L’efficacité de votre futur logiciel dépendra de la clarté des informations que vous délivrerez à votre éditeur. Exemple de trame pour rédiger un CDC exhaustif et pertinent.
Description de votre société et de sa comptabilité actuelle
Introduisez votre CDC avec une présentation de votre secteur d’activité, la taille de votre entreprise, la localisation de ses différents sites. Quantifiez vos effectifs, leurs postes respectifs et nommez le responsable du projet. Décrivez ensuite votre clientèle : quantité, nationalité, langues parlées, services proposés.
Suivra le détail de votre système actuel de comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise., des modifications à effectuer, et points à conserver.
Votre société dispose-t-elle d’un service de comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. (listez postes et missions associées) ou d’un expert comptable ? Maintiendrez-vous ces emplois ou souhaitez-vous que toute la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. soit automatisée?
Exposez le cheminement d’un contrat classique : prospection, vente, processus de facturation, règlements, relances, enregistrement comptable, moyens humains/techniques, échange de données avec la gestion commercialeEnsemble d’activités permettant de gérer l’aspect commercial de votre activité : stratégie qui permet de fixer les prix de ventes, de suivre l’évolution de vente, et d’avoir des informations sur les clients et fournisseurs. Les éditeurs et intégrateurs.
Calculer le ROI requiert un chiffrage exact du budget consacré à l’implémentation du logiciel et des objectifs prévus.
Conditions générales
Apportez quelques précisions quant aux modalités d’édition ; date de mise en activité du logiciel, conditions de sélection de l’éditeur, spécialités requises… Préférez-vous acquérir votre logiciel SAAS (abonnement) ou on premise (licenceContrat qui permet à l’utilisateur d’accéder au logiciel, on distingue par exemple licence lourde ou On premise (achat du logiciel) et On demand (location du logiciel, SaaS, Cloud).).
Réfléchissez à la pertinence d’avoir recours à un auditExpertise professionnelle permettant de juger l’état d’un dossier, processus ou système dans l’entreprise. Peut-être un audit de système d’information., ainsi qu’à la nécessité d’un développement spécifique de logiciel si aucune solution métier n’était disponible.
Vient ensuite la description du « terrain »informatique sur lequel aura lieu l’implémentation.
Identifiez sous quel serveurOrdinateur dédié à l’administration d’un réseau mettant ses ressources à la disposition d’autres ordinateurs. informatique travaille votre comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise./société : WindowsSystème d’exploitation à interface graphique développé par Microsoft., AS400…, et tout l’équipement technique dont vous disposez, afin d’assurer leur compatibilité avec le logiciel.
Transmettez un maximum de précisions concernant les données et leur lieu de stockage. Des ressources internes à votre entreprise sont-elles qualifiées pour en assurer le transfert ou aurez vous besoin d’un accompagnement/prise en charge intégrale?
Déterminez combien de vos employés seront habilités à modifier la base de données (licences lourdes), combien seront autorisés à la consulter, et si ces chiffres sont évolutifs. Si la base de données présente différents niveaux d’accès, faut-il prévoir un affichage différent pour chacun de ces niveaux?
Insérez quelques renseignements concernant les futurs utilisateurs. Précisez si vous souhaitez que votre logiciel soit configuré pour la gestion d’une ou plusieurs bases (lesquelles) et dans quelles langues.
Caractéristiques attendues du logiciel
Dressez une liste exhaustive des fonctionnalités dont votre outil devra nécessairement être pourvu, en spécifiant chacune de vos attentes.
Votre logiciel comptable sera amené à gérer les comptes généraux et auxiliaires, journaux comptables, TVA, états des comptes de la société et comptes des résultats, en fonction des périodes et des différents exercices réalisés.
Les déclaration papier ou en ligne seront automatisées, comme l’établissement de documents comptables : bilans, compte de résultats, annexe comptable, comptes annuels…
La saisie informatisée des écritures comptable rendra possible la création de plans comptables personnalisés, modèles d’écritures, l’établissement d’un prévisionnel, et des classiques compte de résultat, grand livre, liasses fiscales, balance…
Seront aussi gérées automatiquement l’intégration des données bancaires, leur récupération, l’enregistrement des encaissements et factures (clients et fournisseurs), gestion des tiers, (relances et recouvrement), de l’IAS et de l’IFRS.
L’installation des modes dépense/recettes, créances/dettes, la gestion des frais, dépenses, budgets, charges sociales et fiscales qui calculeront la rentabilité de la société en temps réel et simplifieront la production de nombreux documents comptables : échéanciers, relevés bancaires, tableau de bord, fichier FEC. Rappelez l’importance d’une sécurisation optimale des sauvegarde/import/export et des communications entre professionnels.
Incontournable en comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise., le logiciel devra être paramétré à la gestion des multidevises (lesquelles?), aux fiscalités et législations internationales.
Exposez les modifications prévues pour ces fonctionnalités, et appréciez le soulagement qu’apportera cet outil à vos effectifs.
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