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Face aux nombreux avantages de la digitalisation, les entreprises ne cessent de se doter d’outils et de solutions digitales. Parmi les logiciels utilisés pour la conception d’outils de gestion, on peut citer Access et Excel. Deux composantes de la Suite Microsoft Office qui ont chacune leurs points forts et leurs points faibles.
Dans cet article, nous verrons dans quel cas utiliser l’un ou l’autre des outils et surtout les préalables auxquels doivent veiller les chefs d’entreprise avant de faire un choix.
Excel et Access : Bref aperçu
Access est présenté comme étant une base de données permettant d’effectuer des tris ou des filtres sur de grosses quantités d’informations. Il permet également de créer des relations entre différentes données.
Excel quant à lui, est un tableur que beaucoup de personnes utilisent afin de faire des calculs rapides et de sortir des graphiques.
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Les points qui doivent attirer votre attention
Avant de choisir l’outil à utiliser entre Excel et Access, il est indispensable que vous fassiez attention à trois points principaux :
1. Tenir compte des compétences en interne
Très souvent, au sein des entreprises, les employés sont beaucoup plus habitués à utiliser Excel qu’Access. Il est donc important que vous tenez compte des habitudes des futurs utilisateurs de l’outil afin de faire un bon choix. Ceci permettra d’assurer la pérennité de l’outil et une relative autonomie des utilisateurs.
2. La quantité d’informations à traiter
La quantité d’information est également un critère non moins important à prendre en compte. En effet, avec Access vous avez la possibilité de stocker jusqu’à 2GB de données par fichiers. Vous avez également la possibilité de lier les tables de différentes bases de données ou de scinder la base de données dont vous disposez.
Avec Excel, vous ne disposez que de 256 colonnes et 65.536 lignes. Ces caractéristiques peuvent être suffisantes dans certaines mesures notamment pour la gestion d’une liste de clients, mais vous aurez du mal à stocker par exemple les détails de vente d’une année entière.
3. Le niveau d’accès, la sécurité et les partages de données
Permettre que différentes personnes ou différents services puissent accéder aux données peut contribuer à booster le chiffre d’affaires d’une entreprise. Excel dispose de quelques fonctionnalités de partage pendant qu’Access est conçu pour fonctionner en réseau de façon native. Toutefois, le nombre d’utilisateurs est limité.
Quant à la sécurité, avec Excel vous ne disposez que de l’utilisation d’un mot de passe ce qui peut très vite paraitre moins sécurisant. Avec Access par contre, vous pouvez gérer les accès en fonction du groupe de travail auquel appartient un individu ou un utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service.. En d’autres termes, il est possible qu’un utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service. puis juste passer des commandes, sans pouvoir créer un nouveau client ni apporter des modifications à une factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente..
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Excel ou Access
Excel tout comme Access ont chacun leurs qualités mais aussi leurs limites. Il n’y a donc vraiment pas de solution « idéale ». Toutefois, de façon générale, on recommande l’utilisation d’Access parce qu’il offre une interface bien plus pratique qu’Excel surtout si vous désirez suivre, enregistrer fréquemment vos données afin de les afficher, de les exporter ou d’imprimer les sous-ensembles des données. Access parait également relativement plus sécurisé et vous donne plus de facilité à suivre les accès. Access retrouve surtout son utilité quand il s’agit de gérer des contacts, de suivre des stocks et des biens ou des commandes, de suivre des tâches ou encore de mettre en place une bibliothèque de prêt.
Excel est le logiciel auquel vous devez vous tourner si vous désirez effectuer le calcul des données, mettre en place un modèle d’analyse de données ou écrire des formules (simples ou complexes) afin d’effectuer des calculs sur ces données et en sortir des graphes.
Excel est un excellent allié si vous désirez suivre votre comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. ou votre budget. Pour les ventes et la facturation également, vous pouvez faire recours à Excel. Ce logiciel est également très adapté pour l’établissement des rapports, la planification, le suivi et la conception des calendriers.
Que vous utilisiez Access ou Excel, sachez qu’il est toujours possible d’exploiter les données d’Excel sous Access et inversement à travers une copie, l’importation ou l’exportation.
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