Comment bien préparer son cahier des charges pour un logiciel de gestion de la paie ?

Vous devez choisir un logiciel de gestion de la paie dans le cadre du lancement de votre activité, ou bien vous envisagez une refonte de votre système existant ? Quel que soit le scénario, le pilotage de votre projet ne s’improvise pas. Une fois déployé, votre système aura des impacts humains, techniques et organisationnels.
Votre choix est donc crucial, et pour le mener à bien, quelques conseils concernant la rédaction de votre cahier des charges.

Guide pour rédiger mon cahier des charges

Quel est le contexte de votre projet ?

Il est important que votre cahier des charges « plante le décors » du projet de la manière la plus précise possible :

Etes-vous un prestataire de l’externalisation de la comptabilité, ou bien une entreprise qui gère sa paie en interne ?

Combien d’utilisateurs sont concernés ?

Le projet porte-t-il sur : plusieurs sociétés juridiques ? Plusieurs pays ? Plusieurs sites ?

Quel est le système existant ? Détaillez autant que possible vos réponses à ces différents item, et anticipez les éventuelles évolutions à court, moyen et long terme.

Quels sont vos objectifs ?

homme femme réunion professionnelleVous êtes un professionnel de l’externalisation et vous souhaitez ré-adapter votre offre à vos marchés?
Vous représentez une entreprise qui a décidé de ré-internaliser la gestion de sa paie
Vous voulez améliorer vos processus, harmoniser les règles, élargir votre système en intégrant des spécificités
Vous avez pour impératif d’optimiser la sécurisation de vos données, d’en gérer les accès…
Vous devez trouver une solution permettant de générer des économies de fonctionnement de votre service RH

Les raisons d’un nouveau déploiement peuvent être très variées. Les détailler permettra aux fournisseurs interrogés de bien appréhender votre projet et de vous livrer l’offre la plus appropriée.

Quelles sont les fonctionnalités attendues ?

Vous devrez avant tout définir si vous optez pour un format « On Premise (achat de licence) ou un format en SaaS (Software As A Service) . Cette dernière solution repose sur une plateforme générique évolutive, permettant l’ajout constant d’options.
Vous devrez également décider si votre logiciel de paie devra être compatible avec votre module de Ressources Humaines. Le cas échéant, votre outil de paie sera interfacé avec les services de Comptabilité et de Ressources Humaines.

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Pour que votre cahier des charges décrive au mieux votre besoin, voici un rappel des « basiques » proposés par de multiples outils standards.
Identifiez vos besoins, complétez-les par d’éventuelles spécificités liées à votre structure ou à votre métier…

  1. La gestion du personnel, intégrant le fichier total des collaborateurs, la gestion des contrats de travail, des temps partiels, des documents administratifs.
  2. L’émission des paies qui incluse le paramétrage, l’exploitation, l’impression et la sauvegarde des bulletins de paie.
  3. La gestion de la masse salariale.
  4. Les campagnes d’augmentations.
  5. Les recrutements, intégrant la gestion des offres d’emploi et des candidatures.
  6.  Les modules liés aux formations, aux absences, aux notes de frais.

collaborateurs épanouisLes conditions du déploiement…

Préciser un budget et un calendrier devront bien sûr faire partie intégrante de votre cahier des charges.
Et parce-que tout ce qui touche à la paie cristallise les tensions au sein d’une entreprise, s’assurer que la solution choisie sera déployée dans les délais, sans bugs et de manière perenne est primordial.
Votre cahier des charges devra préciser vos exigences en termes de reprise des données, de formation des collaborateurs et de mises à jour, qu’elles soient d’ordre techniques ou réglementaires….
Enfin, soyez particulièrement vigilants sur la solidité du prestataire que vous serez amenés à sélectionner.
Votre cahier des charges devrait idéalement intégrer des critères de sélection qui vous assureront un partenariat pérenne et une solution technique durable.