Sommaire Avec la transformation digitale qui touche tous les secteurs et désormais toutes les tailles d’entreprises et d’organisations, la GED devient un passage obligé pour les PME. Une nécessité renforcée par la crise sanitaire. CloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations. et Saas, outils collaboratifs… la GED pour PME s’adapte au contexte pour faciliter le travail à distance.
Longtemps la GED – gestion électronique de documents – et plus largement l’ECM-CCM ont été l’apanage des grands comptes : gros volumes de documents en circulation, masses grandissantes de contenus à traiter, besoin d’instantanéité et de sécurité … Or les outils GED des grands éditeurs comme Alfresco ou DocuWare peuvent aussi satisfaire les PME, quand d’autres solutions de type Zeendoc, Obsys ou O’GED vont être conçues plus ou moins spécifiquement pour de petites structures. Nous isolons ici quelques tendances pour 2021.
Le GED et la crise sanitaire
Pour une PME, il est plus que jamais crucial d’organiser le flux documentaire, de l’indexation à la diffusion en passant pas le stockage et la recherche. Les avantages sont nombreux, comme la réduction des coûts liés au traitement des documents (factures, contrats, bons de commandeIntention verbale ou écrite d’initier une transaction commerciale pour un produit ou un service. D’un point de vue vendeur, c’est une commande de vente. D’un point de vue acheteur, c’est une commande d’achat., documentation, documents commerciaux ou RH…), mais aussi la sécurité des données et, plus encore en ce moment, la possibilité accrue de travailler à distance ou en mobilitéCaractéristique d’un logiciel qui lui permet d’être accessible depuis n’importe quel lieu afin d’avoir constamment les données mises à jour..
Dans ce contexte, pour une PME la GED n’est pas qu’un simple outil de gestion mais bien plus : elle améliore le travail par une meilleure circulation de l’information, et participe à la relation client.
Première tendance : les petites entreprises sont de plus en plus convaincues ! Selon une enquête réalisée par la presse spécialisée pour la société Zeendoc fin 2020, pas moins d’un tiers des PME considèrent la GED comme prioritaire dans le futur du fait de la crise sanitaire, et en particulier des périodes de confinement !
Associée à la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. et à la digitalisation qui agit comme une véritable lame de fond, la GED devient incontournable quand le télétravail se généralise, et alors qu’il faut maintenir son activité et prioriser le traitement des clients. D’après cette enquête, la perspective de confinements successifs et les restrictions sanitaires auraient même inscrit le télétravail de façon durable pour 80 % des PME…
Cloud et Saas obligatoires
En second lieu, un constat technologique : pas un outil de GED pour PME sans CloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations. ni Saas ! Simplicité, sécurité, évolutivité : les nouvelles solutions GED sont hébergées dans le CloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations., et accessibles par abonnement. Un argument indispensable pour une petite entreprise qui doit se consacrer avant tout à son métier. Les éditeurs sont légion, comme Nuxeo, Everteam, etc.
La GED sera collaborative
Troisième tendance clé, toujours en lien avec la crise sanitaire : facilitée par le CloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations., la GED pour PME sera collaborative. Alors que la crise fait l’effet d’un accélérateur de transformation, les solutions telles que messageries instantanées, partage de documents font leurs preuves pour permettre aux équipes de travailler à distance. Dans la foulée, la GED devient aussi collaborative, comme par exemple chez Docuware.
Workflows, partage de documents sécurisés, outils de versionning et de validation sont à l’ordre du jour… et ce quelle que soit leur source (print, pdf, mail et même ERP). Autant de fonctionnalités que les outils ne peuvent plus ignorer, au service d’équipes distantes mais devant continuer de travailler ensemble.
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