Changement de logiciel comptable, l’art de l’accompagnement client

« L’éducation est l’arme la plus puissante qu’on puisse utiliser pour changer le monde ». C’est à partir de cette citation de Nelson Mandela que se sont appuyés les éditeurs de logiciels pour convaincre leurs futurs collaborateurs du bien-fondé de leurs outils. Pour diverses raisons, changer est difficile pour tous. Retour sur les méthodes employées pour faciliter la réforme des SI comptables.

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Convaincre tout un secteur d’activité

compréhension client éditeurEn dépit des avantages qu’apporterait un logiciel plus performant, beaucoup d’équipes comptables sont réticentes à franchir le cap. Les éditeurs se sont donc intéressés au ressenti des utilisateurs, et ont appris à décrypter les non-dits, porteurs d’informations capitales. Identifier leurs inquiétudes permet d‘une part de démystifier cet outil inconnu, d’autre part de tenir compte de leurs suggestions pour l’enrichir.
Indispensable à une collaboration positive, la confiance passe nécessairement par une communication transparente à tous les niveaux hiérarchiques. Les avantages et inconvénients du système devront être clairement exposés. Les premiers retours aideront à présélectionner une short liste de prestataires pertinents, mais la prise de décision finale sera votée.

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Connaître parfaitement la comptabilité et ses besoins actuels garantit l’élaboration d’un logiciel complet, qui automatisera beaucoup des tâches fastidieuses quotidiennes en comptabilité. C’est l’optimisation de leur temps de travail qui forgera l’adhésion des directeurs, chefs de projets et utilisateurs.

L’importance du brainstorming et des exemples concrets

infographie logiciel comptabilitéL’inconnu fait peur, c’est pourquoi il sera nécessaire de proposer des exemples concrets et mises en situations précises. Dans ce contexte, une écoute active permettra de déceler toute crainte, silence ou gêne, les mettre en mot, et y répondre. Certaines personnes sont persuadées d’être incapables de s’adapter à un nouveau logiciel comptable. Prouver qu’il est en réalité très simple d’utilisation modifiera cette croyance et la rassurera. Le rapport avec un groupe est différent d’un contact individuel. Un entretien personnalisé mettra en lumière d’autres perspectives que l’interlocuteur n’aurait pas osé évoquer en public, une inquiétude ou encore un détail propre à sa mission. Ces précisions permettront d’avoir éventuellement recours à un développement spécifique qui allégera considérablement leur quotidien. Exemple : manipulation complexe via Excel pour convertir des devises qui, à condition d’y penser, peuvent être intégrées au logiciel.
À la différence des anciennes méthodes de management dites « en escalier », où la hiérarchie prenait d’avantage de décisions, des réunions d’équipe avec analyse des questionnaires et des retours offrent un modèle en spirale. Le lien entre fournisseurs, éditeurs et clients permet à chaque professionnel d’apporter sa pierre à l‘édification d’un logiciel toujours plus efficace.

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Maintenir la cohésion durant les restructurations

collaborateurs épanouisRéplique miniature de la vie en société, la communauté en entreprise fonctionne sur les mêmes principes. Il est logique que des modifications entraînent des rivalités ou conflits, néfastes à la productivité d’un service. Les laisser perdurer risquerait d’impacter le bon fonctionnement d’une équipe. Également basé sur le volontariat, un week-end team building axé sur les axes à travailler et à la dynamique de l’équipe est un allié précieux. Des conflits peuvent être désamorcés grâce à des jeux ou activités variées, soigneusement sélectionnées par un coach, mais c’est aussi une manière agréable d’informer ses collaborateurs des modifications à venir.
La formation pourra ainsi débuter dans des conditions sereines, et sera suivie par des partenaires réceptifs et convaincus. Les dernières réticences seront vaincues lorsque chacun prendra conscience des infinies possibilités qu’offrent un logiciel et en appréciera les bénéfices.

Impliquer les salariés dans les décisions de leurs entreprises augmente d’avantage leur productivité que leur imposer des outils dont-ils ne seront pas satisfaits. Si, en revanche, ils constatent que leur mission se trouve grandement facilitée, leurs retours seront tous positifs sans exception : c’est la clé du succès de cette méthode.

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