionnalités puissent coller en tous points avec le logiciel comptable de votre entreprise.
Le logiciel de recouvrement ne remplace pas le logiciel comptable mais vient en complément de ce dernier. En effet, les logiciels comptables ne traitent pas les relances clients et n’ont aucun impact sur les factures en attente de paiement.
L’avantage indiscutable de ces deux outils utilisés en binôme réside donc dans le fait que toutes les informations sont récupérées par le logiciel de recouvrement, pour agir en temps voulu sur les impayés : SMS, mail, appel téléphonique ou autre, toutes les solutions sont alors envisageables pour une relance amiable lorsque la date d’échéance est passée.
Il existe sur le marché de nombreux types de logiciels de recouvrement, mais dans tous les cas, il peut s’agir d’interfaces web ou de solutions en ligne à installer directement sur votre ordinateur. Rapides à mettre en place, ces logiciels s’acquièrent la plupart du temps par abonnement SaaS, moyennant l’hébergementMise à disposition d’espace de stockage sur un serveur. de données dans un cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations., mais il peuvent aussi s’obtenir par l’achat d’une licenceContrat qui permet à l’utilisateur d’accéder au logiciel, on distingue par exemple licence lourde ou On premise (achat du logiciel) et On demand (location du logiciel, SaaS, Cloud)..
Les logiciels de recouvrement présentent l’atout colossal qu’ils peuvent être pilotés en interne par le personnel de votre structure, ce qui évite de devoir obligatoirement faire appel à une agence de recouvrement. Les services de ces cabinets sont souvent facturés à des prix élevés, pour un résultat qui n’est pas toujours garanti.
En choisissant de disposer d’un logiciel de recouvrement, vous faites le choix d’équiper votre société d’une solution redoutable pour traquer la moindre factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente. impayée.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de recouvrement (impayés, créances)
Pour être le plus fonctionnel possible, le logiciel de recouvrement doit vous permettre de définir votre processus de recouvrement et de choisir une segmentation client bien spécifique.
Ensuite, votre logiciel doit pouvoir automatiser les relances clients à réaliser, que ce soit par mails ou par courriers postaux avec accusé de réception : plus la communication est rapide et claire, plus le paiement de la factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente. a des chances de se faire. Par ailleurs, il est recommandé de se tourner vers une solution qui propose des modèles préétablis et paramétrables de mails, afin d’optimiser la rapidité de l’envoi.
Il est aussi important d’avoir un accès à un agenda de recouvrement pour visualiser rapidement les retards de paiement et les délais de paiement. D’ailleurs, un lien doit être possible, comme nous l’avons vu plus haut, avec vos autres logiciels comptables et logiciels CRM.
Pour une gestion de litiges ou de contentieux facilitée, la mise en exergue des créances non-honorées doit être la plus claire possible : c’est essentiel pour gagner en efficacité !
D’autre part, votre logiciel de recouvrement doit permettre l’insertion automatique des pénalités de retard dans les factures impayées à envoyer dans les courriers de relance.
Enfin, pensez à vérifier que vous disposez bien de la possibilité de déléguer la gestion des recouvrements avec un recours à différentes procédures judiciaires, ou un recouvrement à l’amiable.
Avantages d’un logiciel de recouvrement de créances
De manière générale, un logiciel de recouvrement de créances comporte de nombreux avantages. Parmi eux, citons en premier lieu la possibilité de gérer en interne toutes les factures qui sont en attente de paiement, sans être obligé de faire appel à un cabinet de recouvrement. En effet, les organismes extérieurs appliquent la plupart du temps des tarifs assez élevés, sans pouvoir vous garantir le paiement des créances.
D’autre part, l’un des nombreux avantages du logiciel de recouvrement, et pas des moindres, réside dans le fait de pouvoir se concentrer sur son cœur de métier, sans délaisser les créances pour autant. Car il faut garder à l’esprit que la gestion des créances est une tâche chronophage qui empêche de développer pleinement une entreprise.
Enfin, il est intéressant de souligner que le logiciel de recouvrement permet de connaître en temps réel l’avancement du paiement des créances, grâce à l’édition d’une liste des factures en attente de paiement, classées par date d’émission et par échéance. Le logiciel peut également générer des alertes et des relances automatiques, ce qui représente un gain de temps considérable pour les employés de votre structure qui sont en charge de la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise..
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Nous pouvons ajouter parmi les nombreux avantages de ce type d’outil la facilité de prise en mains : il est possible de s’approprier facilité avec les fonctionnalités des logiciels de recouvrement. Pour gérer les factures impayées sans pression supplémentaire, c’est l’idéal !
Logiciel recouvrement en SaaS ou en interne ?
Il est possible de se tourner vers un logiciel de recouvrement en SaaS mais aussi en interne. Et si vous vous demandez ce qui différencie ces deux procédés, nous allons tout vous expliquer dès à présent.
Utiliser un logiciel de recouvrement en mode SaaS possède quelques avantages notables : les mises à jour se font constamment et ne nécessitent pas d’intervention de votre part. Ajoutez à cela la facilité d’installation et de prise en main, et vous obtenez un outil parfaitement fonctionnel et agréable. Cependant, ce procédé implique d’accéder à une plateforme à distance et par conséquent, de stocker vos données dans un cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations.. Une seule connexion internet suffit de ce fait à l’utilisation du logiciel au sein de votre structure.
Si vous optez pour un logiciel en interne, il est alors question d’acheter une licenceContrat qui permet à l’utilisateur d’accéder au logiciel, on distingue par exemple licence lourde ou On premise (achat du logiciel) et On demand (location du logiciel, SaaS, Cloud)., qui implique que le logiciel vous appartient. Par conséquent, les données saisies ne sont contenues que dans votre logiciel interne, ce qui offre davantage de sécurité.
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