Comment fonctionne la facturation client (BtoB) au sein de Microsoft Dynamics CRM 365 | CELGE

Comment fonctionne la facturation client (BtoB) au sein de Microsoft Dynamics CRM 365

Vous êtes gérant d’entreprise ou pilotez une équipe commerciale ? Vous aimeriez gérer vos ventes au sein d’un logiciel performant ? Découvrez la solution Microsoft Dynamics CRM 365 et plus particulièrement les fonctionnalités de facturation.

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Respects des règles de facturation

Le logiciel CRM Dynamics 365 Sales vous permet de professionnaliser votre gestion des factures. La facturation est régie par des règles en constante évolution. L’outil CRM vous assure une mise en conformité de vos documents commerciaux : mentions obligatoires, numérotation des factures sans aucun trou, le blocage de suppression des factures, le stockage en ligne.

L’outil de facturation de Dynamics 365

La clôture de vos actes commerciaux passe nécessairement par la facturation de vos clients. Pour cela, vous éditez un document qui reprend l’historique des biens et services vendus et acceptés par le client, avec leur tarification.

Dans l’organisation de l’entreprise, cette tâche administrative est primordiale mais peut souvent être optimisée. Pour faciliter la démarche, Microsoft Dynamics 365 inclut une fonction permettant de créer et gérer vos factures. Un moyen rapide et efficace de disposer des informations commerciales nécessaires et de les traiter rapidement. C’est également une fonctionnalité intelligente qui vous assure une gestion parfaite de votre système de facturation.

Créez vos factures avec Dynamics 365

Pour vous faciliter les tâches quotidiennes, l’intégration de Microsoft Dynamics 365 vous permet d’assurer la création de vos factures clients.

Il est possible d’éditer une facture sous Dynamics 365

  • après la validation d’un devis par le client, en passant par l’étape de commande
  • ou à partir d’une commande (créée sans l’étape devis)
  • ou encore directement via le bouton « créer une facture » sans étape devis/commande.

En effet, au-delà du devis ou d’une commande, la création de facture sur Dynamics 365 peut se faire manuellement sans passer par un devis ou une commande. À l’aide du remplissage d’un formulaire, vous intégrez les informations de vente après avoir sélectionné ou créé un client dans votre base CRM. À chaque facture que vous allez créer, un numéro de facture est généré.

Les informations sont alors reprises dans le document final et après vérification des données, vous validez votre facture qui est prête à être adressé à votre client.

Et les offres de logiciel gratuit de facturation ? 

Vous avez peut-être pensé de choisir un logiciel gratuit pour assurer votre facturation. Ce type de logiciel montre certaines limites, qui ne vous satisferont pas dans votre organisation. Les logiciels gratuits de facturation sont limités dans les fonctionnalités proposés. Bien qu’ils reprennent le minimum pour établir une facture, la plupart du temps, des options utiles sont absentes ou payantes.

Gérez simplement la création de vos factures

logiciel facturation

Microsoft Dynamics 365 vous permet de créer simplement vos factures. La fonctionnalité est complète et vous donne la possibilité de gérer la tarification de vos produits et services même après l’étape du devis et de la commande. Le formulaire de facturation intègre vos tarifs commerciaux ainsi que la devise pour calculer le prix de produits et services. Il est possible de bloquer les montants de tarification pour empêcher toutes modifications, une option qui peut tout aussi bien être levée.

Le système de facturation de Dynamics 365 vous donne la possibilité d’intégrer simplement des lignes de produits et services à facturer. Ligne par ligne, vous reprenez les produits et services vendues que vous allez chercher dans votre base de donnée. Un choix efficace puisqu’il reprend directement l’ensemble des informations dont vous avez besoin : liste de prix appliqué, devise, coordonnées clients, descriptions produits/services, date de livraison, etc... Un gain de temps qui vous permet de réduire la lourdeur de la tâche administrative.

À tout moment, avant de procéder à la clôture de votre facture, il vous est possible de la modifier. Il existe la possibilité d’ajouter ou de modifier des lignes d’articles avec ou sans blocage des prix.
Par la suite, vous conservez votre facture en enregistrant dans le système, ce qui écrase la précédente. Votre facture est ainsi mise à jour et attend que vous la clôturiez.

La fermeture d’une facture intervient lorsque la facture est réglée par le client ou que vous faites le choix de l’annuler.

Dès son règlement, vous devez passer la facture en statut payée ce qui la clôture et l’archive dans votre système. Suivant le règlement de vos clients, le paiement peut être indiqué comme complet ou partiel.

L’édition de vos factures se fait de plusieurs sortes dans Dynamics 365. Depuis un modèle Word que vous avez généré, la facture est éditée en impression PDF. De là, il est possible de procéder à l’impression de votre facture ou bien de l’envoyer directement par courrier électronique aux clients concernés. Cette pratique est rendue possible grâce aux informations clients rentrées dans vos bases de données.

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