Sommaire La gestion électronique des documents (GED) offre un gain de performances avancé aux entreprises qui optent pour une solution dédiée. Elle permet de numériser les documents de tous types de sorte à éviter le stockage physique et les risques qui y sont liés (perte, détérioration, etc.).
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Prix moyen d'une solution GED
L’évaluation du prix d’un logiciel GED dépend de plusieurs facteurs. Toutefois, il est déjà possible d’établir une fourchette certaine qui permettra de se faire une idée.
Le tarif moyen d’acquisition d’une solution de gestion électronique de documents se situe autour de 20 000 à 50 000 euros. Le tarif exact dépendra surtout de la taille de la structure à équiper ainsi que de nombreux autres paramètres liés à l’intégration du logiciel.
Ces tarifs peuvent même monter et atteindre les 90 000 euros dans le cas d’une grosse PME. Notamment lorsque la mise en place de la solution GED sera réalisée pour un grand nombre d’utilisateurs.
Les facteurs qui influent sur le tarif final
Toutefois, de nombreux autres facteurs peuvent avoir une grande influence sur le tarif final de la solution.
Nombre d'utilisateurs
En premier lieu, le nombre d’utilisateurs représente un critère important qui déterminera le tarif final. En effet, l’intégration nécessite parfois, notamment dans le cas d’une licenceContrat qui permet à l’utilisateur d’accéder au logiciel, on distingue par exemple licence lourde ou On premise (achat du logiciel) et On demand (location du logiciel, SaaS, Cloud). on-premise, l’installation sur plusieurs postes. Plus il y a de postes à équiper, plus il y a d’heures à prester pour l’intégrateurEntreprise intégrant un logiciel développé par un éditeur dans une société. L’intégrateur assure en plus de l’intégration la maintenance et la formation. de la solution.
Nombre de documents à traiter
Un autre paramètre donnant lieu à une variation au niveau des tarifs est le nombre de documents à traiter. Lorsque les documents sont stockés sur un serveurOrdinateur dédié à l’administration d’un réseau mettant ses ressources à la disposition d’autres ordinateurs. distant, cela représente un volume de données important pour le fournisseur de l’infrastructureDans le domaine de l’informatique, l’infrastructure désigne l’ensemble du matériel de l’entreprise, qualifié aussi de Hardware (en opposition aux logiciels / Software). On y retrouve par exemple les serveurs, la sécurité, les PCA/PRA, les baies de brassage, etc… Dès maintenant,Identifiez la solution qui correspond à vos besoins ! Comparateur et Évaluateur de solutions d’infrastructures TI sur le cloud.
Cela implique donc des besoins plus importants en bande passante et en ressources. Ce qui fait augmenter les tarifs d’exploitation du logiciel. Une PME traitant un volume important de données verra dans ce cas les prix d’exploitation partir à la hausse.
Types de documents
Par ailleurs, le type de documents à traiter représente un autre enjeu déterminant pour les tarifs. De simples documents tels que des factures et des documents facilement éditables ne représentent pas un énorme besoin, notamment en terme de quantité d’informations contenues dans le fichier.
Par contre, des documents plus techniques comportant des métadonnées sont souvent bien plus volumineux. Il est même possible d’effectuer avec certains logiciels GED, des recherches ciblées en fonction de ces métadonnées. Le stockage de ce type de documents nécessite plus d’espace. Ce qui influe sur le tarif de la solution.
Format des documents
La problématique est la même en ce qui concerne les formats de documents à stocker. Certains documents au format papier nécessitent parfois un traitement supplémentaire lorsqu’ils sont numérisés et stockés. C’est le cas par exemple de la reconnaissance de caractères (OCR) qui permet de convertir le document numérisé en format éditable.
Pour les versions en SaaS
Si les licences on-premise ont leurs codes tarifaires, les versions SaaS sont dotées de quelques différences.
Nombre d'utilisateurs en simultané
La première d’entre elles est le nombre d’utilisateurs en simultané qui seront connectés à la solution. Une utilisation simultanée, contrairement à l’usage d’une seule connexion par poste et par compte, nécessite des ressources supplémentaires sur le serveurOrdinateur dédié à l’administration d’un réseau mettant ses ressources à la disposition d’autres ordinateurs.. Ce qui se répercute sur les prix.
Espace de stockage
Il en est de même pour ce qui est de l’espace de stockage alloué à votre entreprise. Tout comme l’hébergementMise à disposition d’espace de stockage sur un serveur. web, un espace de stockage plus conséquent implique des tarifs plus élevés. Il s’agit généralement d’un abonnement mensuel ou annuel.
Support technique
Enfin, le support technique représente un poste de dépense important pour l’acquisition de tout logiciel ou service sur le cloud. Les tarifs peuvent varier en fonction de la formule de support technique choisie (délais d’intervention, possibilité de déplacement d’un conseiller technique).
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