Sommaire Les établissements recevant du public doivent faire face à une organisation parfois compliquée. En effet, les contraintes de gestion du temps, de l’espace et de la sécurité des visiteurs rendent les problématiques quotidiennes difficiles à maîtriser.
Fort heureusement, il existe aujourd’hui des logiciels permettant de faciliter le travail des responsables. Connus sous le nom de logiciels pour ERP (Établissement Recevant du Public), l’acronyme contenu dans leur nom peut prêter à confusion avec les logiciels au sigle anglais homophone ERP (Enterprise Resource Planing).
La plupart des programmes pour ERP fonctionnent aujourd’hui en SaaS (Software as a Service)Acronyme pour l’anglais “Software as a Service”. Le SaaS est un mode d’utilisation de logiciel qui se fait via une application à distance ou une simple connexion internet. Antonyme : “on premise “., sur la base d’une licenceContrat qui permet à l’utilisateur d’accéder au logiciel, on distingue par exemple licence lourde ou On premise (achat du logiciel) et On demand (location du logiciel, SaaS, Cloud). logicielle renouvelable à l’année, ce qui assure des performances en terme de vitesse opérationnelle, d’intégration des données avec des plateformes tierces, et d’efficacité du support client.
Les ERP font appel à ces programmes informatiques pour répondre à deux besoins principaux :
- Une bonne gestion du risque;
- Une gestion optimale des ressources.
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Lorsqu’il s’agit de gestion du risque, les éléments traités par les ERP tombent dans l’une de ces trois catégories :
- Les risques majeurs;
- Les risques d’attentat-intrusion;
- Le besoin d’accessibilité.
Les risques majeurs, par ailleurs, se déclinent principalement en :
- Risque sismique;
- Risque d’inondation;
- Risque d’incendie.
En vue d’établir sa politique de gestion du risque, une ERP mettra en place un PPMS (Plan Particulier de Mise en Sûreté).
Par conséquent, le rôle des logiciels pour ERP à cet égard est d’offrir des outils de conception et de déploiement des PPMS.
L’autre aspect couvert par les logiciels pour ERP est la gestion optimale des ressources. Les organismes concernés par ce besoin sont souvent :
- Les EPN;
- Les EPA;
- Les EPIC;
- Les GIP;
- Les GCS;
- Les port maritimes et fluviaux;
- Les EPLE;
- Les EPCC;
- Les ministères.
Parmi la masse des logiciels existants, lesquels peuvent sérieusement intéresser les ERP aujourd’hui ?
Admilia : l’offre complète de gestion publique pour les ERP majeures
Classé dans la catégorie des logiciels de gestion de ressources, Admilia dispose d’une intéressante modularité pour les ERP à la recherche d’un outil de gestion publique à 360°.
Pour cette raison, Admilia est aujourd’hui un géant du secteur que plus de 500 établissements de taille utilisent, tels que l’Élysée, le Ministère des Affaires Étrangères et Européennes, l’Abes ou encore le Conseil Constitutionnel.
Du nom de l’entreprise conceptrice, ce programme informatique propose 3 solutions principales :
- Suite Admilia;
- Admilia Paie;
- Admilia Contrôle Interne.
La Suite Admilia est une boîte d’outils financiers implémentant une conception AGILE. Ses atouts lui permettent de s’adapter à tous les contextes en offrant par exemple (liste non exhaustive) :
- Une comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. AE/CP;
- Une gestion des opérations pour les établissements hors comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. budgétaire;
- Une gestion des instructions comptables M9 ou M4, avec ou sans PESV2.
Admilia Paie, quant à lui, est un programme de gestion de paie intégrant nativement tous les types de contrats et statuts publics. Ses atouts en font donc un logiciel littéralement spécialisé dans la gestion de paie pour les établissements publics.
Admilia Contrôle Interne, enfin, permet de déployer, comme son nom l’indique, un contrôle interne comptable au sein des établissements publics qui se veut facile, rapide et structuré.
Les offres à la carte d’Admilia séduisent par ailleurs les structures disposant d’un cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. précis et d’un budget adapté.
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Oxy-ERP : des institutions aux PME
Utilisé par la ville de Dinan, le Port du Levant de Toulon, la mairie de Toulouse et d’autres organismes de second plan, Oxy-ERP se veut plus accessible qu’Admilia en terme de budget mais reste très bien équipé pour répondre à des exigences d’un niveau institutionnel et corporatif.
Conçues par la société OxyAD, les fonctionnalités qui font d’Oxy-ERP une solution appréciée de ses clients sont principalement :
- Un référentiel des ERP communaux et privés;
- Une gestion des commissions de sécurité et d’accessibilité;
- Une gestion des arrêtés, notifications, prescriptions et suivi des prescriptions;
- Une gestion des renouvellements (avec alertes sur dates);
- Une constitution d’un dossier pour chaque établissement;
- Une gestion d’un référentiel (modèles de documents, intervenants, catégories…);
- Une gestion des statistiques;
- Une gestion des terminaux mobiles (tablettes pour les agents de la commission);
- Une gestion des IMR, des IGH, des manifestations, les CT (optionnelle);
- Une gestion des terminaux mobiles (optionnelle).
Grâce à ces atouts, et de nombreuses autres fonctionnalités à la carte, Oxy-ERP peut se permettre de couvrir aussi bien l’aspect gestion de ressource que gestion du risque, avec cependant un plus large panel d’outils pour le premier.
OpenARIA : solution open source orientée gestion du risque et sécurité
Issu du projet OpenMairie, OpenARIA est connu pour être peu flexible, à l’image de la tolérance zéro au risque qui caractérise ses utilisateurs.
Ce programme est donc conçu comme s’intégrant à une suite logicielle plus vaste (OpenMairie) pour répondre parfaitement à des cahiers des charges stricts, notamment concernant le risque incendie. Ce logiciel pour ERP couvre trois aspects principaux :
- L’analyse des risques auxquels un établissement est exposé;
- Le suivi de sa sécurité;
- Le suivi de son accessibilité.
La particularité d’OpenARIA, relativement aux deux précédentes solutions, est qu’il s’agit d’une initiative non propriétaire (comme le projet mère OpenMairie), dont le développement ne fait pas l’objet d’un investissement financier de la part d’un organisme privé à but lucratif.
En effet, OpenARIA est un logiciel open sourceProgramme dont le code source est ouvert à la modification, redistribution, utilisation par les utilisateurs. et, à ce titre, évolue de manière collaborative grâce aux contributions des individus et groupes.
Cette caractéristique en assure la gratuité et la pérennité à long terme, tant que la communauté de développeurs et d’utilisateurs reste vivante.
Les principaux usagers de cette solution logicielle sont :
- Les mairies;
- Les divisions policières;
- Le corps des sapeurs-pompiers;
- Certaines PME de taille restreinte.
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