Changement de logiciel : avez-vous des attentes réalistes ?

Avez-vous des attentes réalistes pour votre transformation technologique ?

De nombreuses structures entreprennent des transformations technologiques avec pour but de choisir un logiciel ERP pour un retour sur investissement élevé et des avantages commerciaux mesurables. Les responsables se rendent compte rapidement que ce type de transformation, peut être beaucoup plus complexe que prévue, avec des avantages éventuellement discutables.

Comment fixer des objectifs réalistes pour l’ensemble du processus ?

Tout d’abord, vous devez comprendre les besoins de votre structure en matière de transformation digitale afin de déterminer la meilleure stratégie technologique. Ensuite, ayez à l’esprit que la technologie est un outil, et non un but, pour soutenir les processus existants. Mais la technologie peut aussi influencer vos processus d’affaires, éventuellement jusqu’à devoir redéfinir et supporter des changements dans son organisation, sa technologie, ses ressources humaines, voire son business plan. Il en résulte qu’étudier à nouveau dans sa globalité une structure peut lui permettre de s’optimiser de manière significative. Vous pourriez envisager vos objectifs différemment, en priorisant chaque aspect. Mais comment ?

Comment exprimer ses attentes

Une fois la portée du changement déterminée, vous pouvez commencer à élaborer une stratégie d’analyse de rentabilisation.

Vous pouvez simplifier cette étape de benchmarking en observant les transformations technologiques de structures similaires. Vous pouvez aussi les améliorer. Les principales personnes impliquées dans tout ce processus devraient avoir une vision claire des attentes, de l’allocation des ressources, du budget et de la réalisation des bénéfices. Si des difficultés surgissent, ils doivent en être informés afin de pouvoir réajuster l’attendu, comme il en est dans de nombreux projets de ce genre.

À quoi s’attendre ?

Le coût total d’un outil ERP, par exemple, peut être difficile à déterminer. Cela dépend de différents critères, tels que le type de fonctionnalités standards incluses, le secteur d’activité concerné ou le niveau de personnalisation. Ayez en tête que l’outil le plus promu ou le plus célèbre ne s’adaptera pas nécessairement à votre système. Tout dépend de vos critères.

Le calendrier du projet est un critère important à considérer et peut-être complexe à préparer. Parfois, une structure peut avoir besoin de plusieurs années pour passer en revue tout le processus et obtenir des bénéfices. Vous, dirigeants, en tant que personnes avisées, pourriez ajouter quelques années pour que les bénéfices soient atteints. La phase de sélection peut prendre jusqu’à six mois.

Toutefois, vous pouvez éviter certaines évolutions de budget et d’échéancier. Énumérez à l’avance, toutes les phases du projet pour réduire les mauvaises surprises. Voici quelques activités parfois négligées à inclure dans votre planification :
– Quantification des attentes précises qui vous paraissent primordiales pour considérer le projet comme un succès, tels que la visibilité sur les données en temps réel, la réduction de stocks par exemple

– Classification des exigences fonctionnelles en trois catégories (obligatoires, à valeur ajoutée, esthétiques)
– Élaboration de stratégies de migration de données et de gestion des données de référence
– Élaboration et exécution d’un plan de gestion du changement organisationnel
– Évaluation des besoins en personnel pour chaque phase du projet, avec éventuellement des ressources externes
– Cartographier les processus opérationnels actuels et futurs, et pour identifier les points faibles
– Planifier des démos logicielles
– Recrutement d’intervenants de départements différents, d’unités d’affaires et d’emplacements pour faciliter la définition des besoins
– Distribution de guides d’atelier pour préparer les employés aux réunions de brainstorming
– Harmonisation des besoins de personnalisation des logiciels en tenant compte des coûts de formation
– Formation des employés dont les emplois seront automatisés.

Pourquoi identifier précisément des attentes

Lorsque votre organisation a besoin d’un nouveau logiciel ERP, il est tentant de se focaliser sur la technologie. Cependant, si vous voulez établir des attentes réalistes, vous devez soigner les aspects liés au personnel ainsi que les processus de transformation technologique pour optimiser le temps, les flux financiers et les ressources.

Analysez la rentabilité pour aider les responsables à estimer un ROI, et des bénéfices, dans le délai de réalisation.

Vous devez comprendre, avant tout, pourquoi vous implémentez un nouveau logiciel ERP, afin de pouvoir déterminer la portée du changement.