Comment définir son budget ERP ?

Comme bugétiser mon projet ERP

Vous êtes à la recherche d’un logiciel pour gérer votre activité ? Face à la richesse d’une offre toujours grandissante de logiciels de gestion d’entreprise, il devient complexe pour les PME de choisir leurs nouveaux outils informatiques. L’ERP (ou PGI progiciel de gestion intégré) est une solution souvent retenue car elle combine à la fois gestion d’activité, la gestion de la relation client (ou CRM), le reporting et la comptabilité, le tout sur une base de données unique. Nous avons déjà présenté les caractéristiques des ERP dans une précédente analyse,  mais quel budget allouer à ce type de solution ?

Quand vient la question épineuse du prix, il devient encore plus difficile d’obtenir une vision claire du marché. Il existe en effet de nombreuses estimations peu précises qui n’aident pas vraiment les entreprises à se rendre compte des prix du marché. De plus, les prix varient en fonction de divers éléments propres aux besoins de chaque entreprise, rendant cette opacité encore plus impénétrable. Dans de telles circonstances, est-il possible de s’y retrouver ?

Pour vous aider à établir votre budget dans le cadre de l’acquisition d’un ERP, CELGE vous dévoile les cinq variables majeures qui viennent influencer le prix d’un ERP, qu’il soit on premise ou en SaaS. Ces critères sont bien entendu non exhaustifs et il faut garder à l’esprit que d’autres variables peuvent intervenir dans la définition du budget pour l’implémentation d’un progiciel de gestion dans votre entreprise.

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Licences / Abonnements

Composants d'un budget erp : licencesHistoriquement les entreprises ont tendance à acheter des licences lourdes qui permettent d’être propriétaire du logiciel et donc de l’utiliser à vie. Mais depuis quelques années, une nouvelle tendance émerge, celle du SaaS (Software as a Service). Le SaaS permet aux entreprises de louer le logiciel comme s’il s’agissait d’un service en payant un abonnement au mois ou à l’année, et repose sur le principe du cloud. Contrairement au Saas où les échéances sont échelonnées, le mode on premise (achat de licences) représente un investissement plus conséquent au départ.
Le prix dépendra donc du choix entre le SaaS et le mode on premise, mais également du nombre d’utilisateurs finaux. En effet, la taille de la solution est un paramètre déterminant dans l’attribution du prix d’un logiciel. Certains éditeurs peuvent également offrir des prix plus avantageux à partir d’un certain nombre d’utilisateurs en simultané.

Intégration

Composant d'un budget erp : intégrationCette étape cléf correspond à la mise en place de l’ERP dans votre structure. Elle comprend donc l’installation, le paramétrage et le test du logiciel. Le coût de l’intégration dépend du temps passé par votre prestataire pour déployer la solution, mais aussi pour recueillir les retours des utilisateurs et corriger les éventuels problèmes. Notez que si vos bases de données (BDD) sont dans un langage différent, un certain temps pourra être requis pour les convertir et les intégrer dans votre logiciel de gestion (qui rappelons-le, fonctionne sur une seule et unique BDD).
Le délai de déploiement est généralement plus court avec une solution SaaS, mais contrairement aux idées reçues, l’intégration de la solution n’est pas toujours incluse dans l’abonnement. En effet, les éditeurs de logiciels SaaS peuvent tout à fait vous demander des frais supplémentaires pour l’installation.

Personnalisation

Composant d'un budget erp : personnalisationLe prix de la licence et des abonnements varie souvent en fonction des modules complémentaires choisis. Si quelques fonctionnalités que vous désirez ne sont pas prévues dans les différents modules, certains éditeurs vous proposeront des développements spécifiques pour les ajouter au logiciel de base. L’éditeur vous facturera donc le temps qu’il a consacré pour adapter la solution ERP à vos exigences.

Formation

Composant d'un budget erp : formationQue ce soit en SaaS ou on premise, la formation est fortement conseillée pour maitriser l’outil. Bien que proposé de manière optionnelle par la majorité des éditeurs et intégrateurs, il ne faut pas oublier de prendre en compte les coûts de formation dans votre budget, car sans elle votre nouvel outil ne sera pas exploité de manière optimale par vos employés.

Maintenance

Composant d'un budget erp : maintenanceLe dernier élément à prendre en compte dans le calcul du coût d’un PGI est la maintenance. En effet, les mises à jour ne sont pas toujours incluses dans l’achat de licences on premise et il faudra donc débourser plus pour maintenir un système d’excellence. Du côté des solutions SaaS les mises à jour font généralement partie des abonnements, mais vous vous retrouverez dépendant du prestataire et de ses évolutions tarifaires.

D’autres éléments sont bien entendu aussi à prendre en compte, comme le degré de spécialisation de l’outil par exemple. Il faudra également vous assurer que vous ayez le matériel nécessaire pour supporter votre nouvel outil (notamment les serveurs pour héberger les systèmes si vous optez pour l’achat de licences lourdes).

De manière générale, sur une PME d’environ 100 salariés, seulement 20 à 40 personnes sont concernées par la mise en place d’un ERP. Afin de mieux comprendre le marché, CELGE a réalisé une étude auprès des éditeurs et intégrateurs français d’une part, et d’entreprises ayant récemment changé leur système d’information d’autre part. Le tableau qui suit présente des tarifs indicatifs en fonction du nombre d’utilisateurs simultanés :

Nombre d’utilisateurs simultanés
Prix d’acquisition d’un ERP (mode on premise )
Prix d’un abonnement ERP par mois (SaaS)
5 30-50k € Entre 60 et 140 € par utilisateur+  frais d’installation et de formation éventuels
10 50-100k €
20 100-150k €
50 200-250k €
75 300-400k €
100 400-600k €
Pour plus de 100 utilisateurs 5 000€ x nombre d’utilisateurs

Néanmoins ce tableau reste une estimation. Le marché français compte en effet déjà plus de 7 000 éditeurs, revendeurs et intégrateurs de progiciels qui utilisent tous leur propre grille tarifaire. Ils prennent donc en compte la taille de la solution, mais aussi la marge qu’ils souhaitent dégager et les coûts de développement pour fixer leurs prix. Il est donc important de comparer le plus de solutions correspondant à vos besoins pour trouver celle qui remplit au mieux vos attentes… au tarif le plus compétitif !

Nous avons développé dans ce but un algorithme permettant de dresser un comparatif ERP en fonction du secteur d’activité, des fonctionnalités attendues, du nombre d’utilisateurs et du budget de chaque entreprise. N’hésitez pas à le tester dès maintenant afin de trouver le vôtre.