Comment bien préparer son cahier des charges pour un logiciel ERP de type GPAO ?

homme d'affaires graphiqueChoix crucial d’une entreprise l’engageant sur plusieurs années, le choix d’un ERP doit être pensé avec minutie avant d’acter une décision finale. Pour ce faire, la rédaction d’un cahier des charges ERP, bien que facultatif, se révèle une nécessité et un véritable levier décisionnaire lorsque rédigé dans les formes. Comment le rédiger ? Venez, on vous dit tout !

Remplir votre cahier des charges ERP : les renseignements société

Pour débuter, apportez quelques renseignements sur votre entreprise, tels que votre secteur d’activité, son effectif total, la location de son siège social (est-il en France où à l’étranger ? Précisez) et combien de sites sont concernés par ce projet. A l’instar de la location du siège social et pour cette dernière information, indiquez si certains de vos sites sont basés à l’international.

 

classement des logiciels ERP comptabilité

Exemple de résultats du comparateur en ligne – Gratuit

cliquez ici pour commencer

Nommez la personne en charge du projet, la structure de votre entreprise et si vous avez une présentation de vos services, joignez-là. Décrivez enfin votre équipe de production : quel est son effectif et la mission de chacun ?

Remplir votre cahier des charges ERP : clients et gestion actuelle de la production

Qui sont vos clients ? A quelle échelle travaillez-vous (régionale, nationale, internationale…) ? Si vous entreprise est présente dans des pays étrangers, précisez les pays concernés.

logiciel erp tablette
Logiciel ERP CEGID sur tablette

 

Si vous avez un logiciel GPAO déjà actif dans votre entreprise, nommez-le et amenez les raisons vous poussant à en changer. Présentez vos produits et leurs différentes gammes inhérentes. Fabriquez-vous à la commande ou en série ? Précisez également le nombre de références produits que vous avez et comment vous mesurez votre production. Pour celle-ci, est-elle manuelle, semi-automatisée, automatisée ?

stockage usineAvez-vous un ou plusieurs fournisseurs ou fabriquez-vous votre propre matière ? Quels sont vos modes de gérance pour vos approvisionnements ? Si vous faites appel à de la sous-traitance pour certains ou une partie d’un produit(s), déclarez-le.

Donnez l’exemple d’un cycle de production dans l’état actuel des choses, de la sortie du stock de la matière première à la vente du produit fini. Précisez le rôle de chacun des utilisateurs dans ce processus et en quoi consiste chaque action qu’ils déploient. N’oubliez pas enfin de préciser les différents outils que vous utilisez actuellement (logiciels, machines, moyens humains, etc.)

Remplir votre cahier des charges CRP : les objectifs et caractéristiques attendues

Indiquez les objectifs que vous souhaitez atteindre en implémentant ce nouvel outil GPAO en indiquant au possible des objectifs chiffrés. Cela vous permettra une meilleure analyse de votre ROI une fois l’outil implémenté.

Avez-vous des besoins spécifiques en fonction de votre secteur d’activité et souhaitez-vous dans cette optique une solution adaptée à celui-ci ? Dans ce dernier cas de figure, êtes-vous prêt à avoir recours au développement spécifique si une solution optimale pour votre entreprise ne se trouvait pas sur le marché ?

J'identifie mon progiciel en moins de cinq minutes !
Gratuit et sans engagement

Si vous avez l’intention de faire appel à un éditeur avec des références dans votre domaine, indiquez-le. Dans le même temps, précisez si vous souhaitez que cet outil soit interfaçable avec une ou plusieurs autres solutions de gestion implémentées dans votre entreprise en précisant lesquelles si oui. Enfin, notez si vous avez besoin que le logiciel soit disponible en plusieurs langues et précisant au besoin lesquelles.

Logiciel GPAO ERP SAP
Logiciel ERP SAP

Remplir votre cahier des charges CRP : les fonctionnalités attendues

Dans cette section de votre cahier des charges ERP, précisez les fonctionnalités que vous attendez pour votre outil GPAO. Afin de vous aider dans la mise en lumière de vos attentes, voici ci-dessous une liste non-exhaustive des fonctionnalités les plus populaires :

– Traitement et gestion des données techniques
– Gestion de l’ordonnancement
– Gestion de la planification
– Gestion des nomenclatures multi-niveaux
– Gestion des ordres de fabrication (OF)
– Suivi de production
– Suivi d’atelier
– Traçabilité des produits, des matières premières ou composants
– Calcul des besoins en matières premières et/ou composants
– Gestion et optimisation des stocks de matières premières
– Gestion des stocks de produits finis
– Gestion et suivi de la qualité
– Gestion de la sous-traitance
– Gestion des achats
– Gestion des temps des équipes de production
– Gestion des plannings de production
– Calcul des coûts prévisionnels et réels
– Prévision des ventes
– Gestion des non-conformités et des rebus
– Gestion des données techniques
– Gestion et suivi des normes ISO
– Gestion de l’expédition
– Gestion des bons de commande et de livraison
– Gestion de la facturation
– Gestion des devis

Remplir votre cahier des charges CRP : les utilisateurs et la plateforme

agenda des équipes
Logiciel ERP Infor – Planning des ressources

Qui seront les utilisateurs de cet outil ? Parmi ces derniers, déclarez combien devront entrer des données dans l’outil, et devront donc de ce fait être équipés de licences lourdes. Combien d’employés auront accès à l’outil en mode consultation ? Dans cette optique, avez-vous besoin de plusieurs niveaux d’accès ? Si oui, indiquez si vous désirez des niveaux d’affichages différents en fonction de chaque accès.

Sous quel système d’exploitation travaillez-vous (Windows, AS400, OS X, etc…) ? Enfin, notez si vous souhaitez un logiciel en abonnement (SAAS) ou en achat de licence (On Premise).

Remplir votre cahier des charges CRP : la mise en fonction

Pour clôturer avec succès votre cahier des charges, indiquez si vous avez des données qui devront être transférées sur le nouveau logiciel, et si oui, sur quelles bases de données sont-elles actuellement. Disposez-vous de matériels techniques pour accueillir ce nouveau logiciel GPAO ?

Quel est votre délai pour la mise en fonction du logiciel mais également votre délai de décision pour le choix de l’acteur ? Déclarez si vous avez défini un budget pour l’implémentation en précisant lequel si nécessaire. Enfin, donnez les évolutions prévues de l’outil, tels que le nombre d’utilisateurs, l’ajout d’accès ou encore le déploiement de nouvelles fonctionnalités, sur le moyen et long terme.