Comment bien préparer son cahier des charges pour un logiciel de comptabilité ?

argentL’efficacité de votre futur logiciel dépendra de la clarté des informations que vous délivrerez à votre éditeur. Exemple de trame pour rédiger un CDC exhaustif et pertinent.

Description de votre société et de sa comptabilité actuelle

Introduisez votre CDC avec une présentation de votre secteur d’activité, la taille de votre entreprise, la localisation de ses différents sites. Quantifiez vos effectifs, leurs postes respectifs et nommez le responsable du projet. Décrivez ensuite votre clientèle : quantité, nationalité, langues parlées, services proposés.
Suivra le détail de votre système actuel de comptabilité, des modifications à effectuer, et points à conserver.

 

comparatif logiciel comptable

Votre société dispose-t-elle d’un service de comptabilité (listez postes et missions associées) ou d’un expert comptable ? Maintiendrez-vous ces emplois ou souhaitez-vous que toute la comptabilité soit automatisée?
Exposez le cheminement d’un contrat classique : prospection, vente, processus de facturation, règlements, relances, enregistrement comptable, moyens humains/techniques, échange de données avec la gestion commerciale.

Calculer le ROI requiert un chiffrage exact du budget consacré à l’implémentation du logiciel et des objectifs prévus.

Conditions générales

Apportez quelques précisions quant aux modalités d’édition ; date de mise en activité du logiciel, conditions de sélection de l’éditeur, spécialités requises… Préférez-vous acquérir votre logiciel SAAS (abonnement) ou on premise (licence).
Réfléchissez à la pertinence d’avoir recours à un audit, ainsi qu’à la nécessité d’un développement spécifique de logiciel si aucune solution métier n’était disponible.

reporting financier
Logiciel reporting financier Finance View

 

Vient ensuite la description du « terrain »informatique sur lequel aura lieu l’implémentation.

Identifiez sous quel serveur informatique travaille votre comptabilité/société : Windows, AS400…, et tout l’équipement technique dont vous disposez, afin d’assurer leur compatibilité avec le logiciel.
Transmettez un maximum de précisions concernant les données et leur lieu de stockage. Des ressources internes à votre entreprise sont-elles qualifiées pour en assurer le transfert ou aurez vous besoin d’un accompagnement/prise en charge intégrale?

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Déterminez combien de vos employés seront habilités à modifier la base de données (licences lourdes), combien seront autorisés à la consulter, et si ces chiffres sont évolutifs. Si la base de données présente différents niveaux d’accès, faut-il prévoir un affichage différent pour chacun de ces niveaux?
Insérez quelques renseignements concernant les futurs utilisateurs. Précisez si vous souhaitez que votre logiciel soit configuré pour la gestion d’une ou plusieurs bases (lesquelles) et dans quelles langues.

Caractéristiques attendues du logiciel

Dressez une liste exhaustive des fonctionnalités dont votre outil devra nécessairement être pourvu, en spécifiant chacune de vos attentes.

logiciel comptabilité balance
Logiciel idylis.com Comptabilité

Votre logiciel comptable sera amené à gérer les comptes généraux et auxiliaires, journaux comptables, TVA, états des comptes de la société et comptes des résultats, en fonction des périodes et des différents exercices réalisés.
Les déclaration papier ou en ligne seront automatisées, comme l’établissement de documents comptables : bilans, compte de résultats, annexe comptable, comptes annuels…
La saisie informatisée des écritures comptable rendra possible la création de plans comptables personnalisés, modèles d’écritures, l’établissement d’un prévisionnel, et des classiques compte de résultat, grand livre, liasses fiscales, balance

Seront aussi gérées automatiquement l’intégration des données bancaires, leur récupération, l’enregistrement des encaissements et factures (clients et fournisseurs), gestion des tiers, (relances et recouvrement), de l’IAS et de l’IFRS.

Infographie logiciels de comptabilité
Infographie sur les logiciels comptables

L’installation des modes dépense/recettes, créances/dettes, la gestion des frais, dépenses, budgets, charges sociales et fiscales qui calculeront la rentabilité de la société en temps réel et simplifieront la production de nombreux documents comptables : échéanciers, relevés bancaires, tableau de bord, fichier FEC. Rappelez l’importance d’une sécurisation optimale des sauvegarde/import/export et des communications entre professionnels.

Incontournable en comptabilité, le logiciel devra être paramétré à la gestion des multidevises (lesquelles?), aux fiscalités et législations internationales.

Exposez les modifications prévues pour ces fonctionnalités, et appréciez le soulagement qu’apportera cet outil à vos effectifs.

 

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