Comprendre la compatibilité de trésorerie, le livre de caisse

logiciel quickbooks comptabilitéParmi les nombreuses méthodes de tenue de comptabilité existantes, la comptabilité de trésorerie fait partie des plus répandues.

Autrement appelée comptabilité d’encaissement, ou encore livre de caisse, la comptabilité de trésorerie peut se définir très simplement.

La comptabilité de trésorerie : une définition simple

De manière générale, la comptabilité de trésorerie se base sur les recettes et les dépenses, les encaissements et les décaissements. En cours d’exercice comptable, cette méthode comptable permet d’enregistrer dans les livres de comptes l’intégralité des encaissements et des décaissements en détails.

Ainsi, une distinction sera faite dans les modes de règlement (espèce, carte bancaire, chèque) et une précision sera apportée quant à la nature des transactions (achat, vente, apport, prélèvement). Lors de la clôture de l’exercice comptable, seront ensuite enregistrées les dettes et les créances. Il s’agit des dettes et des créances toujours en cours à ladite date de clôture de l’exercice comptable. La méthode de la comptabilité de trésorerie permet ainsi de conserver une vision minutieuse sur l’ensemble des flux de trésorerie, et d’identifier rapidement chaque nature d’opération et ses montants et régularités.

Dès maintenant,

Comparez les logiciels de gestion de la comptabilité !

 

Les règles à connaître

Pour une comptabilité de trésorerie efficace, la première règle incontournable est de conserver l’intégralité des justificatifs d’origine, idéalement par ordre chronologique et par catégorie de justificatifs. Au-delà de cela, l’investissement dans un logiciel comptable peut se révéler être un véritable gain de temps et d’argent, évitant la perte des classiques justificatifs papiers et permettant un suivi plus détaillé des flux.

Enfin, les règles les plus rigoureuses à connaître sont celles intervenant en fin d’année, en fin d’exercice comptable. Sur ce point, une distinction est à faire entre les BNC (entreprises titulaires de Bénéfices Non Commerciaux) et les BIC (entreprises titulaires de Bénéfices Industriels et Commerciaux).

Concernant les BNC, elles doivent tenir deux documents spécifiques supplémentaires : un registre des immobilisations et des amortissements, ainsi qu’un livre-journal des recettes et des dépenses professionnelles. Cela se justifie par le fait qu’en fin d’année, les bénéfices des BNC équivalent à l’excédent des recettes encaissées. Autrement dit, ils peuvent bénéficier de certains allègements d’imposition non-négligeables.

Concernant les BIC, diverses obligations pèsent sur elles en fin d’exercice comptable, parmi lesquelles nous pouvons relever : le détail des créances acquises et des dettes engagées, l’évaluation des biens et leur enregistrement dans un journal d’opérations diverses, la constatation et la vérification des immobilisations et des amortissements, la régularisation des charges d’exploitation.

L’ensemble de ces obligations pesant sur les BIC et non sur les BNC se traduit par le fait qu’en fin d’exercice comptable, les BIC, en raison de la nature commerciale de leurs bénéfices, basculent vers une comptabilité purement commerciale. De ce fait, les exigences du Code du Commerce et du Code Général des Impôts s’appliquent.

A qui s’applique la comptabilité de trésorerie ?

La comptabilité de trésorerie s’applique aux entreprises, mais uniquement à certaines catégories d’entre elles. Nous relevons ainsi principalement les BNC et les BIC. Les entreprises relevant des BNC et suivant le régime de la déclaration contrôlée doivent de ce fait tenir une telle méthode de comptabilité. Les entreprises relevant des BIC quant à elles voient leur statut précisé par l’article L.123-25 du Code de commerce, selon lequel les BIC peuvent décider d’opter pour une comptabilité de trésorerie, alors qu’elles sont initialement soumises à la comptabilité d’engagement. Cela dès lors qu’elles sont soumises au régime réel simplifié d’imposition.

Différence entre comptabilité de trésorerie et comptabilité d’engagement

Il ne faut pas confondre comptabilité de trésorerie et comptabilité d’engagement. Contrairement à la comptabilité de trésorerie, la comptabilité d’engagement pour sa part désigne l’enregistrement de l’ensemble des opérations financières directement au cours de l’année, même lorsque ces opérations n’ont pas encore été payées. Les opérations financières sont dans cette logique comptabilisées dès le jour de leur facturation ou de leur émission.

Facture de ventes

Dès maintenant,

Comparez les logiciels de gestion de la comptabilité !

Quid du recours à un expert-comptable ?

Il est important de souligner que le recours à un expert-comptable reste toujours une option pour toute entreprise, mais pas une obligation. Toutefois, en pratique, la majorité des entreprises choisissent de recourir à un expert-comptable professionnel afin de s’assurer de la rigueur de leurs comptes. Recourir à un expert-comptable offre de plus l’assurance de ne passer à côté d’aucune règlementation en matière comptable ou fiscale, d’être parfaitement à jour des actualités dans ces domaines et d’éviter de potentiels futurs risques juridiques, notamment vis-à-vis des tiers.

Les avantages et les inconvénients indéniables de la comptabilité de trésorerie

Comme toute méthode, la comptabilité de trésorerie présente un certain nombre d’avantages mais également d’inconvénients comparé à d’autres techniques. Nous avons sur ce point relevé les principaux d’entre eux. Tout d’abord, les avantages de cette méthode de comptabilité sont multiples et indiscutables. La comptabilité de trésorerie offre à tout chef d’entreprise la possibilité de suivre en détails l’intégralité des recettes et des dépenses de son entreprise. Elle permet également de retrouver les informations précises de toute opération financière passée, grâce au classement chronologique et pragmatique qu’elle implique. Comparé à d’autres techniques, le classement des pièces justificatives se révèle être d’une très grande simplicité. Chaque mois, il est suffisant de rattacher les ventes et les achats en se basant sur le relevé bancaire correspondant. Au-delà d’un classement traditionnel, une comptabilité de trésorerie tenue par le biais d’un logiciel informatique fera gagner encore plus de temps, et donc d’argent, à l’entreprise exploitante. Un tel logiciel informatique a notamment l’avantage majeur de pouvoir être facilement et rapidement optimisé, mis à jour, reprogrammé, de manière à aligner ses caractéristiques de fonctionnement et ses performances sur les objectifs précis de l’entreprise, voire l’évolution du statut ou de la taille de l’entreprise. Autre avantage de la comptabilité de trésorerie : son coût. En effet, grâce notamment à son système de classement très simple, la comptabilité de trésorerie est gérée assez rapidement par un expert-comptable et permet de minimiser ses honoraires de gestion. Outre ces nombreux avantages non-négligeables, il reste cependant inévitable de souligner les inconvénients. En premier lieu, il faut savoir que contrairement à la comptabilité d’engagement, la comptabilité de trésorerie n’enregistre que les opérations financières qui ont d’ores et déjà été payées. Ainsi, dans le cas des transactions non-réglées ou futures, il sera nécessaire d’ajouter une organisation supplémentaire relativement chronophage. Prenons le cas concret d’importantes dépenses réalisées par l’entreprise en fin d’exercice mais pas encore payées. Elles ne rentreront pas dans le calcul des encaissements et des décaissements, et donc ne seront pas prises en considération pour la réduction de l’imposition de l’entreprise, ce qui peut rapidement correspondre à des sommes importantes pourtant économisables. De plus, le recours à un expert-comptable afin de mener chaque mois un calcul extra comptable est indispensable concernant les déclarations mensuelles de TVA, ce qui constitue un coût ainsi qu’un délai supplémentaire à prendre en compte. Cela s’explique par le fait que la comptabilité de trésorerie se base sur les encaissements et sur les décaissements seuls, tandis que les déclarations mensuelles de TVA nécessitent une déclaration précise des opérations financières à date de chaque facture, soit par rapport aux débits directement, sans distinction de leur état de paiement.

Quelles limites ?

Malgré ses avantages indéniables, la comptabilité de trésorerie démontre certaines limites. Ces limites sont bien entendu à prendre en considération avant le choix de telle ou telle méthode de comptabilité, afin que tout chef d’entreprise soit certain d’opter pour la méthode la plus adaptée à son type d’entreprise ainsi qu’à ses objectifs de tenue de comptabilité plus ou moins poussée.

La première limite pouvant être relevée, est celle relative à la gestion des relations commerciales et donc financières avec les tiers.
Dans le cadre de la comptabilité de trésorerie, ou dite de livre de caisse, les relations professionnelles avec les tiers seront biaisées car un suivi précis ne sera pas possible.

En effet, les relations avec les tiers sont en partie rythmées par des fournisseurs ou encore des clients réguliers.
Et dans ce contexte, les mouvements récents non réglés ou les futurs mouvements à fréquence régulière mais ne rentrant pas encore dans la case encaissement et décaissement ne seront pas enregistrés.
La comptabilité de trésorerie affiche ainsi une limite non négligeable en matière d’anticipation des opérations financières régulières ou ponctuelles mais importantes, ce qui peut rapidement constituer un blocage et une perte de temps pour les entreprises ayant l’habitude de collaborer avec de nombreux fournisseurs et clients diversifiés.

Dès maintenant,

Comparez les logiciels de gestion de la comptabilité !

ebp
Logiciel comptabilité EBP itool - Tableau de bord

 

Une autre limite réside dans la gestion purement fiscale.
En matière fiscale, la comptabilité de trésorerie se heurte au cas des entreprises devant ou souhaitant déclarer leur TVA chaque mois.
Une déclaration mensuelle de TVA requiert une traçabilité à date directe de facture et ce pour tous les mois, pour toutes les opérations financières, alors que le principe même de la comptabilité de trésorerie est de n’enregistrer que les encaissements et les décaissements, et non la moindre opération même non-payée.

En guise de conclusion, nous retenons surtout que la comptabilité de trésorerie est une technique comptable se basant sur les encaissements et sur les décaissements, suivant un classement très simple à gérer mais posant rapidement des limites.
Son application est ainsi vivement conseillée aux entreprises de petite taille, et en particulier à celles relevant des régimes des BNC (Bénéfices Non Commerciaux) et des BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux).

La technique de la comptabilité de trésorerie offre ainsi aux chefs de ces catégories d’entreprises une vision détaillée de leurs recettes et de leurs dépenses, allant jusqu’à la précision du mode de règlement (espèce, carte bancaire, chèque) et de la nature des transactions effectuées (achat, vente, apport, prélèvement).

La gestion des justificatifs est également très simple comparé à d’autres techniques comptables, les chefs d’entreprise ou leur expert-comptable se référant aux relevés bancaires de chaque mois pour lier les recettes et les dépenses aux justificatifs correspondants, idéalement par ordre chronologique.

Toutefois, certaines limites sont à prendre en compte.
Par exemple, pour les entreprises ayant besoin d’effectuer des déclarations mensuelles de TVA, la comptabilité de trésorerie ne sera pas une option intéressante, car elle exclut la possibilité de lier chaque opération financière à date de facture si cette opération n’a pas encore été réglée.

De plus, l’intégralité des opérations financières ne sera pas listée grâce à cette technique.
Ainsi, les chefs d’entreprise ayant l’habitude de collaborer au quotidien avec un certain nombre de fournisseurs et de clients réguliers se verront dans l’impossibilité d’enregistrer par anticipation certaines opérations à venir ou certaines dépenses, notamment en fin d’exercice.
Cela impacte directement la vision en temps réel qu’ils ont sur leurs flux de trésorerie, ainsi que les déductions d’imposition fiscale et sociale auxquelles ils auraient normalement eu droit en fin d’exercice comptable.

La comptabilité de trésorerie figure ainsi parmi les techniques comptables les plus plébiscitées par les chefs d’entreprises de petite taille relevant des BNC et des BIC, en particulier grâce à sa simplicité d’utilisation.
Cependant, elle présente également des inconvénients et des limites qu’il est primordial de souligner afin que tout chef d’entreprise soit certain d’opter pour la méthode comptable la plus adaptée à la réalité pratique de son activité.

logiciel workday comptabilité
Workday

Dès maintenant,

Comparez les logiciels de gestion de la comptabilité !

Découvrez nos pages sur les mêmes thématiques :

Comme plus de 20 000 personnes par mois,appuyez-vous sur notre expertise en consultant :

Gratuit et rapide :

comparez entre eux les logiciels de gestion d’entreprise du marché

+

Houhou, en moins de 5 min., obtenez un comparatif gratuit des éditeurs de logiciels de gestion d'entreprise ! +7 000 solutions référencées.

Par ici !