Prélèvement à la source : 7 impacts sur le logiciel de paie

Qu’est-ce que le prélèvement à la source ?

Dès le mois de janvier 2019, l’impôt sur le revenu sera prélevé directement sur la fiche de paie. C’est à dire que les entreprises auront accès aux revenus des salariés et devront déclarés l’impôt de chacun au fisc. Toute personne ayant des revenus (employés, retraités, indépendants…) est concernée par cette réforme ; réforme mise en place au 1er janvier.

D’un côté, cela permettra aux contribuables de ne pas subir de décalage et de payer des sommes d’impôts trop différentes par rapport à leurs revenus, suite à leur changement de situation potentiel (perte d’emploi l’an passé, retraite…) par exemple.

Cela dit, pour les entreprises, cela a aussi des répercussions et des impacts sur les logiciels de paie notamment. Au sein de votre entreprise, nous vous conseillons une grande rigueur et une conscience professionnelle des plus justes au sein de vos services RH.

Les impacts sur les logiciels de paie

Voici sept impacts suite à la mise en place du prélèvement à la source :

La première conséquence à laquelle nous pensons, c’est l’impact direct sur le salaire net. Si l’entreprise prélève un impôt à la source, celui-ci va baisser en bas de la fiche de paie. Le salaire net avant impôt reste le salaire de référence mais après déduction d’impôt prélevée à la source, le salaire net des salariés sera inférieur. A savoir que le salaire net imposable reste toujours supérieur au salaire net, puisqu’il inclut la CSG, une taxe non déductible.

La deuxième conséquence de cette réforme se situe au niveau de la confidentialité. En effet, les ressources humaines sont désormais au courant du montant d’impôts à payer pour chacun de ses employés : le service paie va avoir accès aux taux d’imposition et au montant final à payer. C’est donc la confidentialité qui rentre en jeu et qui est un vrai impact entre le service paie et les salariés.

Autre impact pour le service paie : nous recommandons une formation sur la collecte des salaires et sur la confidentialité également, pour le service paie. Le service se doit donc d’être bien plus flexible et prêt à répondre à toutes les questions des employés en cas de soucis ou d’incompréhension pour que tous vos collaborateurs s’y retrouvent et se sentent en sécurité avec cette réforme.

De plus, le service paie devra rajouter une ligne supplémentaire sur le bulletin de paie qui sera obligatoire dès le 1er janvier 2019. La phrase « net à payer avant impôt sur le revenu » devra être mentionnée sur le bulletin des salariés, en plus gros caractères (des caractères une fois et demi plus gros que le reste).

Aussi, un autre impact pour le service paie : la responsabilité juridique et fiscale de chaque salarié envers le service RH. Les salariés doivent déclarer leurs revenus en bonne et due forme, sans mettre en cause l’entreprise et de risquer des sanctions pour eux comme pour l’entreprise.

Egalement, le logiciel de paie de l’entreprise se doit également de changer et d’évoluer pour la sécurité, la confidentialité et la fiabilité envers cette réforme. Nous conseillons à toutes les entreprises de bénéficier des dispositions du RGPD, mis en place. Les données renseignées au service paie par les salariés se doivent d’être justes afin que le revenu soit cohérent et que l’entreprise ne soit pas en cause et ait des difficultés avec le fisc.

Autre impact et pas des moindres, le service paie va devoir se coller à un contrôle plus récurrent pour vérifier la justesse des renseignements. Au risque de recevoir des pénalités, des processus de contrôle doivent être mis en place concernant les dates, la conformité, les taux, les montants et les accusés de réception de chaque bulletin.

Les services RH sont vraiment au cœur de cette réforme, en plus des salariés et des entreprises en elles-mêmes, ils sont primordiaux au bon fonctionnement de cette réforme et doivent donc faire face à plusieurs réajustements.